郭士纳在邮件中对员工讲述他的计划并传递信心，而IBM的员工或者支持，或者反对，甚至予以讽刺，都无不是坦率地表达。正是在这样坦诚的互动交流中，郭士纳加深了对企业以及员工的了解。
建立良好的、顺利的沟通渠道，是良好沟通得以进行的保证。你可以选择各种各样的方式和下属进行沟通，比如电子邮件、电话会议、布告栏，甚至是一些即时通讯工具，当然，如果条件允许，面对面的沟通会更有效果。
管理者在沟通前，要做好准备，做到心中有数，不要搞突然袭击。对于沟通的内容要有正确的、清晰的理解，要清楚沟通的意义，也就是通过沟通要得到什么。对于重要的沟通，应该事先征求他人的意见，让对方清楚通过沟通要解决什么问题，要达到什么目的。
沟通一定要有诚意，这样才能取得对方的信任，并与被沟通者在感情上取得共鸣。既然沟通的对象是下属，沟通的内容可能涉及下属的个人利益，就必须和对方进行充分的交流，让他自由发表意见。
在这种轻松、和谐的气氛下，下属会觉得上司是在征询自己的意见，邀请自己参与，是上司对自己的信任，相信自己能够做好，那么他就会“知无不言，言无不尽”，把他的真实想法说出来。这对双方都是有好处的。
在沟通的时候，你应该放下架子，以一个朋友的身份和下属交流。你应该推心置腹，晓之以理，动之以情，不要用权力说服对方，要用情感征服下属，以情感人，才能架起一座“心桥”，打动人心。在和下属谈话的时候，要让对方感觉到自己没有任何的个人目的，没有丝毫的不良企图，完全是在真心实意帮助他，是在为下属的切身利益着想，这样一来，双方的心就近多了。
每个人都希望别人了解自己，并给予自己赞美。要获得下属的认同，就要适时地给予鼓励、慰勉、认可、褒扬下属的某些能力。这可以使对方得到心理上的满足，能够在较为愉快的情绪中接受你的建议。对于下属工作中出现的不足或者是失误，不必直言训斥，那样也不能解决什么问题，你要同他共同分析失误的根本原因，找出改进的方法和措施，并鼓励他，相信他一定能够做得更好。一味地斥责，只能让下属产生逆反心理，为以后的工作埋下一颗“定时炸弹”。
4．用心倾听下属的声音
在调查研究中发现，在沟通中，所占比例最大的，不是交谈和说话，而是倾听。人们在沟通过程中，花费在倾听上的时间，超出其他任何一种沟通行为，因此可以说，倾听是最重要的沟通行为。
沟通首先是倾听的艺术。从组织结构的角度来说，管理者属于上级，员工属于下级，两者所处的地位自然是不等的，管理者高，员工低。人的心理往往受地位影响，以管理别人为主要工作的管理者，难免给人以一种居高临下的感觉，而下一阶层的员工，见到管理者总是心里“怯生生”的，甚至心生畏惧。尽管大家都有倾诉的欲望，但由于这种身份上的不同造就的心理位差，使得作为下属的员工“不敢高声语，恐惊天上人”，对于沟通基本上都持消极态度，有意见不敢提，有问题不敢问，这就要求管理者必须采取不同的方式、方法，打消对方的顾虑，拉近双方的关系才行。
倾听，有利于了解和掌握更多的信息。在和下属沟通的过程中，不时地和对方进行互动，表示你对谈话内容的关注，就能鼓励对方充分、完整地表达自己的观点，而这正是沟通所需要的。通过倾听，能够了解下属的性格、态度和想法，这样在以后的工作中，就能更有针对性地进行接触。
一些心理学研究表明：人们喜欢那些善听者，而不是善说者。被誉为当今世界最伟大的推销员乔·吉拉德，就曾经有过因为不注意倾听，丧失一个客户的亲身经历。
小案例
在一次推销中，开始的时候乔·吉拉德与客户洽谈得很顺利，就快要签约成交时，对方却突然变了卦。
当天晚上，按照顾客留下的地址，乔·吉拉德找上门去求教。客户见他满脸真诚，就实话实说：“本来我已经决定买你的车了，可就在我准备签约的时候，我提到我的独生子即将上大学，而且还提到他的运动成绩和他将来的抱负，我简直以他为荣，可是你不仅没有作何反应，反而盯着你真在闲聊的同事。我一恼就改变了主意！”
“一句话惊醒梦中人”，这提醒了乔·吉拉德，让他领悟到了“听”的重要性：“世界上有两种力量非常伟大，其一是倾听，其二是微笑。你倾听对方越久，对方就越愿意接近你……上帝为什么给了我们两只耳朵一张嘴呢？我想，就是要让我们多听少说吧！”
一些管理者不能给下属留下良好的印象，不是因为他们表达得不够，而是他们不善于倾听。其实，人们都非常喜欢发表自己的意见。如果你给他们一个机会，让他们尽情地说出自己想说的话，他们立刻就会觉得你平易近人、和蔼可亲，非常值得信赖。
那么，作为管理者，怎样才能通过倾听达到沟通的目的呢？不妨先来看一个小故事：
小案例
在一期节目上，美国著名主持人林克莱特对一位小朋友提了一个问题：“你长大了想做什么呀？”小朋友天真地回答：“我要当飞机驾驶员！”林克莱特接着给小朋友出了一道难题：“如果有一天你的飞机飞到太平洋上空，所有的引擎都熄火了，你会怎么办？”小朋友想了想：“我先告诉飞机上所有的人绑好安全带，然后我系上降落伞，先跳下去。”
在场的观众笑得东倒西歪，只有林克莱特继续注视着孩子。这时候孩子两行热泪夺眶而出，于是林克莱特问他：“为什么要这么做呢？”孩子给出了一个真挚的答案：“我要去拿燃料，我还要回来！还要回来！”
有效的倾听，不是可遇不可求的东西，只要你掌握倾听的方法和艺术，克服沟通的障碍，它就会成为拉近关系的润滑剂。要达到这种效果，你就必须注意提高自己的倾听层次。
只有第四层次注入感情的倾听方式，才能真正帮助管理者和下属建立良好的人际关系，才能获得下属的认同和信赖。但事实上，多达60%的管理者只做到了第一层次的倾听，30%做到了第二层次，15%做到了第三层次，只有5%的管理者做到了最高层次。
要达到倾听的最高层次，就必须放弃偏见。这是有效倾听的最大障碍。如果你对某个人预先设定了一个框子，比如“这个人不好管”、“这个人没啥能耐”、“这个人简直就是个‘刺儿头’，老是提意见”，那么不管他说什么，你都不会注意倾听，他的异议，就是人身攻击，他的解释，都是在找借口。
彼此的立场、出发点等不同，观点自然有差别，所以一般人很难接受别人的观点。如果是“英雄所见略同”，就会心满意足；如果对方标新立异，就会产生抵触情绪，就会表现出反感和不信任，在别人还没说完的时候，就迫不及待地“插嘴”，发表自己的意见，进行辩解或反击。在这种“顺我者昌，逆我者亡”的情况下，怎么可能静下心来倾听呢？对下属的话，不要急于下结论，尤其是否定性的结论，更不要威胁下属，给他下“最后通牒”，即便有不同意见，也要委婉地提出，请对方参考。
5．非正式沟通比正式沟通更有效
在正常的情况，下午3点到3点半的时候，正是大家争分夺秒工作、电话铃与键盘声此起彼伏的时候，应该忙得连倒杯水的时间都没有。可是，如果你在这个时间走进一些外企，你会惊讶地发现，居然有些人在这个黄金时段完全不在工作状态，而是三三两两地端着一杯冒着热气的咖啡或红茶，甚至面前摆着一些西点、水果，正坐在一起说笑，或者在翻看着杂志。这就是流行于欧美外企的特殊福利--下午茶。
下午茶，是公司额外给予员工的一段可以自由休息的时间。在这段时间，员工们可以放松一下紧绷了好几个小时的神经线。有实验表明，下午茶可以增强记忆力和应变力，有喝下午茶习惯的人的记忆力和应变力，比其他人的平均分高出15%~20%。这种方式不仅体现了企业对员工的关怀，还能够构建一种非正式沟通的渠道，让员工们可以在这段时间随心所欲地高谈阔论。
很多的管理者，一谈到征集员工的意见，能想到的方式就是开个会，然后说很多遍的“大家畅所欲言啊”、“大家有什么说什么啊”，但这往往挖不出员工心里的那点“小九九”。铺天盖地的邮件、文件，也许能让大家“领会精神”，但即便是再字斟句酌地把事情交代清楚，也难以引起大家的共鸣。这种过分正式的沟通，会让员工心有所虑，口有所忌，事情说不深，问题谈不透，甚至沟而不通，还会因此内心沮丧，甚至给员工带来压力。
小案例
有“世界第一CEO”之称的GE前总裁杰克·韦尔奇，创造过许多别具特色的管理方法。“便条式沟通”就是比较经典的一个。韦尔奇担任GE执行总裁近20年，每天必做的事情之一，就是亲自动笔给各级主管、普通员工乃至员工家属写便条。便条的内容有的是向他们征求对公司决策的意见，有的是询问业务进展状况，有的是单纯地表示关心关注，无一不语气亲切而发自内心。员工们把收到和答复韦尔奇的便条作为荣耀和情谊，倍加珍视。
不仅如此，每个星期，韦尔奇都会不事先通知地造访某些工厂和办公室，临时安排与下属共进午餐。通过这种非正式的沟通，韦尔奇不失时机地让员工感到他的存在。
韦尔奇在向公司员工发表演说时指出：“我们已经通过学习明白了沟通的本质。它不像这场演讲或录音谈话，它也不是一种报纸。真正的沟通是一种态度，一种环境。它是所有流程的相互作用。它需要无数的直接沟通。它需要更多地倾听而不是侃侃而谈。它是一种持续的互动过程，目的在于创造共识。”
对韦尔奇来说，沟通是个人的事。通过沟通，他已经把和员工之间单纯的管理者与下属的关系升华为人与人之间的关系。这种管理者和员工的直接的、随意的对话的个人沟通，远远比程序化的正式沟通更能达到效果，比在公司内刊上大张旗鼓地宣传更有价值。
因为，非正式的沟通，能够使员工时时刻刻感受到管理者的存在，觉得管理者富有人情味，觉得管理者关心他们，了解他们，尊重他们。这样的沟通才是通畅无阻的，才是互相理解的，才能使上下级之间紧密合作。
各种形式的非正式沟通已经广为盛行。很多知名的公司纷纷采用了独具特色的非正式沟通方式。比如，英特尔公司有开放式沟通，管理层会通过网络与员工进行“一对一”面谈、聊天，谈话内容可以由员工决定；摩托罗拉总裁和各级经理通过“每周一信”，与员工沟通、讨论经营活动和内部事务，并广泛征集员工的意见和建议；三菱重工从总裁到各级管理人员以至普通员工，则借助别开生面的“周六例会”，以周末聚会为由进行沟通。
非正式沟通之所以备受青睐，就因为它创造了对等的位置、平视的角度、宽松的环境和自由的氛围，在这种环境和氛围中，员工能够感到轻松自如，能够放下思想包袱，敞开心扉，吐露心声，毫无保留地提出中肯的意见和建议。
非正式沟通不受公司的监督，管理者可以自由选择沟通渠道，比如非正式的会议、闲聊、走动式交谈、吃饭时进行的交谈等。它沟通方便、内容广泛、方式灵活，不需要刻意准备，沟通及时，问题发生后，当即就可以进行简短的交谈，从而使问题很快得到解决。
聊天是非正式沟通的主要方式，聊天可以避免管理者给人的严肃感。信任和坦诚是和下属聊天的基本前提。聊天的时候，不要遮遮掩掩地“打马虎眼”，那样的沟通必然流于形式，变成故事会、笑话会。聊天要坦诚，不能故意隐瞒和保留，不能利用聊天来骗取别人的信任，欺骗别人的善良，玩弄别人的感情。
在聊天的时候不要传播消极思想，尤其是与工作有关的事情。茶余饭后嚼舌根，说长论短、抱怨指责、愤世嫉俗，只能痛快痛快嘴，不会给工作带来任何改善，反而会产生负面情绪，影响工作。作为管理者，绝对不能变成无聊的“长舌妇”，要通过闲聊传播积极的信息，对什么事情该说什么事情不该去说，应该掌握好分寸。