书城成功励志目的性修炼
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第48章 达到目的的高效能工具 (2)

2平衡日常工作任务

考虑任务的优先程度事实上,世事变幻无穷,没有任何事是处在一成不变的环境中的。同样,你的工作顺序也总是不断变化,正如我们周围的环境也是不断变化一样。往往一则新的信息就可能将一项任务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议要推迟两天举行,那么它就不再是A型的任务了。一旦得知任何影响你工作优先顺序的新信息,你就应该重新评估工作的优先顺序。

PDCA循环法

PDCA循环法是在西方十分流行的一种行之有效的科学管理程序。这四个英文字母,分别代表计划(P1an)、执行(Do)、检查(Check)、修正再执行(Action)。PDCA是一个科学的程序运作,在西方最早是由美国质量专家戴明博士首先倡导的,它是针对质量管理所提出的一个科学的程序运作。质量管理的实践证明:PDCA循环法是一个行之有效的科学管理程序。PDCA循环不仅是一种高效的质量管理方法,而且对于我们提高个人目的性和工作效能有很强的促进作用。

戴明博士把质量管理全过程分为四个依序衔接的工作阶段,即计划阶段、执行阶段、检查阶段和修正再执行阶段,这四个阶段是一个首尾相接的循环过程。

循环图在工作程序PlanDoCheckAction的过程中:

Plan即拟订计划,制定计划目标,制定计划做法。

Do即执行实施,并加以控制。

Check即确认或评估执行状况与目标之差距。

Action即执行结果与目标值之差距探讨,并修正采取措施。

我们把工作的全过程分为四个依序衔接的工作阶段:计划阶段、执行阶段、检查阶段、修正再执行阶段,这是很容易理解的。但是如何更科学地去操作,就有学问了。其实这并不是一门高深的学问,只要我们能解决一个“细”字,将这四个阶段又细分为八个便于操作的步骤,当你运用起“PDCA”循环法时就能够得心应手了。

阶段步骤计划

阶段

(P)①设定目标②搜索与目标相关的信息③找出最佳方案④制定计划工作表执行

阶段

(D)⑤按计划工作表执行工作检查阶段(C)⑥检查执行情况修正再执行阶段

(A)⑦对检查结果做出修正⑧修正后再执行

例如有一天,经理分配给你一项任务:让你对某区冷食市场进行一项市场研究调查,并拟订一份市场调研报告。这本是让你大展身手的机会,但你却苦于不知从何着手而毫无头绪。为什么要进行调查?怎样进行市场调查?遇到问题怎样解决?调研报告怎样写?……各种各样的问题直砸得你眼冒金星,头脑发胀。但你若运用“PDCA”循环法,则思路会变得非常清晰。

×区冷食市场调查实施方案

1Plan:制定一份周全的计划。

本阶段你要明确六个问题,这六个问题简称为“5W1H”。

(1)为何制定此计划?(Why?)

(2)计划的目标是什么?(What?)

(3)何处执行此计划?(Where?)

(4)何时执行此计划?(When?)

(5)何人执行此计划(Who?)

(6)如何执行此计划(How?)

2Do:计划好之后,着手将项目一步一步向前推进。

3Check:在进行市场调研过程中,一定要记得检查,看项目的推进是否按原先的计划进行?当中有无纰漏和出现偏差?

4Action:针对你的检查结果确定你的行动。

如果在市场调研过程中,发现计划偏离了原来的目的,或者发现原先的计划考虑不够周全,那你就要及时弥补、调整,以确保任务的圆满完成。如果当中并无纰漏或出现偏差,当然是皆大欢喜,那你可以继续一如既往地进行。

剥洋葱法

你可能会在年底为自己订下这样一个目标:“我要在下一年中争取成为行业中最出色的业务员。”随后,你可能付出比以前更多的努力来实现自己的目标,然而,“罗马不是一天造成的”,你的目标是逐步实现的。如果在设定你的“宏图大计”时,能够运用剥洋葱法将你的“宏图大计”分配成一个个的小目标,那么在你实现每个小目标时,你就能备受鼓励,而且你会很清楚你现在该去干些什么。

一、方法大意

实现目的的过程是由现在到将来,由短期目标到最终目标,一步步前进的。但是设定目标的最高效的方法则是与实现目的的过程正好相反,运用“剥洋葱法”,由将来到现在,由长期目标到短期目标层层分解。

二、目标树

目标树是现代管理学中的一个重要概念。“剥洋葱图”告诉了我们进行目的分解的方向,而目标树则为我们进行目的分析提供了具体的路径。

每一根树杈代表由最终目的分解生成的大目标。

叶子代表实现大目标需要关注的因素或者子目标。

2在目标树中,大目标与子目标的关系

(1)子目标是实现大目标的策略。