办公自动化给社会带来巨大效益的同时，它的内容、形式和支撑技术也在不断变化和进步。本章将分别介绍办公自动化系统的基本功能、层次结构，城市信息系统，办公自动化系统在智能建筑中的实施以及一个典型办公自动化系统实例的分析。
6.1办公自动化与管理信息系统
传统的办公自动化系统按照其职能大致可分为3个层次，即事务处理级办公自动化系统、管理信息级办公自动化系统和决策支持级办公自动化系统。其中管理信息系统是整个传统办公自动化系统的基础。
6.1.1事务处理办公自动化系统
1.系统功能
在一个组织机构中，事务处理的主要内容是执行例行性的日常办公事务，涉及大量的基础性工作。这些工作大多由秘书级人员或办公室一般干部完成，在国外又称为秘书级办公事务。在一般的组织机构中，事务处理工作又可分为基本办公事务处理和行政事务处理两类。
1）基本办公事务处理的职能
基本办公事务处理的职能包括：文字文书处理、统计报表处理、文件收发、行文办理、邮件处理、文件复制、文档管理、图形图像处理、办公日程管理和数据采集等。
2）行政事务处理的职能
行政事务处理的职能包括与整个组织机构有关的公共事务处理职能，如行政管理、人事管理、劳资管理、财务管理、日用设施管理、房产管理、基建管理、后勤管理、会议室和办公用品管理等。
利用通信技术和计算机技术支持事务处理的项目有邮件系统、电子会议系统、计算机会议系统和国际联机信息检索系统等。
2.系统组成
事务处理办公系统由计算机硬软件设备、基本办公设备、简单通信设备和处理事务的数据库组成。
文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、数据库等。
针对这些常用的办公事务处理的应用可以做成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或数据共享，以提高办公事务处理效率。此外，在办公事务处理级上可以使用多种办公自动化系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、全文检索系统、光学汉字识别系统等。
在公用服务业、公司经营业务方面，逐步实现办公自动化，如售票系统、银行储蓄业务系统等。
事务处理办公自动化系统主要有以下几种结构形式。
1）微机结构。单机不具备计算机通信能力，主要靠人工信息方式及电信方式通信。适于单个办公室中的办公事务处理。
2）计算机终端网和微机工作站组成的系统，它是以中、小型机为处理中心，以微机为智能工作站的结构。它具有可靠性高和分级处理能力。系统的主要功能由处理中心实现，微机工作站完成文字处理和简单的数据处理工作，终端设备作为数据输入/输出装置和查询检索设备。
3）微机局域网结构。处理日常的办公，直接面向办公人员。
该系统主要由计算机软、硬件设备、简单通信设备和处理事务的数据库组成。
4）LAN与PABX结构。这是以计算机和程控交换机相结合的分布式处
理系统。它适于中等规模以上的用户。系统具有分布式处理能力，系统工作站安装灵活方便，可靠性高等特点，是比较理想的办公自动化系统结构。系统中的计算机主要承担办公事务处理和数据库服务；微机工作站承担用户各职能部门的文字处理和一般数据处理；程控交换机负责计算机的数据通信及电话系统的声音通信。该系统可以与局域网连接、组成局域网络；还可以组成局域网与PABX结合的系统。
6.1.2管理信息办公自动化系统
1.管理信息系统
管理信息系统是一个由人、计算机组成的能进行信息搜集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况：利用过去的数据预测未来；从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。
2.系统功能
管理信息办公自动化系统除具备事务处理办公自动化系统的全部功能外，主要增加了管理信息系统的功能：
1）能及时、全面地提供数据和信息，为决策提供信息支持。
2）准备和提供统一格式的信息，简化各种统计、分析工作，使信息成为共享资源。
3）对不同管理层次，及时全面地提供不同要求和不同程度的信息，以便在最短时间内进行分析，及时产生正确的控制。
4）利用数学方法和各种模型处理信息，以预测未来和科学地进行决策。
信息管理是一个现代化的组织机构在管理和经营工作上的重要手段，无论是政府机关的行政管理工作，还是公司企业的经营业务，都离不开信息管理。
政府机关信息管理的主要对象是政务信息管理。对于地方一级的政府来说，它主要涉及政治、经济、社会发展以及行政管理信息。由于政府机关和各有关厅、局、委、办等机构，以及和上下级政府机关之间在办公信息方面有较多联系，从办公信息系统的信息通信要求来考虑，应利用通信手段把这些机构的管理信息级办公自动化系统联成一个整体，以达到网络化、一体化的要求。
工厂企业的信息管理主要应围绕生产和经营活动进行。传统的企业管理信息系统(MIS)的对象就是生产和经营过程中的物资流和经济信息流；此外，还有工厂企业本身的行政管理等。
3.系统组成
管理信息办公自动化系统各个部门之间有较强的通信能力，可方便实现本部门微机网之间或与远程网之间的通信，其结构形式有三种，即三级网络结构、宽频带网结构和程控交换机通信网结构。
1）三级网络结构
中大型计算机是系统的核心部分，处于系统结构的最高层，完成管理信息系统的主要功能。
该系统在综合数据库和专业数据库的支持下，对计划、财政、建设、工交、统计等方面进行管理，从而为决策提供有利的支持；小型机处于系统结构的中层，完成对各终端和工作站的后援支持和与中心处理机的通信支持以及办公事务处理的各种功能；工作站和终端完成一般的文字处理和数据处理，以及数据的输入输出和信息的查询检索功能。这种结构具有非常强的分布处理能力和高可靠性。
2）宽频带局域网结构
该系统采用宽频带局域网将中、大型机和小型机连接起来，形成了三级网络结构。它们之间的层次关系不明显，属于隐形的三级网路结构。中大型机和小型机以平等地位连接在宽频带局域网上。这种结构可靠性高、分布处理能力强。
3）PABX 综合通信网结构
该系统是以程控专用交换机为通信枢纽的综合通信网。它具有安装灵活方便、可靠性高和综合通信等特点。该系统可以建立一个或若干个微型机局域网，也可以不设局域网，完全用小型机来代替。
6.1.3决策支持办公自动化系统
决策支持办公自动化系统(Decision Support System，简称DSS)。自70年代西方国家提出以来，由于其旨在帮助决策者提高决策能力和水平，提高决策的质量和效果，普遍受到银行界、企业界和信息技术界的关注和重视，这种新型的管理信息技术得到迅速发展，在西方工业国家现已进入普遍应用阶段。
计算机在管理中的应用，已由针对基本项业务进行数据处理的电子数据处理阶段(Electronic Data Processing，简称EDP)，发展到全面地、高效地处理事务的管理信息系统阶段(Management Information System，简称MIS）。由于管理的核心问题是决策，在前两种系统的的基础上，信息系统必须直接面向决策，于是，信息系统发展到新阶段——决策支持系统阶段。
1.系统功能
该类系统除具备事务型及管理型办公系统功能外，还应具备决策功能，即对办公机关，在诸如国民经济计划平衡、经济发展预测、经济效益预测、经济结构分析等有关国民经济和企业经济发展方面，建立决策系统的支持。与决策支持密切相关的是建立多种模型，包括经验模型和数字模型。
办公自动化系统中除了低层次的事务处理外，原则上都存在决策活动，系统中具有辅助决策能力的高低反映了该系统水平的高低。狭义的办公自动化系统及管理信息系统是以数据库为基础的，当然也是决策支持系统的基础，但作为一个较高水平的决策支持系统单以数据库为基础是不够的，应以模型库、方法库为基础。决策问题类型，由结构化问题上升到半结构化问题。进一步将发展到知识库系统和专家系统。
2.系统组成
1）计算机硬软件设备、办公用基本设备
本类系统计算机、办公用基本设备、办公应用软件与管理型办公系统基本相同，但这些设备一般在综合通信网或综合业务数字网支持下工作。
它的应用软件，则是在管理型办公系统的基础上，扩充了决策支持功能。在管理信息系统和办公事务处理系统的基础上，通过知识库和专家系统进行多种决策和判断，最终实现综合决策支持、如经济信息决策、经济计划决策、经济预测决策等系统，以及针对最高领导建立的某一业务领域的专家系统。
2）数据库
在管理型及事务型办公系统的基础上，加入综合数据库和大型知识库。
(1）综合数据库
把各种专业数据库的资料进行归纳处理，把与全局或系统目标有关的重要数据存入综合数据库。综合数据库还包括历史资料库。
(2）大型知识库
包括模型库、方法库和综合数据库。模型库、方法库存放各种模型和方法。
6.1.4电子数据交换系统EDI
电子数据交换系统EDI(Electronic Data Interchange)是利用计算机进行商务处理的一种方法，它用国际上公认的格式，将贸易、运输、银行、保险和海关等行业信息，通过计算机网络传输，使各相关部门、公司与企业之间进行数据交换和处理，并完成以贸易为中心的全部业务过程。
首先，将各种贸易单证通过计算机提取有效内容并加以翻译，使之成为一种国际标准化的电子信息。通过数字电信网络，将这些电子信息发送到EDI的中心交换机上，交换机进行一系列识别，同样通过数字电信网通知收方用户，收方用户就可以随时在交换机上获得这份文件。最后通过收方用户的反翻译器，用户所得到的就是一份完整的贸易单证，这样完成一次电子交换。全部过程不需要人工加入，避免了出错，又加快了处理速度，从而提高了准确性和快捷性。
1.EDI硬件
1）使用一台主机或中型机
2）使用一台PC机
3）使用PC机作为主机的前端处理机
4）一台中型机平台及专用化的EDI软件
2.EDI软件
EDI软件包括EDI中心软件和用户端软件。
1）EDI中心软件
EDI中心软件包括管理信息系统、网络计费系统、客户管理系统、安全保密系统、用户支持系统以及EDI通信服务软件。
2）EDI用户端软件
EDI用户端软件实现方法和具体功能不同，但都应该包括翻译软件和通信软件。
翻译软件把应用系统非标准的用户文件翻译成国际标准UN/EDIFACT文件，或把从EDI中心接收来的UN/EDIFACT文件反翻译成非标准用户文件，同时进行数据压缩、正确性检查等。
通信软件将已翻译成UN/EDIFACT标准的文件发送到EDI服务中心，或从EDI中心接收过来。
3.EDI应用 EDI的应用渗透到社会的各个领域，具体可分为4类：
1）订货信息系统
该系统用电子数据文件来传输订单、发货票和各种通知。这是一种最基本EDI系统，也称为贸易数据互换系统。
2）金融汇贷系统
它在银行和其它组织之间进行电子费用汇款。
3）交互式应答系统
它可应用在旅行社或航空公司，作为机票预定系统。这种EDI在应用时要询问到达某一目的地的航班，要求显示航班的时间、票价或其它事项，然后根据旅客的要求，确定航班，打印机票。
4）带有图形资料自动传输的EDI，最常见的是计算机辅助设计图形的自动传输系统。
6.2办公自动化与计算机网络技术
现代化的办公信息系统的两个主要技术支柱是数字通信技术和数据库系统。办公自动化系统现已发展到成熟的网络化阶段。借助计算机网络提供的数字通信，可以使办公自动化系统的数据库成分布式架构，从而使办公信息的存储分布更合理，并更为有效地加以利用。
网络化要求各子系统遵循开放性原则和采用标准通信协议，其优点是为使用者提供了方便快捷的信息服务，能发挥投资的最大效益，使系统具有更强的生命力，但同时也带来了网络的安全隐患。虽然网络本身可以遍布全球，但在网络中的信息只允许在一定范围和一定条件下共享。为此，必须加强各环节的安全保密措施。安全控制应从操作系统和信息系统及其应用平台实施，应能达到有操作系统级、文件级、数据库级、模块/功能级、字段级、邮件级、记录级和设计的读、写、改控制，还应提供文件、数据库、记录、邮件、字段的加密以及邮件的电子签名等方式的安全性控制措施。
下面介绍几种典型的基于网络的办公自动化系统。