人们之所以忙得不可开交，追究其原因，是因为心中缺乏一个对时间整体上的把握。人们总是习惯在工作即将截止之前，赶紧手忙脚乱，加班熬夜。这种做法，经常导致工作水平下降。相反，及早着手准备才是快速完成工作的保障。
先忧后乐是时间计划的一个基本原则。
我们可以拟定一个具体的周末假日行程表，以此为例来学习一下规划时间的方法。
首先，所谓周末假日究竟是从什么时候开始到什么时候结束呢?
一般的看法是从周六早上到周日晚间为止。不过如果想要利用周末假日，充分争取时间从事自我启发的话，这样做是不行的。
所谓周末假日是从周五晚间到周一早上为止的时间。如此解释，就有将近三天的假期可资运用，无妨将它当作一个整体时段来加以掌握。
倘若这种理念成立，周五晚间的度过方法就变得十分重要。譬如周五晚间痛饮迟归，连带地将使得周六起床之际已过半日时分。
周六和周日，基本上还是应该早起。如果失之严苛的话，恐有难以持续之虞，因此不妨稍微放松，比平日晚起一两个小时也没关系。尽可能和家人一起共用早餐为宜。
其次，要将周六、日的上午订为主要进修时间，不足的部分排人周六、日的晚间。若周日晚间不排计划只管就寝，周一早上提早起床也可以。总而言之，周末假日行程的成败与否，要看周五晚间度过方法而定。
基本上，周末假日要将工作暂且付诸脑后，好好地调剂身心才是提高工作效率的良方。不过，有件事情非常重要，就是必须为下周一开始的工作预做心理准备。这点将在事后造成巨大差异，而在工作上面反映出来。
如果等到下周早上再来订立下周的进修行程表，事实上已经太迟了。本周日晚间才是思考立下周行程表的绝佳时机。
除此之外，合理规划时间还应当注意以下两点：
（1）要善于有效分配时间
千万不要平均分配时间。应该把你的有限的时间集中到处理最重要的事情上，不可以每一样工作都去做，要机智而勇敢地拒绝不必要的事和次要的事。一件事情发生了，开始就要问："这件事情值不值得去做？"千万不能碰到什么事都做，更不可以因为"反正我没闲着，没有偷懒"，就心安理得。
（2）要学会处理两类时间
对于每一个人来说，存在着两类时间：一类是属于自己控制的时间，称作"自由时间"；另一类是属于对他人他事的反应的时间，不由自己支配，称作"应对时间"。
两类时间都客观存在，都是必要的。没有"自由时间"，便完全处于被动、应付状态，不能自己支配时间，不是一名有效的领导者。但是，要完全控制自己的时间在客观上也是不可能的。没有"应对时间"，只有"自由时间"，实际上也就侵犯了别人的时间。因为个人的完全自由必然会造成他人的不自由。
用好20/80法则
珍惜一切时间，用于有益之事，不搞无谓之举。
--富兰克林
1897年，意大利经济学家帕累托偶然注意到英国人的财富和收益模式，于是潜心研究这一模式，并于后来提出了著名的80/20法则，即二八法则。
帕累托研究发现，社会上的大部分财富被少数人占有了，而且这一部分人口占总人口的比例与这些人所拥有的财富数量具有极不平衡的关系。帕累托还发现，这种不平衡的模式会重复出现，而且也是可以提前预测的。
于是，帕累托从大量具体的事实中归纳出一个简单而让人不可思议的结论：
如果社会上20%的人占有社会80%的财富，那么可以推测，10%的人占有了65%的财富，而5%的人则占有了社会50%的财富。
这样，我们可以得到一个让很多人不愿意看到的结论：一般情况下，我们付出的80%的努力，也就是绝大部分的努力，都没有创造收益和效果，或者是没有直接创造收益和效果。而我们80%的收获却仅仅来源于20%的努力，其他80%的付出只带来20%的成果。
显然，80/20法则向我们揭示了这样一个道理，即投入与产出、努力与收获、原因与结果之间，普遍存在着不平衡关系。小部分的努力，可以获得大的收获。起关键作用的小部分，通常就能主宰整个组织的产出、盈亏和成败。
80/20法则告诉人们一个道理，就是要把自己的精力放在自己的主要目的上，这是提高一个人工作和生活效率的关键。80/20法则对工作的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。你应该将时间花在重要的少数问题上，因为解决这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。
理查德·科克在牛津大学读书时，学兄告诉他千万不要上课，"要尽可能做得快，没有必要把一本书从头到尾全部读完，除非你是为了享受读书本身的乐趣。在你读书时，应该领悟这本书的精髓，这比读完整本书有价值得多。"这位学兄想表达的意思实际上是：一本书80%的价值，已经在20%的页数中就已经阐明了，所以只要看完整部书的20%就可以了。
理查德·科克很喜欢这种学习方法，而且以后一直沿用它。牛津并没有一个连续的评分系统，课程结束时的期末考试就足以裁定一个学生在学校的成绩。他发现，如果分析了过去的考试试题，把所学到知识的20%，甚至更少的与课程有关的知识准备充分，就有把握回答好试卷中80%的题目。这就是为什么专精于一小部分内容的学生，可以给主考人留下深刻的印象，而那些什么都知道一点但没有一门精通的学生却不尽如考官之意。这项心得让他并没有披星戴月终日辛苦地学习，但依然取得了很好的成绩。
理查德·科克到壳牌石油公司工作后，在可怕的炼油厂内服务。他很快就意识到，像他这种既年轻又没有什么经验的人，最好的工作也许是咨询业。所以，他去了费城，并且比较轻松地获取了Wharton工商管理的硕士学位，随后加盟一家顶尖的美国咨询公司。上班的第一天，他领到的薪水是壳牌石油公司的4倍。
运用80/20法则，理查德·科克大大地提高了自己在学习和工作上的效率，80/20法则是一个时间管理上的利器。当我们把80／20法则应用到时间管理上时，就会出现以下假设。
一个人大部分的重大成就--包括一个人在专业、知识、艺术、文化或体能上所表现出的大多数价值，都是在他自己的一小段时间里达成的。在创造出来的东西与花在创造活动上面的时间这两者之间，有极大的不平衡，不论这时间是以天、星期、月、年或一生为单位来度量。
如果快乐能测度，则大部分的快乐都发生在很少的时间内，而这种现象在多数的情况里都会出现，不论这时间是以天、星期、月、年或一生为单位来度量。
用80／20法则来表述就是，80％的成就是在20％的时间内达到的；反过来说，剩余的80％时间，只创造了20％的价值。
一生中80％的快乐，发生在20％的时间里；也就是说，另外80％的时间，只有20％的快乐。
如果承认上述假设，也就是上述假设对你而言属实的话，那么我们将得到4个令人惊讶的结论。
结论一：我们所做的事情中，大部分是低价值的事情。
结论二：我们所有的时间里，有一小部分时间比其余的多数时间更有价值。
结论三：若我们想对此采取对策，我们就应该彻底行动。只是修修补补或只做小幅度改善，没有意义。
结论四：如果我们好好利用20％的时间，将会发现，这20％是用之不竭的。
安德烈是一个十分珍惜时间的人，他从来不浪费一秒钟的时间，只要时间允许，他就一定在拼命工作。所有知道他的人都说："看，安德烈真是太会珍惜时间了!"人们都知道，为了能成为一名出色建筑师，他拼命地想要抓住每一秒钟的时间。
每天，他把大量的时间用在设计和研究上，除此之外，他还负责很多方面的事务，每个人都知道他是个大忙人。他风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方，因为他太负责了，以至于不放心任何人，每一个工作都要自己亲自参与了才放心。时间长了，他自己也感觉到很累。
其实，在他的时间里，有很大一部分时间都浪费在管理其他乱七八糟的事情上。无形中，他增加了自己的工作量。
有人问他："为什么你的时间总是显得不够用呢?"他笑着说："因为我要管的事情太多了!"
后来，一位学者见他整天忙得晕头转向的，但仍然没有取得令人骄傲的成绩，便语重心长地对他说："人大可不必那样忙!"
"人大可不必那样忙?"这句话给了他很大的启发，就在他听到这句话的一瞬间他醒悟了。他发现自己虽然整天都在忙，但所做的真正有价值的事实在是太少了!这样做对实现自己的目标不但没有帮助，反而限制了自己的发展。
从睡梦中惊醒的安德烈除去了那些偏离主方向的分力，把时间用在更有价值的事情上。很快，他的一部传世之作《建筑学四书》问世了。该书至今仍被许多建筑师们奉为《圣经》。
他的成功只是因为一句话："人大可不必那样忙!"
花一点时间去印证80／20法则，几分钟也好，几小时也行。找出在时间的分配与所得的成就(或快乐)两者之间，是否真的有一种不平衡现象。你最有生产力的20％的时间，是不是创造出了80％的价值?你80％的快乐，是不是来自生命中20％的时间?
我们对于时间的品质及其扮演的角色所知甚少。许多人用直觉即可明白这个道理，而千百个忙碌的人并不知道学习管理时间，他们只是瞎忙。我们必须改一改我们对待时间的态度。
善于利用零碎时间
时间就像海绵里的水，只要愿挤，总还是有的。
--鲁迅
所谓零碎时间，是指不构成连续的时间或一个事务与另一事务衔接时的空余时间。这样的时间往往被人们毫不在乎地忽略过去。零碎时间虽短，但倘若一日、一月、一年地不断积累起来，其总和将是相当可观的。凡事在事业上有所成就的，几乎都是能有效地利用零碎时间的人。
本杰明·富兰克林曾说过："世界上真不知有多少可以建功立业的人，只因为把难得的时间轻轻放过而默默无闻。"
滴水成河，用"分"来计算时间的人，比用"时"来计算时间的人，时间多59倍。
美国近代诗人、小说家和出色的钢琴家艾里斯顿善于利用零散时间的方法和体会颇值得我们借鉴。他写道：
其时我大约只有14岁，年幼疏忽，对于爱德华先生那天告诉我的一个真理，未加注意，但后来回想起来真是至理名言。从那以后我就得到了不可限量的益处。
爱德华是我的钢琴教师。有一天，他给我教课的时候，忽然问我："每天要练习多少时间钢琴?"我说大约每天三四小时。
"你每次练习，时间都很长吗?是不是有个把钟头的时间?"
"我想这样才好。"