外事动态
1．外事动态的概念
外事动态是外事部门向上级机关和有关涉外部门和单位反映最新外事情况、传递外事信息的一种文体。
2．外事动态的特点
外事动态具有明显的时间性，“快”是其重要特征，只有快才能及时让上级主管部门和有关单位掌握有关情况，以利于指导与之相关的外事工作。
3．外事动态的写作要点
鉴于外事动态及时、快捷的特点，写作时应注意内容上尽可能简明扼要，在短、快、准、新上下功夫。即文章篇幅短小、文字简洁；反映信息及时迅速；所述事情准确无误，数字、时间、地点、人名等都真实可靠，无“可能”“也许”等之说。
【例文】
××国一些医学机构借学术之名行营利之实
今年以来，××国一些医学机构如“××国××医学会”、“××国医学科学院”纷纷来函邀请我省大专院校老师和医院的专家赴××国参加各式各样的国际技术交流大会或医学产品展销会。这些医学机构一般都是先向国内索取医学论文，然后便来函通知论文已获专家通过，请申请人尽快将美元汇去，准备参加国际学术大会并宣读论文云云。这些通知还声明待钱汇到后再发出可以申办出国签证的邀请函件，如签证无法办理则退回90%的汇款。但是，××市人民医院一位医生去年签证被××国总领馆拒签后，一直未收到退款，而是收到对方的再次邀请。
这类医学机构的宣传手册一般都附有××国政府要员和地方州长等高级官员的贺信和签名照片，有一定的吸引力。为慎重起见，我办分别与卫生部和国家中医药管理局联系，调查这些机构的背景。目前了解到的情况是：这些机构一般是大陆或××医生成立起来的，组织机构不大，人数亦很少。他们尽管组织过一些小型学术会议，但会议效果不好、质量很低，收费明显偏高，带有营利和安排旅游的目的，根据有关部门建议严格控制对这类学术会议的审批，原则上不必参加的精神，我办目前已对这类申请严格审查把关。
除上面所述两个医学机构外，“××国针灸推拿中医学学院”亦属于同一类型的机构。
×××省外事办公室
××××年××月××日
外事总结
1．外事总结的概念
外事总结是外事部门就其所从事的工作，分一定时限或单就某项工作作一番全面检查和回顾，系统地分析、总结得出规律性的结论或成功的经验和失败的教训，为今后工作作指导。这一类的书面文字材料通称为外事总结。
2．外事总结的写作要点
外事总结的写作要突出实事求是的原则，所反映的事情必须充分、准确，所列举的事例具有一定的代表性。为了更直观地反映情况，应掌握准确的数字，以最大限度地增加总结的说服力。反映了客观的事情后，作者可以找出规律性的东西，将其上升为理论，以利于对今后的工作起指导作用。外事总结的写作还应体现出其用字准确、简明和生动的特点，避免笼统、含糊的词语和冗长、生涩的句子。
外事总结的写作格式包括标题、正文、结语和落款四个部分。
（1）标题。
写总结的事项、时限。
（2）正文。
写基本情况、经验体会、工作得失。
（3）结语。
写今后的设想、计划和打算。
（4）落款。
注明总结的单位和时间，上报的外事总结还应加盖公章。
【例文】
新加坡招商会总结
今年8月15日至19日，×××招商会在新加坡隆重举行，这是进入21世纪我省首次在东南亚国家举办的大规模招商活动，亦是实施我省进一步对外开放、扩大利用外资的大动作，这些项目分布在我省14个地市，涉及交通、能源、原材料加工、机械、电子和轻纺工业以及农业综合开发等各个行业，招商会由××省人民政府主办，新加坡贸易发展局、中国驻新加坡大使馆、新加坡中华总商会、中国商会及厂商名誉赞助。
在短短的5天时间里，我省招商会取得了丰硕的成果：签订合同项目52项，总投资2．64亿美元，其中利用外资1．59亿美元；协议项目36项，总投资9．99亿美元，其中利用外资6．32亿美元；达成意向31项，在这次招商会上所签项目中，呈现出与我省去年两次香港招商会不同的特点：一是项目涉及面广，二是中小型、加工型项目较多，占总项目的65％，有利于“短平快”迅速见效，三是合同项目占总项目的46％，多于占总项目27．7％的协议项目，而协议项目又多于占总项目26％的意向项目，表明了此次招商会洽谈双方的务实态度。四是招商会上签订了一批重大项目的合同或协议，显现了从东南亚国家引进外资的良好前景。
对于我省招商会所取得的成果，×××各界人士和新闻传媒给予了高度的评价和较广泛的报道。××××××资政在会见我省招商团时说，从他去年N月访问××省至今才9个月，××省便做了很多工作，组织项目前来招商，很不容易。×××厂商工会主席×××先生认为招商会很成功。中国驻×××大使说，今年以来，国内已有56个招商团到×××招商，××省团是举办很成功的几个招商团之一。×××的《联合早报》、《联合晚报》、电视台等新闻单位每天都对招商进展予以报道。
招商会取得成功，原因是多方面的，主要因素有：首先，前期工作做得较好，准备较细。其次，×××各方面给予了很好的配合和协调。第三，我省招商团到达××城后集中精力、全力以赴搞招商，各地市领导亲临会场“督战”。此外，去年×××内阁资政率领×××工商代表团访问考察我省，我省政府领导向×××资政一行介绍了我省改革开放和经济建设方面的进展情况，新加坡媒介竞相报道，新加坡工商界开始对我省予以关注，也是重要因素。
×××招商团的很多成员认为，招商会的成果远不止表现在签订了一批项目上，还有更具深远影响的方面：
×××招商会的成功，表明以“背靠大西南，面向东南亚”为发展战略的我省，在走向东南亚又迈出了有实质内容的可喜一步。
×××领导人和政府对XX这次赴×××招商活动给予了高度的重视，内阁资政×××、×××总统×××、贸工部长×××、前副总理×××等，分别会见了招商会团长。
在招商会的几天里，前来洽谈并留下名片的来宾就达1100人，其中80％是新交，许多人都希望到×××实地考察。今后我们要加强对外宣传×××，要“走出去，请进来”，借助别人的“嘴”来宣传自己，加强对外宣传力度。省领导认为，这次招商会产生很好的影响，我们要好好利用这个“涟漪”效应，巩固和扩大与×××的经济合作，并通过×××客商带进各国资金，加速我省经济发展。
×省招商会代表团
××××年9月3日
备忘录
1．备忘录的概念
这里所说的备忘录有两个含义：
（1）在外贸业务磋商过程中，参加洽谈的双方人员各自为了随时检查不致遗忘，把洽谈中的问题与对此问题的观点、见解作摘要记录，即以备忘式的文件，纯系己方使用，以便在必要时用以提醒与提示对方注意某个问题的见解，以利于洽谈的继续进行；
（2）在外贸业务洽谈时，经过初步的探询、讨论后写下的文件，记载双方达成的谅解与承诺，以界定双方责任，作为今后双方交易或合作的依据，或者作为进一步洽谈时的参考。
2．备忘录的写作要求
一般的备忘录写作格式如下：
（1）开头：包括发文机关名称、地址、发文日期、电报挂号等。
（2）收文人的姓名、职务（职称）、地址。
（3）称呼用语。
（4）事由。即文中的主要内容，置信笺正中，称呼用语前面。
（5）正文。
（6）结束语。
（7）署名。
【例文】
备忘录
××××年××月××日
中国××公司××分公司（简称甲方）与×国××公司（简称乙方）的代表，于××年×月×日在中国X市就兴办合资项目进行初步协商，双方交换了意见，达成了谅解，双方的承诺如下：
一、依据双方的交谈，乙方同意就合资经营XX项目进行投资，投资金额大约×××万美元。投资方式待进一步磋商。甲方所用的投资的厂房、场地、机器设备的作价原则和办法，亦待进一步协商。
二、关于利润的分配原则，乙方认为自己的投入既有资金，又有技术，应该占60％-70％，甲方则认为应该按投资比例分成。此项没有取得一致意见。但乙方代表表示，利润分配比例愿意考虑甲方的意见，另定时间进行协商确定。
三、合资项目生产的××产品，乙方承诺在国际市场上销售年产量的45％，甲方希望乙方能提高销售额，达到70％，其余的在中国国内市场上销售。
四、工厂的规模、合营年限以及其他有关事项，均没有详细地加以讨论，双方都认为待第二项事情向各自的上级汇报确定后，其他问题都好办。
五、这次洽谈，虽未能解决主要问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再行接触，以便进一步商洽合作事宜，具体时间待双方磋商后再定。
中国××公司××分公司××国×××股份有限公司
代表×××（签章）代表×××（签章）
外事函件
1．外事函件的概念
外事函件指参与外事工作的国家机关、企事业单位为相互商洽业务、询问和答复问题，请求上级主管部门批准的公文。它具有在外事工作领域起指导、记载及凭证的作用。
2．外事函件的写作要点
外事函件与常用公文中的函件一样，写作时要言简意赅，措辞要质朴，并与本单位职权、身份相符；忌下笔离题万里，应开门见山，让人一读便得要领；要把握好写函分寸，严格区别公函与便函、公函与请示，不可混同使用。
【例文1】关于出国（境）任务审核的几点要求的函
各地区行署、市人民政府、区直各有关单位：
最近，中共中央办公厅、国务院办公厅下发了“关于严禁用公费变相出国（境）旅游的通知”。为保证真正需要出国（境）实行公务的团组、人员顺利成行，根据该文精神，今后在审核因公出国（境）事项的报批文件时，请注意以下内容：
1．出国（境）的团组要有较详细的出访目的，不能笼统称“业务洽谈”或“商务考察”，而应有明确的“业务”、“考察”内容。
2．出访人员身份要同出访目的相符，在专业出访团组中，如确需党政部门领导干部或其他业务部门人员参加的，应有充分理由加以说明。要如实填报出访人员的现任职务。
3．出访费用是派出单位自理的，要附有费用预算和费用来源的说明。
4．请写明出访时间和境外停留时间，并应注意留足办理内部手续和申请外国签证所需要的时间。
特此函告
××××年××月××日
【例文2】关于同意××大学××延长护照的函
中华人民共和国驻日本大使馆：
××大学××是19××年4月由我委派到日本九州大学攻读学位的××自筹经费留学生，现已获得博士学位并转到通商产业省四国工业技术研究所做博士后工作、最近，该同志向我委申请，由于其所持的因公普通护照将到期，要求延长护照以继续完成研究。经研究，我委同意××同志延长护照5年，即从2000年9月至2005年9月止。请按规定予以办理有关护照延长手续。
××省教育委员会
2000年4月18日
外贸函件
1．外贸函件的概述
在对外贸易中，洽谈交易的程序一般可归纳为询盘-发盘-还盘-接受-签订合同五个环节，合同签订以后就要履行合同。另外，外贸业务要得到发展，就必须在巩固发展现有业务关系的同时，不断建立新的贸易关系。
2．撰写外贸函件应注意的事项
为适应开展对外进出口贸易业务，我国各个进出口公司都印有固定格式的书面合同，在同国外客户达成交易后，一般由我方填制书面合同，经双方核对无误并签字，各执正本一份，据以执行。
寄合同的函，一般要先说明制作合同的依据，即双方磋商中关键函电的内容。其次说明所寄合同编号及份数，提醒对方仔细审阅合同条款，如发现问题及时提出。最后要求对方签署后退回一份。
这类函一定要注明附件。
对方收到合同后审阅无误签署退寄时所写的函。这种内容的函要说明按对方要求已及时将合同签署并已退寄一份。其次催对方备货并保证及时开出信用证。结束时可对合作顺利表示谢意。
【例文】
建立贸易关系的函
从联合国技术信息促进系统（TIPS）获悉，贵公司对中国中药材感兴趣，我公司已于昨天将商品目录邮出，待接到贵公司询盘后，即报××到岸价，我公司名称和地址为：中国医药保健品进出口公司××省分公司，中国××市××路××号。
电子邮挂号：××
电传：××××××
传真：×××－×××××××
询盘函件
【例文1】
我社多年来一直从事中国石板料进口业务，请将贵公司经营石板料的品种、规格告诉我社，我社将长期稳定购买。希望双方合作愉快。
【例文2】
现敝公司需求湿猪皮，每月平均需求量约50000张，若贵公司有供请报盘。
【例文3】
贵公司×月×日来函及所寄商品目录收悉。感谢贵公司愿同敝公司建立业务关系的良好愿望。目前，敝公司对红枣、老观草、关黄柏感兴趣，请各报200公担最低价。盼尽快回复。
【例文4】
贵方12月14日函悉。
我方欲定购300公吨10-40mm颗粒的脱胶骨粒，请报到岸价。望双方合作愉快。