中央曾发文要求各级领导干部必须亲自动手起草文件和撰写文稿。支部书记不仅要有一定的马克思列宁主义、毛泽东思想水平、政策水平，而且还应有一定的写作能力，能够写出计划、总结、报告、制度、典型经验及说理性的常用文章，以便上下、左右沟通情况，传递信息，交流经验，提高工作效率，顺利地完成工作任务。
一、提高文字表达能力的重要性
文字表达能力也即写作能力，它是运用文字交流信息、表达思想感情、反映客观事物的能力。写作是一项综合性的脑力劳动，是一个人工作能力的表现之一。一篇文章往往是作者的思想水平、知识积累、生活阅历、工作经验和语言表达能力等各方面的集中反映。因此，提高写作能力，不是单纯地一个写作技巧问题，同时要加强思想、政治、文化、生活等多方面的修养。党政干部能写出思想正确、观点鲜明、言之有物、中心突出、文理通顺、结构完整、合乎规范的文章，这是一项必备的基本功。
鲁迅先生说：“文章之于人生，其为用决不次于衣食、宫室、宗教、道德。”可见，文章的社会作用是巨大的。我们正处在现代科学技术飞速发展的时代，我国正在进行着伟大的社会主义现代化建设。作为思想、文化交流的媒介和手段的文章，在当今社会生活中越来越占有重要的地位。它对顺利地组织生产和人们的生活，进行政治、经济、文化活动，传播科学知识，促进社会主义物质文明和精神文明建设都有重要意义。为适应时代和四化建设的需要，支部书记作为党的基层领导干部，必须提高文字表达能力。
提高文字表达能力，有助于写好文件，贯彻落实党的政策和上级指示以及总结交流经验、及时沟通情况，从而推动工作迅速发展。同时，领导者要动手起草文件，就要认真了解情况，占有信息资料，并经过深思熟虑、反复掂掇，既考虑它的表达确切，又考虑它的实施，就可以杜绝工作的盲目性和防止官僚主义作风。这正如中央有关纠正文字缺点的文件中所说：“将使我们的头脑趋于精密，工作效率有所提高”。
提高文字表达能力，有助于做好宣传教育工作。我国古代就认识到“鼓天下之动者，存乎辞”（《易·系辞》）。这话是说，要想说服、鼓动天下人，就得借助于言辞文章。要宣传党的路线、方针、政策，要团结、说服、教育群众完成上级交付的任务，就必须进行富有鼓舞性和说服力的宣传教育，而宣传、说服教育工作，是绝对离不开书面语言这一基本手段的。
具备一定的写作能力，还有助于口语表达能力的提高。由于写文章比说话更严密、周到和精炼，更符合思维规律，因而写作将有助于理清思路，使言谈更有条理，更有说服力。
二、实用文的一般要求
基层领导人员工作中常用的文体很多，但主要的是计划、总结、报告、讲话稿、典型经验及议论文、说明文这几种。这几种实用文具有内容明确扼要、语言简明准确、风格庄重可信、有特殊的适用范围、突出实际应用等特点。实用文的写作基本要求如下：（一）观点正确、鲜明实用文具有鲜明的政策性和很强的针对性。有时，一个文件本身就是某一政策的体现。因此，实用文的写作，一定要严肃、认真，特别是文章的观点阐述，更要审慎地考虑、斟酌。
观点是文章的灵魂，是作者对某个问题从正面提出自己的主张、看法和表示的态度，它在全文中起主导作用。文章的观点应符合下述要求：（1）正确，观点要符合客观实际情况，符合事物的发展规律，符合国家的法规政策。（2）鲜明，观点力求明确而不含糊，就像列宁说的那样，“一语道破真实情况”。赞成什么，反对什么，提倡什么，禁止什么，肯定什么，否定什么，都要非常明白地表述和交待。（3）深刻，文章要有思想深度，写出新见解、新发现、新道理，这要求作者有高度的思想水平、敏锐的观察力和对情况的了如指掌。（4）集中，有些实用文是为了解决某一问题而写的，因此，要求内容单一、集中，不能多中心。（5）连贯，文章的观点，语言表达的意思必须前后一致，不能自相矛盾。
（二）材料真实、准确
任何一个观点只有当它被充分而真实的材料证明了的时候，才能被认为是正确的，才能具有说服力。
材料要经得起实践和历史的检验。主观编造，任意想象；道听途说，以讹传讹；移花接木，任意拔高；以偏概全，一叶障目，都是不可取的。材料要具有典型性，只有选用那些同类事物中最有代表性、最能揭示客观事物本质的材料，才能使文章言简意赅，更有表现力。有的材料虽然是真实的，但是不具有普遍性，不能反映事物的本质，因此，就不能作为说明观点的论据。对此，列宁说得十分深刻：“如果不是从全部总和、不是从联系中去掌握事实，而是片断的和随便挑出来的，那么事实只能是一种儿戏，或者甚至连儿戏也不如。”
（三）结构完整、合理
结构，指文章的组织方式和内部构造。文章的结构、层次必须符合客观事物内部的逻辑关系，即必须合情合理；必须从属于表现主题的需要进行安排；必须符合人们对客观事物认识的规律性，即便于人们阅读、理解、接受；要有利于成功地表达作者的思想意图。
对文章结构要求有以下八个字：完整：即结构齐全、有头有尾，有起有伏，有呼有应，有分有合，就像人体一样，头、身、手、足等主要器官都很完全，而没有残缺不全的毛病。严谨：结构要紧凑、细密，没有松散、脱节的毛病。层次、段落的安排，上下内容的衔接，都要有紧密的内在联系，读起来让人感到无懈可击。统一：结构要通篇一贯，前后一致，形式匀称而又和谐。自然：即结构要顺理成章，合乎自然。详略的处理，长短的安排，层次的划分都要自然、适度。
（四）文风朴实、端正
文风对于一个人来说，就是作者的立场、观点、思想方法、思想作风、精神面貌、文化修养等在文章中的综合反映。古人曰：“文如其人”、“言为心声”。著名文人沈宗骞说：“笔格之高下，每如人品，笔墨出于手，实根于心。”法国作家罗曼·罗兰说：“要散布阳光到别人心中，总得自己心里有。”
好的文风有以下三种性质：（1）准确性，文章必须具有科学精神，要合乎实际，要能够真实的反映客观事物的本来面目。（2）鲜明性，作者不能隐瞒自己的观点，作者对所表现的客观事物的态度要鲜明，文章要有鲜明的倾向和爱憎。（3）生动性，文章写得生动，使人爱看，才容易取得好的效果。“言之无文，行之不远”。白居易说：“感人心者，莫先乎情。”作者只有真挚的情感，才能打动和感染读者。
不良的文风主要表现，一是废话连篇；二是空洞无物；三是装腔作势；四是华而不实；五是语言无味。
（五）语言准确、简明
要表达准确的思想，必须选择准确的语言。尤其是应用文实践性很强，不能错用词语，要避免语意模糊、句子残缺、语序紊乱、逻辑错误的现象。
文章的语言要简练明快。古人强调“文约而事丰”，用现在的话说，就是用简洁精炼的语言，表达极为丰富的内容。莎士比亚说：“简洁的语言是智慧的灵魂；冗长的语言则是肤浅的藻饰。”为此，写文章时，尽量精选字句、长句化短、巧用古语、刊落浮词、避免重复。
列宁说：“最高程度的马克思主义，是最大限度的通俗易懂。”文章要通俗易懂，语言要生动、形象，尽量接近口语。
除了以上五项基本要求外，还应做到：“标点准确、合乎款式、书写工整、文面整洁。
三、文章的写作过程
写文章也有规律性，其过程大致有以下五个阶段：（一）搜集、占有资料作者应根据文体的具体目的、要求，收集信息、资料、数据。各种文体有其特有的目的、要求。如工作计划，是对未来工作的设想、筹划、安排；工作总结，是对以往工作的分析、鉴定，找出经验教训和规律性的认识；议论文，是为了宣传某种观点、主张，讲清某个道理，批驳某种谬论，阐述其理由和根据，从而达到以理服人的目的。信息资料的来源，一是直接材料，即作者日常工作、生活中的经验，这是从观察、体验、感受、实验、试验中得到的；二是间接材料，即从文件、文献、书刊及其他信息资料中取得的；三是直接通过专门的调查得到的；四是经过整理、分析、加工后得到的。
（二）意在笔前
在未写文章前，要进行构思，也就是对写文章的酝酿过程。作者在思考的基础上，可以与别人探讨，征求他人的意见，听听上级领导的看法。构思包括对文章的主题、材料、结构、语言、风格等，都要有一个通盘考虑。
在做了文章的整体设想之后，列出文章的提纲。文章的提纲实质上是由序码和文字组成的一种逻辑图表，是文章的蓝图。列提纲也称谋篇布局。通过谋篇布局，使全文组成一个紧密的、统一的、有机的整体。文章的线索、脉胳要清楚、连贯；层次和段落要分明；内容要有条理。提纲要视文章的长短，可粗可细。如果文章较长，头绪又较多，提纲则尽量详细些，除了格局间架之外，每层的主要观点、材料甚至约有多少字数，都应列出来。
（三）动笔行文
动笔行文是把无形的思想变成有形的文章。也就是写初稿。写初稿要注意的，一是集中时间一气呵成。这可使写的内容文脉贯通、思路顺畅，使文章的段落、层次之间，环环相扣，丝丝相连，前后一致。有的人提出：“疾书莫间断”。如果中间一停顿，去干其他事情，过一段时间再写，原来的思路可能被打断，思想火花可能飞跑，想好的妙语、警句会忘却，原来的设想可能会消失。思想又重新进入写作“角色”，还需费一番时间。二是每一段的内容盘算好了再写，不能想了上一句，就没有了下一句。如果一句一句地往出挤，就会重复罗嗦，前言不搭后语，作者的思想、见解、情感，就难表述清楚。三是详略适当。苏轼说，“常行于所当行，常止于不可不止”，即该说的一定要说清楚，说充分；不该说的，就一定不说。“下笔千言，离题万里”，“夸夸其谈，言不及义”，以及枝蔓横生，画蛇添足等等，都是当止而不能止的表现。四是不必耽于“小节”。写初稿时，如果发现枝节上有问题，有的可顺手修改、处理，有的若拿不准、费时间，可在旁边做上记号，待修改时加以解决。切不可时时停下查找、思索，用过多的时间去咬文嚼字。否则就会拖长时间，中断思路，影响全篇脉络的贯通。
（四）反复修改
古人曰：“善作不如善改”，“文章不厌百回改”。好文章是经过千锤百炼改出来的。我们想要对曲折复杂的客观事物有个全面、正确的认识，并且还要以文章的形式把它恰当的反映出来，那的确不是一下子就可以完成的，必须经过反复研究，不断修改，才能臻于完美。
修改的内容：写作的意图是否表达清楚？文章的观点是否阐述明白？材料用的是否妥当？布局是否科学、合理，是否完整、统一？观点的论证是否合乎逻辑？观点与材料是否吻合？段落、层次是否分明、连贯？内容与标题是否相符？离题了没有？词语、句子是否完整、准确，是否合乎语法要求？标点是否准确？有无错别字？
古人云：“经世妙文改中得，掷地有声垂千秋。”文章必须反复修改。有的可小修小改；有的则大修大改；更重要的是精修细改。
（五）定稿誊清
经过反复修改，最后通篇阅读、检查，在定稿后再规规正正地誊清。誊清的文稿要合乎文面（书写、标点、行款格式）要求。谢觉哉同志提出：“字，写得清楚，人家容易看；写得美，人家喜欢看。”有人说，汉字写得如何，从某种意义上说，也反映一个人的文化修养。
至于如何提高文字表达能力，篇幅所限，笔者简略列出以下六个“多”字：一是“多”读书，积累较多的知识；二是“多”实践，总结较多的经验；
三是“多”调查，占有丰富的信息资料；
四是“多”思考，提高自己的研究、探索能力；五是“多”练写，掌握实用文写作的规律和技法；六是“多”磨练，加强自身的修养。古人云：“做人、做文，以品为主”，“观其文可知其人”。党支部书记必须加强马列主义理论修养和思想品德修养。