（4）准确性。建议的准备与否，直接关系到领导决策的正误，关系到本单位的建设和事业发展的成败。所以，建议要准确地反映事物的本质和内在规律，准确体现领导的意图，准确地体现党中央的指示精神。建议中应力避“也许、可能、或许、似乎、好像、差不多、大概”之类的言辞，要准确无误，简明恳切，不含糊其词和模棱两可。
（5）针对性。一条好的建议应有现实指导意义，能解决现实中的一些重点和难点问题。这样，建议的针对性才强，才能被领导采纳。
（6）创造性。敢于标新立异的建议，具有独到的见解。秘书人员提建议应该想别人没有想过的问题，涉足别人未曾涉足的领域，研究别人没有研究过的问题。
（7）可行性。有些建议之所以不能转化为实际效果，其中很重要的原因是缺乏可操作性，无法应用。所以，秘书人员提建议，应该把重点放在研究和探讨一些具体、实在、管用的对策和办法上，特别是针对一些重大现实问题，在广泛地调查研究的基础上，及时地向领导提出可供选择的具体实施措施和办法。在领导和单位遇到难以解决的棘手问题时，主动地提供突破难题的方案或意见。
2.要灵活采用提建议的方式
一个好的建议，能否被领导采纳，不仅要看建议本身的价值如何，还要看用什么方式向领导提出。所以，秘书人员要灵活采用提建议的方式。
（1）口述式。这是秘书人员最常见的提建议的方式。通常在讨论问题、领导当面征询有关事宜时采用。秘书人员口述建议时，要注意运用准确的词语和尽量标准的语音，以平和谦恭的语气，自如地把自己的建议表达出来。
（2）文字式。这是秘书人员提建议的基本表达方式。通常对一些说理性比较强的问题，或者需要给领导留出时间进行思考的问题，或者需要留有字据备查的问题等，采用此种建议方式。采用这种建议方式时，文字长短，应以说明问题为宜，力求言简意赅。
（3）动作式。通常在不便口述和文字表述的情况下采用。这种建议方式，一般是秘书人员与领导比较熟悉，相互之间可以不拘小节，通过动作便能使领导“茅塞顿开”。比如，在领导进行案头工作时，秘书可以用点一下铅笔的动作向领导提出建议；当领导答复某个单位或个人的请示时，秘书人员可以用点头或摇头的动作向领导提出建议。
（4）直表式。秘书人员直截了当地向领导表述自己建议的方法称为直表式。
这种方式适用于时效性、操作性很强的建议事项。秘书人员提建议时，要用肯定的语气、确切的言辞，三言两语就要切中要害、挑明主题。
（5）暗喻式。这是通过比喻等手法暗示自己的观点，表明自己的建议。这种方式通常适用于那些较固执、难通融的领导和在不便于直表的场合下采用。这就需要秘书人员注意了解和掌握领导的决策习惯和性格特点，善于从侧面使领导领会建议的正确用意。
（6）提醒式。这是秘书人员针对领导对某一问题的疑问和忽略，适时给领导以提醒，或者让其关注，或者让其明了。这种“敲边鼓”的做法，便于引起领导的兴趣和激发领导的灵感。当然，秘书人员提醒时不可啰嗦，更不可盛气凌人，要三言两语，点到为止。
（7）多案式。就是同时给领导提出有不同结构的多种建议以便领导选择。一般情况下，对那些认定性很强的建议事项，只提一个建议案即可。但对一些比较重要而又难以把握，特别是利弊条件相当的建议事项，秘书人员应提两个以上的建议案供领导参考。在确立此类建议时，秘书人员要注意分析各种建议案的优劣程度，并敲定一个主导建议案及基本案，其他可作为第二案、第三案等。在向领导提建议时，要谈出自己的倾向性意见，以便领导拍板定案。
（8）资料式。是指领导决策形成过程中，秘书人员经常地给领导提供各种咨询资料。这种资料，要紧紧围绕领导的决策内容，具有很强的针对性，做到有观点、有例证、有分析、有结论，切忌琐碎而不加选择地照搬、照抄、照送。
（9）修饰式。是指领导决策基本确定时，秘书人员围绕领导意图作修饰和补充性建议。这就需要秘书人员在不违背领导原意的基础上，创造性地添补、润色，意在使领导的决策更趋完善。
3.要恰当掌握提建议的时机
一是领导需要时。即领导在百思不得其解或急需拿出对策时，秘书人员应不失时机地向领导提出建议。二是领导征询时。这时往往是领导为了印证自己的决策或是为了锻炼和提高秘书人员的谋划能力。三是领导情绪特别好、兴致特别高时。往往对建议的采纳率很高，而秘书此时就要抓住这发表意见和建议的大好时机。四是危急关头时。诸如接受紧急、危难任务后，秘书人员应根据本单位所担负的任务性质，快速向领导提出如何执行等建议事项。特别是在紧急关头，秘书人员应根据实际情况和已有的经验，大胆地向领导陈述应该采取的对策。五是任务转换时。每当单位任务变更，通常要领导进行决策，拿出措施和办法。此时，秘书人员要有高度的预见性和参与意识，向领导及时谈出自己的主张，保障领导适时地采取新的方法和步骤。
为了便于掌握提出建议的良好时机，秘书人员要注意了解领导的特点。如有的领导形成决策快速敏捷，有的领导决策的形成过程相对较长；有的领导性格急躁，有的领导则性格平稳等。如果秘书人员不了解领导的决策习惯和性格特点，在领导精力高度集中时，冒昧地提出一些建议，尽管这些建议并不错，也难以被领导采纳，还可能干扰领导的工作。相反，如果秘书人员掌握了领导的习惯和特点，并据此准备好建议，适时向领导提出，就可能被采纳。
平时，秘书人员还要注意与领导建立良好的关系，使领导对建议有信任感，以便在向领导进言时相对地可不顾及时机，这是保证建议被采纳的一个重要条件。
要取得领导的信任，对秘书人员来说，一是对自己的每条建议都要持慎重的态度，尽可能地提高建议的质量；二是养成敢于坚持正确建议的品格，尤其是在关键时刻，对一些重大问题，当确信自己的建议正确、重要时，要敢于申述自己的建议，以避免领导决策失误；三是要实事求是，知之为知之，不知为不知。只有这样，建议才能被领导所重视。长此以往，领导对秘书人员的信任感就会建立起来，从而为以后随时向领导提出建议打下基础。
4.要恰当使用建议的次数
关于提建议的次数，多有“三次建议权”之说。
秘书人员在使用建议次数时要注意把握以下几点。
（1）不能无意义地重复建议
通常，当秘书的建议未被领导采纳时，除由于对所提的建议的认识需进一步加深或情况发生变化，经过补充新的内容加以修正完善后，在必要时再次提的重复。
一般不要连续提出内容相同或相近的建议，进行无意义的重复。秘书人员的建议未被领导采纳，就要认真进行反思，查找参不力、谋不深的原因，进一步加深对领导意图的理解，切不可自谓高明，反复申辩。同时也不要因为建议未被领导采纳而积怨气、发牢骚。这就需要秘书人员要有自知之明，特别要认清自己的身份以及“服从”的天职，懂得据“理”持强、反复争辩往往适得其反的道理。并加强个性修养，尤其是在领导拒绝自己时能欣然接受，愉快服从，仍旧恪尽职守。
（2）不能盲目地乱提建议
作为秘书人员，提建议时既要积极，又要稳妥，切不可随心所欲地乱提一气。
然而，有的秘书人员从另一个角度提出建议被领导否定后，不加思考地又从另一个角度提出建议，一而再、再而三地乱提，具有很大的盲目性。同样的一条建议，只要突出建议的价值和讲究提建议的艺术，一次建议可能被领导采纳，反之，即使接二连三地提建议，次数再多，也可能不被领导采用。这就要求秘书人员一定珍惜建议权，着力在提高建议的质量和命中率上下功夫。一方面要养成深思熟虑的良好习惯，力求建议的科学性和合理性；另一方面要审慎、稳重，避免盲目性和随意性。
（3）不能机械地限定建议次数
由于秘书工作涉及面广，内部分工较细，即使分管的工作有大有小、有急有缓以及有性质上的差异，对秘书人员所建议的次数，不能通用一个标准衡量，应该区别对待。比如，对某项节奏快、历时短的工作，秘书人员可能只有一次提建议的机会，建议过时，劳而无功。也就是说只有一次建议权；对于集体建议或有序的多个建议的工作，对于需要反复研究甚至展开争鸣的工作，秘书人员提建议的机会是很多的，也就是说可以有多次建议权。因此，不能机械地、硬性地规定建议权的使用次数，应根据实际情况而定。
（摘自刘春国《怎样向领导提建议》，吴欢章主编的《秘书技能》，上海文化出版社2007年版）
任务二 秘书口才的思维能力训练
学习目标
通过本项目训练，结合实际，使学生掌握秘书思维的深刻性、独创性、批判性等特征，做到在工作中思维敏捷，强化语言表达能力，以利于工作的开展。
知识目标
通过讲授思维的能力结构、证明与反驳的方法、逻辑推理的相关技巧，使学生掌握思维的一般规律。
能力目标
根据学习目标，按照思维的规律特征，结合思维训练的方式、方法，运用具体话题，采取重点强化训练的手段，指导学生掌握思维创造性、批判性的技巧并感受良好思维能力的内在魅力，以逻辑思维为基础，进一步提高学生的口头表达能力，以更有利于今后的学习和工作实践。
参考课时
4学时
导入案例
在美国的普林斯顿大学，一个男孩深深地爱上了一个女孩。但是，他一直不知道该如何向她表白，因为，他怕拒绝。一天，他终于想到接近女孩的好方法，于是，他鼓起勇气，向正在校园里读书的女孩走去。他对女孩说：“你好，我在这张纸条上写了一句关于你的话，如果你觉得我写的是事实，那么麻烦你送我一张你的照片好吗？”
女孩立即想到，这又是一个找借口追求自己的男孩。她想：无论他写什么，只要自己说不是事实，这样就可以了吗？于是，女孩欣然答应了男孩的请求。
“如果我说的不是事实，你千万不要把你的照片送给我！”男孩急忙说。
“那当然！”女孩俏皮地回答。
男孩把那张字条递给女孩。女孩胸有成竹地打开字条。但是，随即她却皱起了眉头，因为，她绞尽脑汁也想不出拒绝男孩的方法，只好把自己的照片送到男孩的手中。
那个聪明的男孩究竟写了什么呢？其实，他写的只不过是一句极其简单的话：“你不会吻我，也不想把你的照片给我。”
这个智慧的男孩名叫罗纳德·斯穆里安。后来，他成为美国着名的逻辑学家，而那个女孩，成了他的妻子。
理论知识
秘书工作的性质决定秘书人员应当加强语言能力、逻辑能力、思辨能力、认识能力、领会能力等诸种能力的训练。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂，越需要语言加以正确表达，词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个秘书人员，既要不断同领导人打交道，又要不断同各种普通人员打交道，如缺乏思维训练，其语言表达能力低，就会影响智能的发挥。
一、秘书思维的基本素质及训练
（一）秘书思维基本素质
思维素质，实质是人的思维的个性特征。思维素质反映了每个个体智力或思维水平的差异，秘书的思维素质主要包括深刻性、灵活性、独创性、批判性和敏捷性五个方面。
1.深刻性
深刻性是指思维活动的抽象程度和逻辑水平，涉及思维活动的广度、深度和难度。人类的思维主要是言语思维，是抽象理性的认识。在感性材料的基础上，去粗取精、去伪存真，由此及彼、由表及里，进而抓住事物的本质与内在联系，认识事物的规律性。个体在这个过程中，表现出深刻性的差异。思维的深刻性集中表现为在智力活动中深入思考问题，善于概括归类，逻辑抽象性强，善于抓住事物的本质和规律，开展系统的理解活动，善于预见事物的发展进程。超常智力的人抽象概括能力高，低常智力的人往往只是停留在直观水平上。
2.灵活性
灵活性是指思维活动的灵活程度。它的特点包括：一是思维起点灵活，即从不同角度、方向、方面，能用多种方法来解决问题；二是思维过程灵活，从分析到综合，从综合到分析，全面而灵活地作“综合的分析”；三是概括-迁移能力强，运用规律的自觉性高；四是善于组合分析，伸缩性大；五是思维的结果往往是多种合理而灵活的结论，不仅仅有量的区别，而且有质的区别。灵活性反映了智力的“迁移”，如我们平时说的“举一反三”、“运用自如”等。灵活性强的人，智力方向灵活，善于从不同的角度与方面起步思考问题，能较全面地分析、思考问题，解决问题。
3.独创性
独创性即思维活动的创造性。在实践中，除善于发现问题、思考问题外，更重要的是要创造性地解决问题。人类的发展，科学的发展，其发明、发现、创新，都离不开思维的独创性品质。独创性源于主体对知识经验或思维材料高度概括后集中而系统的迁移，进行新颖的组合分析，找出新异的层次和交结点。概括性越高，知识系统性越强，伸缩性越大，迁移性越灵活，注意力越集中，则独创性就越突出。