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第79章 机构内外的组织沟通 (3)

(4)有权对商品的质量、款式、性能、价格提出自己的看法和建议,并有权要求这些意见被有关的工商企业听取;有权向消费者协会或有关机构投诉。

(5)当使用不良的商品受到损害时,有权要求得到补偿。

顾客的以上权力是正当的,也是民主经营的重要方面。但在现实生活中,顾客的这些权力往往不被尊重,造成企业与顾客之间难以沟通、缺乏信任。因此,工商企业若要想同消费者建立并维持一个良好的相互关系,就必须主动地、尽可能全面地尊重消费者的权利、维护消费者的利益。只有在消费者感到自己的权利和利益得到企业的尊重的情况下,才会对该厂家表示信任和好感。所以工商企业对消费者的公共关系实务工作的基础,就是要尊重顾客的权利和利益。这是从根本上维护了消费者的利益。

以上几个方面的工作,是企业沟通顾客关系工作的基本做法。通过这些方法,顾客既获得了物质上的满足,又获得了精神上的满足。花钱花得高兴,心理上也得到了满足。这样,企业与顾客之间的关系一再得到协调,企业的真诚和文明经商的态度和以顾客为中心的经营宗旨,赢得了顾客对它的信任和喜爱。企业在市场上拥有了越来越多的顾客,在激烈的市场竞争中,自然处于有利的地位。

与股东沟通的方式

在现代社会,越来越多的企业需要学会如何与股东打交道。在美国,1970年就有3100万人持有各种公开发行的股票;在英国,估计有3/4的成年人是直接或间接的投资者;在我国,随着企业股份制改造的深入进行和股票市场的发展,越来越多的企业需要到股票市场筹集资金,越来越多的普通大众成为企业的股东。

建立良好的股东关系的关键是有效的沟通。现代企业的管理者,必须重视与股东之间的沟通,并掌握相应的沟通技巧与方法,以此来构建企业的坚强后盾。

一般来说,企业与股东沟通的方式包括:

1书信

企业管理者与股东们的第一次直接接触通常是在购买股票的时候。此时,公司可以发一封短短的欢迎信,其中附上公司目前的财务状况、生产的产品、公司的历史等报告,之后,对投资者断断续续的咨询信件要认真予以回答。即使在投资者抛出最后一股股票后,也要发出告别信,表示遗憾和歉意。有些信件还需要由公司经理亲自动手来写成。

2年度报告

年度报告是促进企业与股东间沟通的最主要工具。年度报告是企业一年中最重要的文件资料,它应对一年中发生的重要事件进行坦率地说明,应解释公司目标以及公司经营的原则。

年度报告所包含的信息量很大,它包括企业财务、生产、销售、人事、行政计划等。有些年度报告还包括国际市场机会分析、产品分析以及相关社会问题的分析等内容。

3年度股东大会

聪明的企业管理者视股东为他们的最佳推销员。当今,愈来愈多的公司已开始重视企业股东年度大会,并把它作为树立企业良好形象的机会。

在年度股东大会上,股东们提出的问题可能涉及以下几个方面:

(1)高级经理的薪水、红利、认股权、退休金和其他特权。

(2)雇员的工资水平、培训和提高计划、资历、利益和权利。

(3)工作条件、安全与保健方面的规定。

(4)管理者的股票拥有权问题及可能发生的利益冲突。

(5)决定代表一般公众或特殊利益团体的外部董事人选,选举决定其报酬。

(6)股息的水平。

(7)产品或劳务、折旧、价格或广告策略。

随着这种新的开放政策的形成,年度会议的内容也不断扩大。除上述提到的内容以外,还包括消费者安全、对外投资、企业对慈善事业的捐助等内容。

出席年度会议的群体,也比过去更能代表广泛的社会群体。有些公司还特地邀请社会慈善家、研究机构及社会团体的人员列席公司的年度股东大会。

4邮寄新产品样品

这样做不但能使股东充分了解企业的新产品情况,同时还促进了企业与股东间的感情交流。

5宴会

遇到公司庆典、新产品上市、新企业开张,或其他重要事项,公司可举行邀请股东参加的宴会或其他活动,这种活动有助于促进企业与股东间的沟通。

6个人拜访

公司遇到重大问题或做重大决策时,公司领导人对主要股东登门拜访也是一种可取的沟通方法。

7电话

电话沟通具有及时迅速、简便直接的优点,大多数情况下都是可行的方法。

8其他方式

除了上述常用手段之外,还可利用其他一些活动方式来强化与目标公众的沟通。

对于股票上市的企业来说,与企业财务分析专家和证券分析人员保持经常的联系是有益的。因此,对财务分析专家及证券分析人员进行个别拜访,让他们通晓企业的发展,向诸如财务分析专家协会这样的组织赠送礼物,或者组织旅游,已成为许多大企业对外沟通的固定项目。许多企业邀请证券分析人员参观企业,这样的切身观感更能加深他们对企业的了解和感情。

与上下游企业沟通的方式

当代企业竞争的焦点是顾客的满意程度。一件产品最终到顾客手中,并使其对之产生满意与否的整体感觉时,要经过多个中间环节,涉及多个企业和组织。有时单靠本企业本身很难完成让顾客完全满意的使命。因此,要与经销商建立紧密的联系,通过经销商支援计划实现迅速的顾客信息传递,从而与经销商一起为顾客提供一流的服务。

在现代变幻莫测的市场环境中,与上、下游企业紧密沟通、联合求发展几乎是企业竞争制胜的唯一选择。试想,如果供应商不能及时地提供质量合格的原材料或半成品,企业的生产经营就不可能稳定进行;如果经销商不能充分发挥其在企业与顾客之间的桥梁作用,那么再精良的产品也只能是一堆废物。上、下游企业对任何一个企业的发展都具有举足轻重的作用。如果说“联合求发展”,是企业与其上、下游企业沟通的基本指导思想,那么“双赢”,则是沟通中需把握的基本观念。所谓双赢策略,顾名思义,就是双方在某件事情上共同获益。一个企业在处理与其上、下游企业关系时,不仅要从本企业的利益出发来考虑问题,还要考虑上、下游企业的利益所在。只有这样,才有可能取得上、下游企业积极的回应,建立长期的合作关系。

据统计,在美国,生产者与消费者之间平均有15个中间商,而在日本却平均有43个。有些研究者认为,这一区别是日本企业在很多领域中领先于美国企业的原因之一。美国苹果计算机公司曾有一次错误的经历:它在与一个强大的销售商订立合同的同时,又背着对方联络其他的销售渠道。因此而得到的惩罚是,尽管它起步早于其他公司,但在1984年其市场份额却下降了1%。

那么,如何加强上、下游企业的沟通呢?

1建立电子通讯网络

充分利用现代通讯设施,建立企业与供应商、经销商之间的有效沟通与联络。电子数据交换能达到如下效果:

(1)缩短了订货与交货的时间。

(2)提高了服务水平。

(3)减少了存货短缺状态。

(4)改进了有关经营、宣传和价格变化以及产品可供性等方面的信息交流。

(5)降低了存货费用。

(6)增加订货、装运以及接货的准确性。

(7)节省劳务费用。

美国麦克森公司是通过电子通讯网络取得经营改进的成功范例之一。麦克森公司是一家药品批发商。在20世纪70年代,麦克森公司是一个包罗万象的庞然大物,经营范围蹒跚于牛奶场、牙膏制造商以及药品批发之间。到70年代后期,公司实行了彻底的改革。它廉价出售了事实上所有的批发业务,同时投资125亿美元,在公司与独立的医药商店之间装配了一个现代化的计算机通信系统。该系统不仅使得这个重新定名的麦克森公司获利更丰,同时挽救了原麦克森药品公司的12万多家处于挣扎中的独立商店,使它们也有利可图。麦克森公司的药品经销业务从1978年的10亿美元,增加到1987年的50亿美元,增长了4倍,为公司另外增加资本利润达20%。

随着计算机与通讯技术的迅猛发展,电子通讯网络在改善企业与上、下游企业之间的沟通方面所起的作用已越来越大,愈来愈受到各大企业的青睐。

2互派人员、参与彼此的重大决策

对紧密型合作的上、下游企业,公司要采取重大举措时,应邀请对方参与,至少要尽早让对方获悉,这样可以减少许多猜疑,不信任感与误会。

3给对方人员提供培训机会

许多成功企业的经验是,对经销商的有关业务人员进行培训,因为他们才真正地直接和最终顾客打交道,缺乏必要的产品知识就难以成功地推销产品。此外,通过培训,还可贯彻公司的某些政策与企业文化,提升企业的形象。对供应商的技术人员,同样有必要对他们进行培训。

4深入实际,解决问题

只有深入对方实际,才能获取第一手的准确信息,更好地解决问题。经常对供应商进行实地察访,既可确保质量达到一定的水平,又可提出改进工作的建议。

当供应商提供的产品欠佳或不合格时,不可一味地抱怨,而要与对方人员一起,共同携手解决问题。

通用电气公司的总裁杰克·韦尔奇讲述了一个如何与供应商解决问题的故事。他们从供应商处得到的螺钉质量并不理想,螺栓会穿过螺帽,刮伤产品,甚至刺伤人体,大家一味抱怨,却不去与供应商一起去解决问题。后来一位叫吉米的年青管理员提出,主要问题与螺钉切入深度以及螺钉的形状有关,并要求把这告诉供应商。当时总裁杰克马上租了一架飞机,带着吉米和其他人员一起到这家位于弗吉尼亚州的螺钉工厂,双方携手很快就把问题解决了。

5增加信息交流

通过庆祝活动等保持企业与合作伙伴间经常性的人员互访,增进感情和了解,改善工作关系,增加信息交流的机会。

通过以上方式,与上下游企业之间建立顺畅的沟通,将有利于企业更进一步的发展。

与新闻媒体沟通的方式

可供企业利用的大众沟通媒体有报纸、杂志、行业刊物、广播、电视、书籍等,还有以惊人速度膨胀的互联网。

新闻媒体是企业同一般公众进行沟通的最经济和最有效的沟通渠道之一。对企业而言,新闻媒体兼具双重重要意义:一方面,新闻媒体是有效的传播工具,通过它可与各种各样的公众进行沟通,树立企业良好的形象,实现企业的目标;另一方面,新闻媒体又是企业非常重要的一类沟通对象,因为新闻媒体对社会舆论有着很大的影响力。

通常,企业与新闻媒体沟通的方式包括:

1新闻发布

新闻发布是由企业将某一新闻事件送往新闻媒体,新闻事件以新闻故事的题材写成。新闻发布是基本方式之一,它能使关于企业的一则新闻报道,同时为多家新闻媒体所知,进而扩散给大众。

实际上,企业的许多活动都是新闻的理想题材,值得用新闻发布的方式公之于众。

(1)公司历史:周年纪念、生产、销售、筹集资金方面的新成就,服务优良的奖励。

(2)生产:设备的改进,专利、新发明、新原料的应用。

(3)组织策略:企业组织的变革、股东关系。

(4)人物:公司高层领导的重要讲话、个人的成就和事迹、名人来访、员工访问。

(5)研究:设备改良实验、新研究计划、未来经济分析和展望。

(6)产品和服务:新产品和新服务项目、产品获得的荣誉。

(7)营销:未来商品及其营销计划、新的营销渠道、经销商调查、销售竞赛。

(8)企业形象、商业特点:新的商标或商业特点、知名人士对公司的赞赏、新的企业理念、精神与企业口号。

(9)员工及其活动:员工福利、联谊活动、新进员工、员工退休、逝世。

(10)社会活动:有关公司的地方新闻、企业在社会上的公益活动或展示活动。

2记者招待会

采用记者招待会的方式,可以使记者们直接看到或听到他们想知道的东西,同时记者们可以当面询问公司的重要人物一些问题。对于企业而言,这是一种给新闻界留下深刻印象、进行自我推销的很好的方式。召开记者招待会时,通常要向记者们提供一套新闻资料,包括展示品、图表、照片等。在推出新产品时,往往进行示范性表演,由工程师或管理人员作讲解,说明这项产品对公司和未来客户具有何种意义。

3特写

企业的可能有助于其他企业的新观念,或生产上、销售上、管理上值得其他企业学习的事迹,都可作为特写的题材。比如说有一定知名度的企业经理们的文章,有重大意义的公司案例等。

同时,企业要记住,尽量与新闻媒体合作,努力将企业管理层的观点传达给对方,防止记者们从不可靠的地方取得资料以致使事实被严重歪曲,产生不利于企业发展的舆论导向。