商务人士不管面对什么样的人,都要善于使用让对方高兴的夸奖方式。注意理由和时机去夸奖别人,和周围的人一起创造让工作顺利进行的环境吧。
提高与周围人的协调性之九 和上司形成有建设性的关系对于你来说,上司和部下的关系是什么?
过去在项目中一起共事的M先生把这种关系表达为“是同乘一条船的伙伴”。船向着目的地前进,有时海上会起风浪,船上的成员要一起合作,控制船不偏离前进方向。
上司也能和部下一样带着相同的目的处理工作。在合作关系之下,上司基本上不会向部下发出单方面的指示命令。为什么?这是因为,上司的语言是为了帮助部下达到目的,而部下建议的作用是让上司注意到更好的方法。
如果你有上司或同事,要了解对方的行动目的,检查是否采取了最佳的操舵方式。如果你有部下,要传达自己的想法,磨合彼此的目的意识。
A课长:小B,下周的报告书,内容那么写是不行的。客户需要的并不是这样的话。
小B:作业现场关心的就是这个报告内容,不拿出来怎么办?
A课长:好了,修改吧。我认为不行。
小B:那好吧,那就改了吧,不过发生什么事我可不会说明,到时候课长你自己处理。
记忆要点
站在上司的立场,是为了“帮助部下达成目的”,而从部下的立场出发,是为了“让上司意识到更好的方法”,这样来传达自己的想法磨合目的意识。
如果A课长站在大局的立场传达自己的意见,补充完整意图:“要制作能够让客户的上层领导有印象的报告书。”小B也会补充自己的意思:“添加上作业现场应该注意的点,内容就会更具体。”这样双方的对话就会变得积极了。
如果上司和部下之间形成相互反馈的关系,组织中不合理的交流(包括职场暴力)就会消失,就可以酿成开明良好的企业文化氛围。
承受压力之一 积极的姿态可以打破僵局
如果接连不断地工作,有时就会因为繁重的工作使得肉体和精神疲惫至极。
还没有达到目标的销售代表、结算时期的经理负责人、人事评估时期的人事负责人、商战时期的零售负责人以及其他大项目中为了迎来佳境的人们,都在限定的时间内为了达到目标而全力以赴地工作着。
这也是许多问题和课题堆积如山的时期,如果能够以积极的姿态去面对,会成为大大地促成你进步的机会。
积极地应对艰难境况的要领是依靠感性而非理性,要把眼前的事情当成令人期待的事情来面对。非常喜欢读书的人、沉迷于游戏的人,让他24小时只做那件事他也不会感到厌倦;非常喜欢旅行的人,要他经历24小时以上的乘车以及换乘去目的地,他也不会踌躇。
记忆要点
为了度过一时的繁忙期,把眼前的事情当成令人期待的事情来面对,带着“充分享受这个节日的整个过程吧”这样的心情,让自己兴奋起来。
如果你在学生时代曾有因为文化节等活动而情绪高涨的经历,请回想一下举办之前的准备阶段。虽然每天专心致志地为准备而忙碌,是不是反而很奇妙地会有一种充实感?
活动前夜的兴奋状况适合繁忙工作的现今状况,带着“充分享受这个节日的整个过程吧”这样的心情,让自己兴奋起来,就很容易度过困难时期了。
这是度过一时繁忙的思维方法,如果你经常因为繁重工作处于辛苦奔忙的状况之中,那么把它设定为应当解决的问题,然后想办法来减轻原本的业务负担吧。
承受压力之二 常常思考“接下来该怎么做”
A课长:你打算怎么办?这样下去可就不妙了。
小B:非常抱歉,和销售代表的合作出现了问题,接受的订单比库存多出很多。
A课长:这我知道,你打算怎么办?
小B:对不起……
A课长:好了好了,这件事我来处理吧。马上去别的厂家买货。这样可能会损失100万日元……小B不仅在工作上失败了,而且被A课长斥责,工作被接管了。认为没办法了是很简单,但是小B改变态度能让对方消极的压力朝着有建设性的方向变化。
最初从A课长那儿受到诘问时,简短的道歉是很好的,但是之后又继续说出一堆借口,这就是一种失败的行为了,A课长寻求的是能够解决问题的提案。因此,小B不应该重复反省,而是应该像下一段对话中那样应对。
例如,像下面这样提出了可取的选择项,为了掌握话语的主导权,有效的做法就是把握事情的走向。
记忆要点
即使置身于不利的局面,也要提出不让其继续恶化或者可以改善的行动。
和最初的例子不同,小B能够得到挽回的机会。如果事态就这样平息,就能得到认可和一定的好评:面对麻烦没有逃避,选择了面对。
就算置身于不利的局面,也要保持一种积极的姿态,不让事情继续恶化,或者提出可以改善的行动。
小B:“很抱歉。我在想是取消超出库存的订单,还是从其他公司采购。”
A课长:“取消订单不好,会降低信用,不可选。”
小B:“那么就马上从别的公司采购不够的部分吧,虽然会产生100万日元左右的追加费用,但是该怎么处理以后再商量吧。”
A课长:“是啊,目前先全力解决问题吧。”
支撑自己成长之一 目标是冲刺
工作进度大致可以分为冲刺型和追赶型。前者是从开始解决问题的那一刻起就全力以赴地面对工作、最开始的一周先把报告资料和整理资料做好的类型。后者是临近期限之前,先做别的工作,往后拖延的类型。
记忆要点
被委任新工作时,最开始的一周集中精力投入,让人看到你比谁都热心工作的姿态,通过强化先入观进行自我推销,提高别人对你的评价。
即使最终的工作成果一样,但在优缺点上是有差别的。
大部分对别人的工作态度作评价的人,在工作初期阶段的一周左右时间会给对方作出临时评价,再根据这之后的工作态度进行轻微修改。例如,初期阶段的评价有10个级别,如果临时评价为5,那么之后的轻微修改会有1~2的变化,因此,初期被评价为5的人,如果没有很好的成果,就不会达到8以上,初期评价为8的人,只要不犯很大的错误,就不会降到8以下。
站在这个角度来看,最开始的一周让别人看到你比谁都热心工作的姿态,就能够提高别人对你的最初评价。在这一周里准备比谁都多的资料来工作,肯定能作出一定贡献。看到你的工作成果,你的上司也会感动于你的工作态度,会深信“这个人是不会偷工减料的类型”,以后的工作中即使落下来了,也会好意地看待你,认为“连他都是这种速度,别人肯定要花更多时间”。
这在心理学用语中被称作积极的光环效应,通过强化先入观来进行自我推销。
被分配新工作时,集中精神解决问题,以期通过冲刺方式提高别人对自己的评价。
支撑自己成长之二 选择榜样,模仿优点
让自己快速成长的捷径就是找到一个在某方面比自己优秀的人,模仿他的优点。
我们知道日语中的模仿之词是由学习转化而来的,看到某一个做得很好的人的影子,就会自己也想成为那样,所以想尝试着挑战一下看看自己行不行,为此去行动,这会成为成长的原点。从书籍中学习技术窍门也有助于自己成长,但是有一个榜样存在的时候能够更快领悟。
不过,我不建议毫无选择地去模仿。即使你想模仿很少见面的人的技术,但是实际看到他怎么做的机会很少,也没办法模仿,即使从每天见面的人中选择,也不见得就有让你感觉到有魅力的人。即使你想“像那个人一样行动”,但如果和自己相差太多,想模仿也很困难,改变所带来的压力会太过强烈。
记忆要点
为了更高效地自我成长,不选择那些没有交集/没有魅力/不同类型/不欢迎你成长的人做自己的榜样。
不适合成为榜样(目标对象)的人
支撑自己成长之三 在团队之外拥有导师
即使在工作上可以一帆风顺的人,也有可能置身于理不清的环境,或者面临超出自己能力范围的难题。在那种困难的境况下,你依靠的人会是谁呢?
你脑海里联想起的人,如果只包含和现在的工作有关系的人,就应该从有直属的前辈和上司的团队或者在集体以外寻找导师了。
所谓的导师是指在某一特殊的领域,有成熟的经验和技巧,可以灵活运用并且可以给你建议的一种存在。虽然说,做着同样工作的前辈和上司也满足导师的条件,但是团队内部的导师,有可能在你真的陷入困难境况的时候也没办法帮助你。
假设你所在的团队,每周都会发生通宵工作的情况,严重的时候有可能假期也不会休息,团队全体成员都疲惫不堪的时候,你向团队领导提出改进方案,但是对方会毫不理睬地说:“只做交代给你的事情吧。”这种状况下你能做什么呢?
如果你的导师只是在团队内,这个问题就没办法解决。但是,如果在团队外部有导师,就另当别论了。
例如,可以环顾公司里其他的团队,在公司内部聚会上认识在同样困境中摆脱出来的人,请他把他的上司介绍给你。
或者也可以寻找并参加业界活动或志愿者学习会,找到经历过同样境遇的老手,和他相识。这样就可以询问来自第三方的客观意见,尝试着用它说服自己的上司。如果是公司内部有权势的人,为了改善状况,可以试着从外部寻求改变途径。
记忆要点
由于只靠与自己工作有直接关系的人,无法真正摆脱困境,所以要寻找在团队外部可以给你建设性意见,并帮助你改善行为的导师。
不要选择与自己工作有直接关系的人,而是要从外部寻找可以给你建议并且帮助你改善的人作为导师,这样,就可以减轻自己情况严重时煎熬的痛苦。
支撑自己成长之四 寻找职场外的团体
“在公司中积累经验,在公司中扩展人际关系。”
在自己所属的公司工作的人,大多认为这是理所当然的事情,但商务人士不会把这当成是理所当然的事。
记忆要点
你可以去参加活动寻找业界的同伴,或者以“想磨炼自己的专业性”和“学习会”为关键词在网络上检索,然后去加入外部的团体。
意识到就社5的人,只会在公司内部寻找拓展自己的专业性和商务技能的机会,但是,有就业思维的人,会积极地与其他公司的专业人士进行交流。
理由很简单,“就社思维”的人,由于是在公司内寻找自己活跃的场所,即使原本和公司以外的人不认识也不会特别烦恼。反而与公司内有实力者和有识之士产生关联就变得很重要,自然就会只面向公司内。
然而,“就业思维”的人会重视自己的专业性。与其在公司内寻找专业性,倒不如去公司外专业性的团体和活动上露面,反而能够更快找到自己想要的。因为在公司外的团体活动上与人交流的机会多,这样就可以得到不受公司组织束缚的人际联系。
我对IT业有兴趣,正在收集有助于咨询业务的信息。因此就会积极地去IT行业的活动上露面,也会去参加与当时认识的人有关的志愿者学习会。
你可以像我一样去参加活动寻找业界的同伴,还有一种方法是以“想磨炼自己的专业性”和“学习会”为关键词在网络上检索,然后去加入外部的团体,可能你会找到很多的学习机会。
不存在一生安泰的公司。全世界的企业都是在景气时增员,不景气时裁员。因此,员工没办法长久留在一个公司的时代已经到来。