书城成功励志现代生活百科:社交宝典
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第11章 面试礼仪精粹(1)

面试是让对方认识你的一场会议,问题不但可以直接提出,并且理当如此,是双方期待中的一场问答接力。不论你是提出多少的问题,或是提供多少答案,你是在表明一种立场,而掌握商业礼仪将可让你轻易达成预期目标。

有本相当风行的儿童书,书中曾问道:“礼貌有什么用途?”稚龄的读者所得到的答案是:“它让你变成一个值得认识的好人。”

当你在争取一个工作机会时,或为公司争取青年才俊之际,如果你的仪态使你成为一个值得认识的好人,你几乎已立于不败之地了。

面试时的要诀与禁忌

与坐在考桌对面的人相比,面试官如果以为自己高人一等,那简直是大错特错。虽然你手握决策权,且应试者的工作机会多少要取决于你的评鉴,但若能专注于眼前的工作,不挟身份地位而自重,更能将面试的任务做得圆满成功。

如果不断地强调自我的优越感,就很难成为一个值得认识的好人——自觉高人一等,就往往会认为没有必要去礼遇他人。

主考官的面试要领

先对应征者介绍自己。有名面试官没介绍自己,一见面就连珠炮般地问了求职者一大串问题,这名求职者其实十分优秀,但却禁不住开口问面试官究竟为何许人也。尴尬的开场委实毫没来由,面试官应礼貌地起身招呼应试者,直呼其名,一面也介绍自己的名字和头衔。如:

“莎莉·琼斯,我是莎拉·拉瑟贝,人力资源部主任,请坐。”

“马克·史密斯,我是布兰达·布莱尔,行销部副总的行政助理,请坐。”

仔细倾听。有名主管在面试技巧上下了一番功夫,非常强调要按照特定顺序来问问题,却忽视了自己该仔细聆听对方的答案。她自己的上司看了履历表后,对两名应征者特别感到兴趣,因而要她比较这两人的面试表现。她无法切实作答,主管对她的面试能力自然打了一个大折扣。

仔细听取答案并不只是基于礼貌,并且还为了能够运用听得的新资讯。别人的答案可能会激发相关性问题,因此暴露出更多讯息,让你更了解此人是否能够胜任这项职位。

说话要切实中肯。有名副总经理和三名应征者见了面,而他是最后的决策人。由于他的每一个问题都问得太过笼统,让人听得一头雾水,每一名应征者都按照自己对问题不同的诠释来回答问题(应试者若非迫于心理压力或慑于其职衔,可能会要求他澄清自己的问题)。因此,副总无法有效地对照各人的答案,他最后决定的人选恐怕也并非其中的佼佼者。

应征者是否完全了解你的问题?为求正确无误,一个问题是否可以分作两个问题来问?沟通渠道顺畅无碍,就能提高对方的合作度;当你排除了沟通障碍之后,就不致浪费对方的时间。尊重对方的时间,是商业礼仪十分重要的一环。

行事要果断。一名很有天分的设计师,去一家规模不小的美术设计公司应征工作,面试时与总经理晤谈气氛极为融洽。她自信很有希望赢得这份工作,甚至四处打听是否能在公司附近租到公寓。五天过去了,公司没有回音,她遂决定另觅新工作。后来对方终于来电通知她录取了,她却裹足不前。这家设计公司拖得太久了,她觉得经理做事很没有魄力。

和有魄力的人共事很爽快,因为他不会整天犹豫踟蹰,把精力都消耗在斟酌“该做不该做”上面。有决断力绝对是知礼人士的一种特质,举例说,请想像这种情况:女主人将一盘烤鸡传给你时,你手持肉叉东拨西拣,半晌之后,才终于决定自己要吃哪一块。“难道是我这盘烤鸡有什么不妥?”女主人会禁不住这么狐疑,“或者这人平日也是这副德性?”

那名优秀的设计师纵然获得录用,心里一定也在纳闷着同样的事。

主考官的面试禁忌

忌让他人久等,如此极为失礼。

别把应征者的名字叫错。如果你发音错误而被对方纠正,要欣然致歉。碰到一个拼法不寻常的姓名,先问清楚。例如,可以这么请教对方:“尊姓该发成‘詹姆索’,对不对?”如果对方告诉你:“是照‘詹姆斯瓦’这么发音。”想个方法把它记下来。可以用注音符号或者标记在一张小字条上来提醒自己,然后在必要时瞄提示卡一眼。将他人姓名念得正确是轻而易举之事,假如你连这种工作都做不好,应征者绝对有权质疑你为公司寻才的能力,以及公司为何会对你这种人委以重任。

别对应征者的问题闪烁其辞。忽视他人的问题是很失礼的,如果你无法答复,就直接明言。如果你不想答复一个问题,坦承你不便透露这项资料。如果你宁可稍后再回答,和对方明讲,并且别忘了履行自己的承诺。其实,你如果觉得一名应征者极具潜力,不妨鼓励对方发问,像“你有没有任何问题想问我?”

别容忍任何干扰。你和别人约定在某个特定时段会晤,礼貌上应该给予对方完全的注意力,不该在这时段中接听电话,或准许任何人进入你的办公室干扰你们的谈话。秘书需要你在函件或订单上签名,都可以等面试告一段落之后再麻烦你。

别忘了对应征者发出面试已告终结的讯号。你离座起身,向对方来此面试致谢,这么一来,对方就明白面试已经结束。如果你坐在办公桌前,不断翻检文件或偷瞄手表,应征者难免会觉得你在下逐客令。如果他时时自觉该打退堂鼓,双方再谈无益,就很难专心应付面试的谈话。身为考官,你也应该让对方了解下一步的计划是什么。“随后一连四天,我们都会忙着面试这项工作的其他应征人选。有时,公司主管阶层会要求二度面试,那可能会排到距今天一个多星期以后,一切要视相关高级主管的行程而定。在往后的十天以内,你大概不会听到我们的答复,可是请相信我们,无论如何我们都会回复所有的应征人选的。”

你体贴地为面试画下休止符,每个应征者在离开公司时,都会对你公司留下良好的印象。当然并非人人均会雀屏中选,但每个人都有可能成为未来的顾客或客户,或在日后仍有机会成为公司的一员。

上述的例证并不是什么模范事例,你可以依照不同情况的需求,自己虚拟一套完全不同的范例。作者列举事例的目的,就是为了要提示你在面对各种情况时,该如何运用商业礼仪的高度技巧来提高自己的工作表现。

依法行事

联邦法、州法或地方法会禁止提出某些面试问题。不论你赞同这些法规与否,法不可违,否则公司就会受罚。

法令不时更新,那就仰赖公司的法律顾问定期咨询了,因为在这个地区,法规迭换,乃是家常便饭。

这些条规是针对职场歧视而制定的,因此你必须回避所有隐含歧视意味的问题。说起来似乎很容易,但是实际履行起来可就难多了,因为有时你摸不清话锋何时会转到禁区里去。

即使你礼数周到,亲切地询问对方贵庚,恐怕就已经以身触法了,因为探听年龄是一项禁忌——难道公司歧视年岁稍长的应征者?如果有名应征者坐着轮椅来参加面试,乍见之下,你也许能够掩饰内心的惊讶,言谈之际,很技巧地问他是否长久不良于行。可是只要问题一出口,你也触犯了法令——难道公司歧视残障人士?换句话说,碰到这种情况,掌握了再多的商业礼仪技巧也没辙,而是能够知法守法才算得上数。

专家建议,关键性问题最好列入事先已拟妥、印妥的求职申请书上,或者在面试期间,仔细过滤答案,帮助自己判断对方是否具备该项职位所需的技术和经验。你能做的仅此而已,涉及人权和个人隐私的问题绝对不能出口。

以下是目前依美国法令不能提出的几个问题:

求职者是否仍有稚龄子女需要照顾。

除非情况特殊,否则不能询问对方的生日(因为可能影射你们公司对年龄有歧视心态)。

对方是否有为警方逮捕的纪录(不过,一般来说,问对方是否曾被法院判决有罪是在容许的范围之内)。

对方是否为爱滋病患或爱滋病带原者。

说到抽烟,有些州法禁止你问人家是否有吸烟的习惯。不过,你也许能问对方是否能够遵循公司内部的禁烟政策。

以最佳形象争取工作机会

思想自由是件了不起的大事,可是毕竟重点还是在于思想的内容到底是什么。

马修·阿诺

你脑袋里在想什么,会经由各种不同的方式表达出来。沟通不仅仅局限于语言这一个渠道而已。

有些专家坚持衣履要光鲜,仪容要修洁,保持成功者的相貌,让你在求职时就呈现出一副已经走马上任的风光气势。

这种策略能让别人意识到你内心的想法。

那么你传达出来的讯息是什么?——“我认为我绝对能够胜任这份工作。”

内心的讯息同时也可以以其他的方式来传达:

端正的姿势。

握手坚定而有力。

自信的步伐。

镇静自若的外观(即双手交握置膝,而不是不安地拨弄文件或衣裳)。

工欲善其事,必先利其器,了解自己可心应用的利器是十分要紧的,如此才能够克敌致胜,谋得高薪高职。

面对传统保守、一丝不苟的旧派人士,你能够成功地和他们交流吗?

面对开放、随和或另类的自由派人士,你能够改变自己的保守心态吗?

你能够将自己修正成那种知道何时须一丝不苟;而何时须圆融变通的类型吗?

大多数人都脱不出以上的三种类型。

你的一言一行,一举一动,都在告诉别人你心中的念头。

事例:这家房地产管理公司是营运长达90年的老字号。你事先已经知道公司的形象稳健保守,重信誉,作风矜持,可是在设备和技术上却力求现代化,公司的客户也多为老成持重的中年人士,你才刚刚过完30岁生日,你喜欢热闹,个性也比较外向。知道自己绝对能胜任此任,而且也由衷盼望能得到这份工作。应试时,你不但打扮得传统保守,连言谈举止也变得一板一眼起来。

在征得对方同意之后再发问,而不是像“机关枪”一般地提出一大堆问题来。

将公事包搁在自己座椅边地上,等到对方要求检阅文书誊本时,先说一声“对不起”后,方才转移目光,俯身从公事包里取出所需的文件(如果气氛不是这么正式,可以把公事包摆在膝盖上,且不必等到面试官要求,即可主动将文件取出)。

如果面试官必须接听一通电话,你就气定神闲地靠着椅背端坐,默默等待,展现出你的稳重和风度。

有旁人入室,你礼貌地离座起身(照常例而言,你会一直坐着,直到来人即将被介绍给你的时候)。

事例:这是一份租车公司的经理工作,而租车公司位于交通繁忙的机场。过去六年来,你担任一家高级被套店门市部经理,店铺坐落于市中心时髦购物区。你说话习惯轻声细语,也比较熟悉那种娴雅的工作步调。你目前考虑换跑道,期盼增加收入,而且你知道凭自己的技能,应付目前这份工作是绰绰有余。你去面试时,并不像平日一般西装革履,却特意选择了一身休闲服外套和长裤,还搭配上一条色彩活泼的领带。

你步履轻快地入室,没被动地等到别人开口询问就先行介绍自己(依照惯例,入室的步调应放慢些,耐心等待面试官来带动气氛和程序)。

面试官问你要不要喝杯咖啡,你就欣然接受,而不是矜持地婉拒。

谈话中间有空档时,可以主动问一两个问题,不必征求对方同意后才发问。

你的言谈举止能够配合当时的情况,就等于直接告诉对方:“我觉得我属于你们这个工作团队。”

当你采用了你自觉足以配合新工作环境的风格之后,还有另外一项附加价值:你心里头感觉妥帖。当你心里妥妥帖帖地,事情很容易也就能办得妥妥帖帖了!

准备第二次面试

一名广告主管发现自己和一位杂志主编意见老有龃龉,主编常大刀阔斧地把稿子改得面目全非。“咱们本着一贯的信念把讯息传达给读者,成千上万份杂志都这样子卖出去了。咱们的卖点错不了的,你听我们的话去做就准没错。”

同样的道理也能应用到你身上去。你先前做得不差,他们才会邀请你回去,头一次的伎俩再重复使用就可以,必能再现佳绩。

可能的话,穿套不同的衣服,但还是力求保持原先的韵味和风格。