书城管理管理就是搞定人
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第65章 把握原则,让交办的工作有章可循

在管理中,有一种情况十分常见:你把下属找来,交给他一项任务。交代之后,你忙其他的事情。接到任务之后,下属认为你交代的工作不那么着急,于是把你的工作放在一边,忙他手头着急的工作。一个星期过去了,你突然想到交代给下属的事情,于是问下属要结果,但下属却说:“我还没做好呢!”你火冒三丈,批评下属做事没效率,下属委屈地说:“你又没说多久完成任务,我怎么知道你什么时候要结果。”顿时你哑口无言……

你碰到过类似的事情吗?在交办工作时,你会对下属说什么呢?为什么有些领导者交办工作给下属,下属三五分钟就能完成,而有些领导者交办工作给下属,下属拖一个星期甚至半个月?其实,交办工作是有学问的、需要讲原则的。

一般来说,交办工作需要注意以下几个原则:

(1)具体原则

所谓具体原则,是指你在交办工作给下属时,要清楚地告诉下属具体要做什么事情。千万不要泛泛地交代,让下属摸不着头脑,不知道你想让他做什么。

具体原则还包括,这项工作多久完成,达到怎样的效果。很多领导者只是把工作交给下属,却不说明具体什么时间完成,导致下属认为:领导交办的这件事不着急,我先放一放。这样一来,下属就可能拖着不执行,等你需要结果时,得到的却是失望。要想改变这种状况,你要做的就是,向下属讲明时间:“这件事交给你去办,明天上班之前给我结果。”这样一来,下属还敢拖着不执行吗?

(2)适当原则

所谓适当原则,指的是交办给下属的工作量、工作难度要适当,工作量太小、难度太小,无法激发下属的积极性,不利于下属尽职尽责地完成;工作量太大、难度太小,超出了下属胜任的范围,下属就无法取得令你满意的结果。因此,在交办工作时,你要考虑到下属的工作能力、忙碌程度等因素,交办给下属适当的工作任务。

(3)信任原则

在交办工作时,对下属表达信任是很有必要的。千万不要一边对下属说:“这件事拜托给你了,一定要做好。”一边却对下属说:“做不好也没关系。”当然,信任原则还指在下属执行的过程中,管理者不应该随意干预下属。所谓“用人不疑,疑人不用”,一旦你把某项工作交办给下属,就要信任他,如果你不信任他,最好不要把工作交给他。

有些领导者为了表达对下属的信任,在交办工作时这样说:“这项工作就全拜托你了,一切都由你做主,不必向我请示……”表面上看,这是领导者对下属的充分信任,但实际上这种做法是不可取的,因为一切都由下属做主,而且不必向你请示,很容易导致下属执行偏离你的预想,导致执行出现偏差。当然,工作交办下去之后,也不能大事小事都干预,大事过问一下,小事让下属做主,这才是明智之举。

(4)汇报原则

所谓汇报原则,指的是下属在执行任务的过程中,有必要适当地向领导汇报任务的阶段性进展情况。当然,这通常指的是系统性、较大的工作任务。如果是一些具体性的小事,下属没必要向领导汇报,直接给领导工作结果就行了。

很多领导者把任务交给下属后,就任由下属去“折腾”,而不要求下属汇报。等到出了问题,他们要么冲着下属发火,要么捶胸顿足暗自懊恼。

某公司实施一项投资计划,董事长把财务预算的任务交给财务总监并让他负责这项投资计划。过了一段时间后,董事长得知财务总监预算的投资数额严重超出他的期望,而且这项计划已经半路夭折了,他找到财务总监,对其吼道:“为什么你没有向我汇报财务预算的情况?为什么我不知道这项计划的进展情况?为什么把我蒙在鼓里?”

你不要求下属汇报,你不主动和下属针对交办的工作进展进行沟通,下属就可能在执行中出现问题。所以,不要等到出了问题,才痛斥下属的不汇报,而要在交办工作的一开始,就明确告诉下属:“及时向我汇报情况,最好两天一个汇报。”值得注意的是,在倾听下属的汇报时,要避免下属报喜不报忧,怎样避免呢?那就是下一原则要讲到的。

(5)监督原则

依靠下属的汇报来了解交办的工作的进展,这是领导者被动监督下属的表现,高明的管理者不只是被动监督下属,他们往往会主动去了解下属的工作进展。他们从来不会把工作交办给下属之后,就做起“甩手掌柜”。不管他们对下属多么信任,在一些关键问题上,他们一定会亲自过问。这种把关和监督是非常重要的。IBM前总裁郭士纳说过:“员工不会做你希望的,只会做你监督和检查的。”这句话道出了监督的必要性——检查和监督是促使下属工作落实到位的关键一环。

(6)带责原则

带责原则是指交办给下属一项任务,同时让下属对这项任务负责,也叫授权授责。若能明确地将权与责同时授予下属,不仅可以促使下属尽职尽责地对待工作,还可以避免滥用权力的情况发生。在交办工作时,领导者应该向下属交代清楚权限范围,这样便于下属正确行使职权,更好地完成任务。

总之,如果你想让交办的工作有章可循地推行下去,让下属坚决彻底地贯彻执行,你就有必要在交办工作时把握以上的6条原则。