一、树立高标准的秘书口才意识
（一）秘书工作的职能决定了秘书需要口才
任何机关、企事业单位的组织系统都是由领导部门、职能部门和秘书部门（办公部门）三种机构组成的。领导工作的职责在于决策和组织指挥，是决策机构；职能部门在于具体贯彻执行领导的决策和处理各种业务，是执行机构。决策机构和执行机构需要上下沟通、信息反馈；各职能部门之间需要互通信息、平衡协调；本单位与各有关单位也需要信息交流、相互联系。秘书部门的职能就在于承上启下、协调左右、沟通内外、传递信息。在日常工作中，秘书要调查研究、汇报情况、传达指示、提出建议、协调商谈、应对宾客、电话联络等，所有这些工作职责说明，秘书工作除了一部分要使用文字外，大量使用的是口头语言，秘书不仅要“妙笔生花”，还要“能说会道”，因此秘书的口语表达能力不可忽视。
（二）秘书必须善于说话
善于说话有利于协调关系，有利于信息的快捷传递，有利于树立单位的良好形象。秘书变成为善说者，应从以下几方面去努力。
1.去虚假，讲真话
秘书人员在领导身边直接为决策服务，无论是提供信息、协调关系，还是处理事务、解决矛盾，都应去虚假、讲真话。
首先要以真挚的感情说话，便于缩短与听者的距离，让人感到你是真诚、可信赖的。最重要的是，不论情况是好是坏，是喜是忧，都应如实地向组织反映。有时候，忧信息对领导的决策更为重要，它能帮助领导认清形势，“对症下药”。如美国前总统卡特在竞选时，他的高级参谋曾提醒说：“每三个选民几乎就有两个将拒绝卡特当总统。”这种把真实情况告诉上级，敢于报忧的勇气值得钦佩。事实证明，秘书只有正确处理好报喜与报忧的关系，如实反映情况，才能保证领导决策的正确。
说假话、大话、空话是同秘书的身份不相称的。
对领导的失误与缺点，如何规劝，更需讲究艺术。古代的幕僚谋士有许多成功的经验可供我们借鉴。如汉成帝的谏官朱云，发现成帝的老师张禹，官封安昌侯，为人飞扬跋扈，贪赃枉法，朝廷无人敢上奏弹劾他，朱云决心冒死进谏。他向皇上列举了张禹的几大罪状，要求皇上依法处斩。汉成帝不仅没有责备张禹，反而下令要将朱云斩首。朱云慷慨陈词，他一手抓紧殿中的栏杆，一边责备成帝：“我死不足惜，但你圣明的朝廷，为何竟容得下这样的贪官做贤师？”他把栏杆都拉断了仍不屈服，终于使汉成帝认错，并处斩了张禹。秘书不仅要有“敢言”的决心，还应有“善言”的艺术，这样才是一个优秀的秘书。
2.去武断，有分寸
秘书特殊的工作性质和工作环境，要求他们说话时应把握分寸，避免简单、片面、主观和武断。在有些情况下，多说一句添乱，少说一句欠缺。说深了，难以拔出；说浅了，不能奏效。分寸的把握较为复杂，涉及思想认识及语言运用等多方面因素。看问题不武断，是掌握分寸的前提。比如下级请求批准某项工程，领导因资金等问题不好解决，正在分析研究、全面衡量，此时下级询问结果，如果秘书回答：“这项工程领导不批。”这就是主观武断。假如领导最终批准了，秘书就很被动。秘书对这种情况应留有余地，可以这样说：“此事正在研究，很快将正式答复你们。”
说话有分寸，实际上是讲究表达艺术。话说出来要让人乐于接受，听得顺耳。
特别是对重要问题的说明，需要格外注意措辞。为了使话说得有分寸，秘书有时还得借助委婉含蓄的表现手法。特别是对一些重大、敏感、不便直说但又不得不说的事情，采用商量询问的语气，能够避免被动。
3.去繁冗，讲效率
秘书说话，必须简洁明确，注意效果。比如有位秘书向人介绍厂里一位女工：“她现在34岁。进厂时才17岁，是我们厂刚建8号车间那会，那是1985年……”
这里，他把推想女工年龄的过程都说出来了，这是多余的。“时间就是金钱，效率就是生命。”秘书要顺应时代潮流讲“短话”，使自己讲出的话一语中的、逻辑严密，要用最少量的语词传递尽可能多的信息，使得说话耗费的时间与说话效果成正比，提高效率。
秘书说话要为听者着想，不能浪费对方时间。秘书接到上级办公室电话通知向领导汇报时，要以最快的速度把这一信息概括地输送给领导，而后再依时间、地点、主持人和会议内容的顺序述说。例如说：“局长，县办有会议通知。10日上午9点在县政府第五会议室召开工资调整会议，由黎县长主持。”这样的传达给人一种精练的感觉。汇报工作时，如果用一句话可以说清的问题，用了两句乃至三句，不仅会耽误领导的时间，汇报的主旨还可能被废话淹没，贻误工作。
为了提高说话的效率，应当精心选词，使之以一当十，“言”半功倍。秘书还应注意在说话时少用修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句，不带“这个”、“那个”等口头禅，做到通俗易懂，直抒胸臆。比如，办公室主任对秘书说：“这个会你就不必参加了——如果这份稿子没写完的话。”秘书先听到的是不让参加会议，在未听清原因时，有可能产生误解。现代社会生活的快节奏，还要求秘书长话短说，对所说的内容要分清主次，确定详略，有点有面，努力提高说短话的能力。
4.去尴尬，善机变
秘书的辅助地位及秘书工作的被动性，决定了秘书说话的语境千变万化，经常出现始料未及的情况，这时就需要临场调整内容，改变方式，机敏、巧妙地应付意外，以避免尴尬和失误。如：
阳光公司副总经理盛家禄因一项对外业务，与总经理黎云发生了争执；第二天，副总经理同戈秘书出差，在路上说起他与黎总的分歧，显而易见他是想得到秘书对他的支持与同情。此时，如果秘书说话不注意，就会使两人都陷入尴尬的境地。戈秘书从维护领导之间的团结出发，深情地对盛副总经理说：“上帝真是青睐我们阳光公司，让您和黎总一同降临我们公司。你们俩各有千秋，一个雷厉风行，一个和风细雨，真可谓珠联璧合。你们在一起相得益彰，我们阳光公司天天充满阳光。”戈秘书恰到好处的语言，促进了领导之间矛盾的化解。
秘书接触的众多对象中，难免有修养差、偏激执拗的人；或有意刁难、出言不逊；或自以为是、以势压人；或观点不同、故意添乱。对于这些复杂或突然出现的情况，秘书应处变不惊、镇定自若、应变适当。这种机变，不是见风使舵、八面玲珑的投机取巧，而是原则性与灵活性相结合的随机应变。当别人打听秘密时，应采用婉转拒绝的技巧，既不伤和气，又获得理解。如有人问：“今年年终奖发多少？”可以回答：“怎么？又想增加私房钱的数目了。你现在究竟有多少私房钱？”既保守了机密，又不致损害人际关系。
总之，现代秘书要胜任工作，就必须重视说话，注意语言技巧，善于说话。会办事、会写文章、会说话的秘书，才是称职的秘书。
二、适时牢记“秘书身份”
作为一名合格的秘书，必须要有很好的职业悟性。做到眼里时刻有活，心中时刻有他人，特别是要有秘书的职业自觉意识。职业自觉意识要求秘书在任何时间、任何场合都能自然本能地显现出个人的秘书修养，时刻以“我是秘书”进行自我规范和约束。
纵观陈希同、王宝森案件以及铁英、黄超案件，发现他们有惊人的相似之处：首长和秘书双双落马。
这些触目惊心的问题，不是一句“臭味相投”就可以解释的。分析原因，有领导方面的，也有秘书自身的。
王宝森的秘书阎振利最为典型。他原来是市财政局的干部，曾因偷盗摩托车，被公安机关拘留，受过处分。据说，当时任市财政局长的王宝森对其并无好感。但阎振利很会“来事儿”，他“积极报名支援西藏建设”。每次回家休假总要去看望王宝森，还带上些“土特产”。还帮王宝森安装浴盆、买电视机，揽下了王宝森的不少家务事。一来二去，赢得了王宝森的好感。王当上了副市长，阎振利从西藏返京后，王便辞去了原秘书，点名要来阎振利。
阎自恃是王的秘书，称王称霸，随意扣押请示报告，代替王发号施令。有一次竟擅自从海淀区财政局拿走20万元支票说“到时候有市财政局还”。
由此可见，一个称职的秘书同样是工作取得良好效果的关键。秘书人员应具备强烈的“身份”意识。
（一）要有平常心
秘书的职位很特殊，虽然不属于管理者和决策者，但因为工作直接对领导负责，所以常常给人一人之下、众人之上的错觉。正因如此，秘书才要保持一颗平常心：我只是单位的一名普通职员，我服务于我的工作。其他的我什么也不是。否则，很容易越俎代庖。
（二）强化工作能力
要爱岗敬业，工作脚踏实地，在工作中不断提升自己的素质，对自己负责的事情拿得起、放得下。要淡化自己的身份，时刻牢记秘书的天职只是做好领导的后勤。你唯一的标识就是你的能力。
（三）口风要紧
不该问的事不问，不该说的话不说。因为工作性质的关系，秘书的资讯会比较灵通一些，对领导的公事私事会知道很多，聪明的人都信奉有时候知道得越少越安全，当你不得不知道时，只能三缄其口才能明哲保身。不要向同事卖弄你的消息灵通，也不要不小心把同事的秘密说给上司听。
（四）善于人际沟通
秘书最重要的职能是上传下达。因为各种条件和因素的限制，领导和职工之间会出现不能很好地沟通和了解的情况，有时候一点点小误会也会严重影响团队之间的关系甚至工作的运作。这时候，秘书应该及时沟通，动之以情，晓之以理，把事情说清楚。两头煽风点火最要不得。
三、准确把握说话分寸：因人而异，因地而宜
在这个世界上，变是永恒的法则，如果你能做到见什么人说什么话，到什么时候说什么话，在什么位置上说什么话，遇什么场合说什么话，那就是达到了说话的变通境界。
（一）弹琴要看听众，说话要看对象
人们每天都在说话，且说话总是双向的，不论是在公共场合发表演讲，还是和别人随意交谈，除了说话的自己（说话人）以外，还有说话的对象（听话人）。所以，说话人就不能自己想说什么就说什么，说话时要看对象，从对象的不同特点出发，说不同的话，见什么人说什么话，从而营造和谐、融洽的气氛，更好地达到说话的目的。
所谓对象，一是指说话人。不同的说话人，地位、身份、性格、爱好、文化水平等都有差异，因此，同一内容，可用不同的语言来表达。二是指听话人。不同的听话人各方面也有差异，就决定说话人要根据听话人的不同情况采用不同的语言来表达。这就是所谓说话要看对象。
朱元璋做了皇帝。一天，他以前的一位苦难朋友从乡下赶到京城去找他，并对他说：“我主万岁！当年微臣随驾扫荡芦州府，打破罐州城，汤元帅在逃，拿住豆将军，红孩儿当关，多亏菜将军。”
他说的话很好听，朱元璋心里当然很高兴。回想起来，也隐约记得他的说话里像是包含了一些从前的事情，所以立刻就封他为大官。
这时，朱的另外一个苦朋友得知了这个消息，他心想：“同是那时候一块儿玩的人，他去了既然有官做，我去当然也不会倒霉的吧？”他也就去了。
一见朱元璋的面，他就直通通的说：“我主万岁！还记得吗？从前，我们两个都替人家看牛，有一天，我们在芦花荡里，把偷来的豆子放在瓦罐里煮着。还没等煮熟，大家就抢着吃，罐子都被打破了，撒下一地的豆子，汤都泼在泥地里。你只顾从地下满把地抓豆子吃，不小心把红草叶子也一起吃进嘴里了，叶子卡在喉咙口，苦得你哭笑不得。还是我出的主意，叫你用青菜叶子放在手上一并吞下去，这样红草的叶子才一起下肚了……”
他说这些话，朱元璋嫌他太不会顾全体面，等不得听完就连声大叫：“推出去斩了！推出去斩了！”
可见，说话要看对象是多么重要。以前的朱元璋与当上皇帝后的不一样了，所以，说话的对象与以前的人也就不同了。在我们现代的生活中，如果不能做到说话看对象，轻则达不到自己想要的目的，严重的还会得罪一些本不该得罪的人，给自己今后的道路多添一些障碍。
说话要看对象，首先要对听话对象有所了解。对家人，对亲朋好友，你很熟悉，说话时自然会注意到不同特点。对初次相识的人，要做到这一点就不那么容易了。
性别、年龄，很好看出来，身份、职业、文化修养等，则必须通过言谈话语去了解。因此，与陌生人见面，不要急于先说，而要先倾听对方的话语。如果对方说话很直，不会拐弯抹角，你也应该坦诚、实在，想到什么就说出来；如果对方彬彬有礼，你也应该文雅、和气、谦逊；如果对方情绪低落，不爱说也不想听，你就应该少说几句，或者干脆不说。总之，在了解对象的基础上，说出的话要有礼貌、合适。其次说话时还有一个因素是不可忽视的，那就是说话对象的年龄。就说问岁数吧，对不同年龄段的人就要使用不同的问法：“你几岁了？”——问小孩；“你多大年纪？”——问同龄人；“您多大年纪了？”——问中青年；“您高寿？”或“您高龄？”——问七八十岁老人。
俗话说：“见什么菩萨卜什么卦，看什么人说什么话。”讲的就是这个道理。这里面有三点最值得注意。