书城管理节能型企业执行手册
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第25章 人人讲节约—办公室节俭法则

废物再利用——建立公司内部的“跳蚤市场”

“跳蚤市场”是对旧货地摊市场的别称。提起跳蚤市场,人们的脑海中可能会浮现出这样一幅场景:地上摆着一个个地摊,出售的商品多是一些衣服、旧电视机之类的旧货。

那么,公司内部的跳蚤市场也是出售旧衣服、旧家电之类的市场吗?不是。

在一个公司内部,肯定存有很多仍有使用价值但暂时不用的物品,一般情况下,员工会将这些物品闲置或者扔掉,这样就会造成浪费。可是,因为公司没有提供相关的管理信息系统,所以,在很多情况下,我们无法了解其他部门是否有我们所需要的物品,从而导致重复购买。

在这种情况下,有必要集中建立一个“废品再利用”系统,“废品再利用”系统可以管理以上所提到的那些物品的库存。也就是说,把公司闲置物品登记在系统中,当有需要的员工把某种物品的名称输入该系统以后,该物品就会显示出在哪个部门,从而方便我们任意浏览和检索。

国内有一家大型企业建立了该系统,通过该系统,被各个部门废弃的物品又有了用武之地,据统计,每年至少为该企业节约10万元。

为企业和地球“减负”——拒绝使用一次性用品

工作和生活中难免会使用到各种各样的一次性产品。这些一次性产品中有些是必需的,有些则是非必需的。它们虽然用起来方便,但废弃也快,废弃后不得不花一定的人力、财力去清除和治理,同时也会给人类和自然界带来危害。为了更好地为企业和地球“减负”,企业的每一位员工都应该尽量避免使用或减少使用一次性用品。

1避免、减少使用一次性筷子

我国是生产一次性筷子的大国,生产一次性筷子大多都是用原木为原料,对木材的消耗十分惊人。

再加上一次性筷子生产基地众多,运输、批发工序繁杂,整个过程多次由不同人经手,难以受卫生部门监控,存在很大的卫生隐患,是导致各种疾病发生和传播的媒介。另外,长时间使用一次性消费品,还可能引发一些短期发觉不了的慢性疾病。

2避免使用一次性塑料用品

一次性塑料制品往往质地轻,被人遗弃后容易随风漂移,形成白色污染。而且它们多由聚苯乙烯、聚丙烯等高分子化合物制成,在自然状态下难以分解,至少需要200年的时间才可降解,对其的处理费相当于其本身价值的100倍。废塑料制品在燃烧时会产生大量有害气体,遇热后还会释放出有害物质,造成城市环境严重污染。它不仅破坏了环境,而且给人类的生存带来了较大的危害。

所以,我们要尽可能地使用一些坚固耐用的塑料用品,节约和环保同时进行。

3避免使用其他方面的一次性用品

比如在工作环境里,尽量自带水壶、饭盒,不使用公司的一次性水杯等,不使用或少用白色快餐盒,这样既节约了资源,又会减少垃圾的产生。

不用塑料袋,改用布袋、竹篮;不用一次性茶杯,使用自己专用的茶杯;吃快餐时,尽量选用纸盒,不用塑料快餐盒。将用过的信封贴上新标签,在内部传递时重复使用。

只需要注意到这些细节,就可以帮公司节省下大笔的支出,何乐而不为呢?

办公楼节水——不可忽视的节约

1很多人都认为单位用水是公费,不必太过在意,事实上就因为这样的疏忽,办公楼的水资源浪费现象十分严重。

2办公楼用水可以实行楼上楼下循环使用,而且改造费用不高,切实可行。具体来说就是先在顶楼以下的每个楼层建一个贮水池,比如三楼的洗手水可以通过管道流到二楼的贮水池,由于洗手水都很干净,涮拖把没问题。

3马桶节水:如果厕所水箱过大,可竖放一块砖头或一只装满水的大可乐瓶,以减少每一次的冲水量,但注意不要妨碍水箱器具运动。

4空调滴水:使用空调时,一晚上滴下的水能接一桶,完全可以变废为宝。

5采用节水龙头。有试验表明,陶瓷阀芯节水龙头和普通水龙头在全开状态下,前者的出流量小于后者的出流量。即在同一压力下,节水龙头具有较好的节水效果,节水量在20%~30%之间。且在静压越高,普通水龙头出水量越大的地方,节水龙头的节水量也越大。因此,应在建筑中(尤其在水压超标的配水点)安装使用节水龙头,减少水资源浪费。

打印省出花样来——纸张虽小,累积起来不得了

“善待纸张,节约资源”,如今,北京、上海等城市的许多企事业单位都在办公室的打印机旁贴上了这样的标语。

一张纸虽薄,但也有价值,节省公司的每一张办公纸就好比为公司节约每一分钱,价值虽小,但能积沙成塔,集腋成裘,节省下来的就是财富。

虽然“无纸式办公”时代即将来到,但对于很多公司来说,复印纸和打印纸还是必不可少的,也是公司里一项不小的开支。尤其是一些文化、出版公司,其用纸量很大,减少用纸量、提高纸的使用率将是每一个公司必须重视的。

下面是一些节约用纸小建议,相信会对公司有所帮助:

1在打印机旁摆放收集箱

准备几只箱子,其中一只箱子标上“单面打印”,表示箱中的纸只单面打印过,下次还可再用,再拿一只箱子标上“回收纸”,表示两面都用过,是等待回收的废纸。

2高效打印和复印

在打印之前先仔细检查,没有错误再打印,之后可以将所要打印的文件做一些格式、字号上的调整,这样可以节省打印的张数。在复印前,利用复印机的缩小比例功能进行复印,并且在复印机上贴上一个说明,使得所有员工都知道该如何去做。

3收集废弃的纸张和过期的报纸、杂志,然后集中卖掉

设立一个专门放置废纸的地方,把废纸集中起来卖掉,这将是一笔不可小看的收入。这在为企业增加收入的同时还能环保:回收1吨废纸可以少砍17棵大树,生产800千克好纸,减少35%的水污染,节省一半以上的造纸能源。

节约话费——言简意赅,不煲“电话粥”

如今,很多企业在各地都设有办事处、销售部等,或者客户分布在全国各地甚至世界各国,频繁的话务联系使得国际、国内长途话费占了公司开支的很大一部分。动辄数万元的电话账单,给企业造成了沉重的负担,其中有一部分是由某些人员“煲电话粥”和私事打电话的行为引发的浪费。

作为企业的一分子,节约电话费人人有责,我们都应该寻找各种各样的方法来降低话费成本。

1小妙招巧降电话费

刘老板开了一家外贸公司,公司刚起步,哪里都需要花钱,尤其是每个月底收到巨额电话费单时,他都要心痛不已。

为了降低话费成本,他费尽了心思。一开始他将电话设定为5分钟自动断线,但结果很多业务员在跟客户谈话时没有注意时间,所以电话经常突然中断,这让客户很恼火。于是刘老板只好另觅良策。

有一天,他在跑市场时意外地找到了好方法。他购买了一批可用作摆设,又可用作计时的“3分钟限时沙漏”,摆在员工的桌上。

业务员打电话时看着沙漏完刚好是3分钟,又有趣又可以计时,因而大受欢迎。半年下来,电话费大大降低了。

2寻找电话业务,节省话费

现代科技日新月异,市场上已经出现了大量能够节省电话费的电话业务,企业应该有效应用这些产品来降低电话成本。

在通讯领域出现了各种各样的IP电话卡或号码,使用IP卡打电话,省钱又方便,何乐而不为?

用IP卡时,都要先拨一长串阿拉伯数字,很麻烦,所以我们可以捆绑电话号码的IP,每次只需先拨5个阿拉伯数字,再接着拨目标“长途区号+电话号码”即可。

另外,如果电话业务量大,一些电信公司会提供一些优惠套餐,选择合适的套餐能为公司节约大笔话费。

当省则省——上网也能节约

现代的办公室工作和电脑以及网络似乎结下了不解之缘。不论是工作还是学习,都离不开电脑,甚至面对面而坐的同事之间沟通也要用E-mail、QQ来进行。如果我们能对日常工作中使用电脑的方式稍加注意,日积月累,时间长了,也会省下一笔不小的开支。合理用电脑,节约上网,应从以下几件小事做起。

1169用户免费上网。中国电信部门组建的“中国公众多媒体通信网”(俗称“169网”)已初具规模,其网络服务费在许多地方都是相当优惠甚至是免费的。如我国大部分地区免费用户户名、口令均为guest。

2离线游览。利用Webzip、Teleport pro等软件把文字、图片、音乐一起下载下来慢慢欣赏。

3利用各种加速、升级软件优化你的系统,浏览和下载有关内容。

4如有优惠,可在优惠时间上网,如晚上九时以后和双休日、节假日。

5Modem使用288K以上。

6尽量不要在线阅读长的信息。比如,在文件调用完成后,按鼠标右键,选保存,离线后慢慢看。或者调用完成时,直线断开连接,需要看新内容再连接。

7一般的浏览器都在硬盘上建有缓冲区,如IE就在Windows 中建立了“Temporary Internet files”临时文件的文件夹,保存最近访问过的所有网点的内容,打开相应网点的HTML文件就可以在离线状态下从容不迫地阅读信息了。

8下载同一文件,可在不同的网络,若在这个网站下载速度很慢,可换另一个网站试试看。

9善用书签。如果你用不好书签,那么遇到好的站点用笔记下来好了。

10用电子邮件方式来获取信息,很多网点可以定期发送电子邮件,你可以将邮件下载后慢慢阅读。

羊毛出在羊身上——减少不必要的公物使用

在工作中,我们会接触到很多办公用品,大到桌子、椅子、文件柜,小到笔、纸、曲别针等,可以说,我们的工作离不开办公用品,但是,办公用品大多是易耗品和常耗品,稍一手松,则可能在不经意间造成较大的浪费。反之,如果在每个细节上都严格控制,那么长期累计下来,也会是一笔不小的数额。

所以,要想让公司减少成本,获得更多利润,就需要我们每个员工都有节约意识,都从自己做起,从小事做起,杜绝无端浪费,为公司和自己谋取福利。

工作中应处处讲节约,从节水、节电、节约办公用品的一点一滴做起,节约工作如果蔚然成风,将会形成大家的自觉行动。

下面简单介绍几种办公室适用的节约办法:

1适当使用二手的办公用品

工作中常用到的桌椅、屏风、二手电脑、复印机等设备,如果选用二手的,必然可以节约许多办公费用。

此外,节约办公用品还需注意以下一些小方面:

a废旧物回收利用。发起办公室废旧资源(如玻璃、废纸、铁铝罐)回收,主动设置回收箱,收集、变卖废旧物品的钱还可以再次购买办公用品。

b提倡办公室节水。节约用水不仅限于家庭,在办公室内也应提倡。例如提倡随手关水龙头,改善卫浴设备、改装气压式水龙头等。

c明确采购目的,一定货比三家。如果见一家有该物品便急匆匆购买,则可能要付出很高的价钱。

2养成“四关”的习惯

下班后或不使用的时候记得关空调、台灯、电脑、打印机等,可以减少耗电。

3利用分棵移植,省下公司观赏植物费用

为了改善公司的内部环境,公司会购买一些观赏用植物。如果公司规模很大的话,这也是一笔不小的支出。

我们可以先购买一些观赏用植物,用心培育,然后将其分棵移植,以增加数量,同样可以达到改善环境的目的。

4办公用品最好一次大批量采购

易耗的办公物品可以一次大批量订购,因为大量订货能降低价格。对存在季节性的物品(如节日贺卡)可以提早订货,以便争取到更好的价格。

节约办公用品,杜绝办公浪费,需要每个员工发挥主观能动性,为企业节约办公用品献计献策。因此,必须将节俭精神贯彻到每个员工的实际行动中,使节约成为每个员工都应尽的职责。