工程项目的运作由一系列步骤组成，需要许多人协作共同完成，因此信息的流动将成为工程项目管理的工作任务之一。在工程项目的建设过程中，会产生大量的信息和数据，其有关的信息量也将随着工程的进展逐渐增加。如何对工程建设的信息和数据进行收集、处理、存储、分析及提供利用服务，将对工程项目的最终目标产生重要的作用和影响。
12.1概述
12.1.1计算机辅助管理
对于计算机辅助管理有多种的解释，其基础的含义是利用计算机技术对管理中的信息进行管理，也就是目前的信息管理系统。随着计算机技术和管理技术的发展，产生了多种的分类，如计算机辅助生产管理、计算机辅助质量管理及计算机辅助工程等。但概括起来的内涵就是对管理过程中的数据利用计算机技术、网络技术等相关手段进行加工处理，产生对管理过程有价值的信息。信息是计算机辅助管理的重要元素，贯穿于管理的整个过程。
12.1.2信息
在信息管理系统中常用的信息可以定义为：信息是经过加工后的数据，它对接收者有用，它对决策或行为有现实或潜在的价值。
在实际应用中，数据和信息这两个词是混淆的，但对使用者来说两者的意义是不相同的，我们应当清楚它们之间是有区别的。数据是原材料，是一组表示数量、行动和目标的非随机的、可鉴别的符号，对此按着某种需求进行一系列的加工和处理所得到的对决策或行动有价值的结果才是信息。例如，行驶中汽车里程表上的数据不是信息，只有当司机需要观察里程上的数据以便作出加速或减速的决定时，才成为信息。数据和信息的关系如图121所示。
总之，信息是一个社会概念，它是共享人类的一切知识、学问及客观现象加工提炼出来的各种消息之和。
12.1.3信息的特征
在管理信息活动中，充分了解信息的特征有助于充分、有效地利用信息，更好地为项目管理服务。信息具有以下特征。
(1)事实性
事实是信息的中心价值，不符合事实的信息不仅不能使人增加任何知识，而且是有害的。这一点在工程项目管理信息收集中是最应当引起注意的。
(2)时效性
信息的时效性是指从信息源发送信息经过接收、加工、传递、利用的时间间隔及其效率。时间间隔越短，使用信息越及时，使用程度越高，则时效性越强。
(3)不完全性
关于客观事实的知识是不可能全部得到的，数据收集或信息转换要有主观思路，否则只能是主次不分。只有正确地舍弃无用和次要信息，才能正确使用信息。
(4)等级性
信息管理是分等级的，处在不同级别的管理者有不同的职责，决策类型不同，需要的信息也是不同的。因此，信息也是分级的。通常把信息分为三级：高层管理者需要的战略级信息、中层管理者需要的策略级信息、基层作业者需要的执行作业级信息。
(5)共享性
信息只能分享，不能交换，告诉别人一个消息，自己并不失去它。信息的共享性使信息成为一种资源，很好地利用信息进行工程项目管理过程的规划与控制，有利于工程项目目标的实现。
(6)价值性
信息是经过加工并对生产经营活动产生影响的数据，是劳动创造的，是一种资源，因而是有价值的。
12.1.4信息管理
信息管理是指在管理的各个阶段，对所产生的、面向项目管理业务的信息进行收集、传递、加工、储存、维护和使用等信息规划和组织工作的总称。信息管理的目的就是要通过有效的信息规划和组织，使项目管理人员能及时、准确地获得项目规划、项目控制和管理决策所需的信息。
(1)信息的收集
收集信息先要识别信息，确定信息需求，而信息的需求要从项目管理的目标出发，从客观情况调查入手，加上主观思路规定数据的范围。关于信息的收集，应按信息规划，建立信息收集渠道的结构，即明确各类项目信息的收集部门、收集者为何人，从何处收集，采用何种采集方法，所收集信息的规格、形式，何时进行收集等。信息收集最重要的是必须保证所需信息的准确、完整、可靠和及时。
(2)信息的传递
传递信息同样也应建立传递渠道的结构，明确各类信息应传输至何地、传递给何人、何时传输、采用何种传输方法等。应按信息规划规定的传递信道，将项目信息在项目管理有关各方、各个部门之间及时传递。信息传递者应保持原始信息的完整、清楚，使信息接收者能准确地理解所接收的信息。
项目的组织结构与信息流程有关，并决定信息的流通渠道。在一个工程项目中存在3种信息流：自上而下的信息流、自下而上的信息流、横向间的信息流。
(3)信息的加工
数据要经过加工以后才能成为信息，信息与决策的关系如下。
数据预信息信息决策结果数据经加工后成为预信息或统计信息，再经处理、解释后才成为信息。只有占有必要的信息，才能作决策，决策才有结果。关于项目管理信息的加工和处理，应明确哪个部门、由何人负责，并明确各类信息加工、整理、处理和解释的要求，加工、整理的方式，信息报告的格式，信息报告的周期等。
对于不同管理层次，信息加工者应提供不同要求和不同浓缩程度的信息。工程项目的管理人员可分为高级、中级和一般管理人员。不同等级的管理人员所处的管理平面不同，他们实施项目管理的工作、任务、职责也不相同，因而所需的信息也不相同。如图122所示，在项目管理班子中，由下向上的信息应逐层浓缩，而由上往下的信息则应逐层细化。
(4)信息的存储
信息存储的目的是将信息保存起来以备将来使用，同时也是为了信息的处理。信息的存储应明确由哪个部门、由谁操作；存在什么介质上；怎样分类，才能有规律地进行存储。要存储什么信息、存多长时间、采用的信息存储方式主要应由项目管理的目标确定。
(5)信息的维护与使用
信息的维护是保证项目信息处于准确、及时、安全和保密的使用状态，能为管理决策提供使用服务。准确是要保持数据的最新状态，数据是在合理的误差范围以内。信息的及时性是能够及时地提供信息，常用的信息放在易取的地方，能够高速度、高质量地把各类信息、各种信息报告提供到使用者手边。安全性和保密性是说要防止信息受到破坏和信息失窃。
12.1.5信息管理系统
1.信息管理系统及特点
信息管理系统是一个由人和计算机等组成的能进行信息收集、传输、加工、保存、维护和使用的系统。它能实测企业和各种运行情况，能利用过去的数据预测未来，能从全局出发辅助决策，能利用信息控制企业的活动，并帮助其实现规划目标。
信息管理系统的特点可归纳如下。
①数据集中统一，采用数据库；严格说，只有数据统一才算构成信息资源。
②数学模型的应用。
③有预测和控制能力。
④面向决策。
信息管理系统是依赖于电子计算机的发展而发展起来的。从原理上说，任何企业无论有没有计算机，均有信息的收集、加工和使用，所以都有信息管理。但只有使用了计算机，才能使信息管理系统的主要功能显露出来。
2.信息管理系统的发展对企业的影响
信息管理系统可以辅助决策，特别是战略决策，它的好坏直接影响到企业的生存和发展。随着信息管理系统的发展，许多企业把分散的信息集中起来成立了信息管理部，使许多中下层管理人员从烦琐的事务性工作中解脱出来，用更多的精力去做分析研究工作，进一步提高管理决策水平。
3.信息管理系统的发展
信息系统的发展经历了从电子数据处理阶段到信息管理系统阶段的发展过程。
(1)电子数据处理(1953-1960年)
数据处理的人工系统在计算机问世前就已存在，因此计算机一出现，首先就用到数据处理上。当时主要用计算机代替手工劳动，如统计系统、工资等。1960年以后出现的数据更新系统也属于这方面的内容，即没有预测和控制功能，所以还不能说是信息管理系统。
(2)信息报告系统(1961-1970年)
信息报告系统是信息管理系统的雏形，其特点是按事先规定的要求提供管理报告，用来支持决策制定。
(3)决策支持系统(1970-1980年)
决策支持系统不同于信息报告系统。信息报告系统主要为管理者提供预定的报告，而决策支持系统则是在人和计算机交互过程中帮助决策者探索可能的方案，生成管理者决策所需的信息。
(4)信息系统的进一步发展(1980年至今)
随着微型计算机处理能力和电子通信网的高速发展，信息管理系统进一步出现了不少新的概念。例如：
专家系统和其他基于知识的系统；
执行信息系统——用于支持领导层的决策；
战略信息系统——用于在竞争中支持战略决策；
计算机集成制造系统；
数据仓库与数据挖掘及CRM系统。
12.2工程项目信息管理系统
工程项目信息管理系统是以工程项目为目标系统，利用计算机辅助工程项目管理的信息系统。
12.2.1工程项目管理中的信息
实施工程项目管理，需要与目标跟踪和控制有关的信息。一个工程项目所涉及的信息类型广泛，专业多，信息量相当大，形式多样。以工程项目管理的角度，工程项目信息可分为以下几类。
(1)费用控制信息
费用控制信息包括：费用规划信息，如投资计划，估算、概算、预算资料，资金使用计划，各阶段费用计划，以及费用定额、指标等；实际费用信息，如已支出的各类费用，各种付款账单，工程计量数据，工程变更情况，现场签证，以及物价指数，人工、材料设备、机械台班的市场价格信息等；费用计划与实际值比较分析信息；费用的历史经验数据，现行数据，预测数据等。
(2)进度控制信息
进度控制信息包括项目总进度规划，总进度计划，分进度目标，各阶段进度计划，单体工程计划，操作性计划，物资采购计划等，以及工程实际进度统计信息，项目日志，计划进度与实际进度比较信息，工期定额、指标等。
(3)质量控制信息
如项目的功能、使用要求，有关标准及规范，质量目标和标准，设计文件、资料、说明，质量检查、测试数据，验收记录，质量问题处理报告，各类备忘录、技术单，材料、设备质量证明等。
(4)合同管理信息
如建筑法规，招投标文件，项目参与各方情况信息，各类工程合同，合同执行情况信息，合同变更、签证记录，工程索赔事项情况等。
(5)项目其他信息
项目其他信息包括有关政策、制度规定等文件，政府及上级有关部门批文，市政公用设施资料，工程来往函件，工程会议信息，如设计工作会议、施工协调会、工程例会等的会议纪要，各类项目报告等。
以上项目信息可以是文字信息、语言信息或图视信息，有的是项目内部信息，有的是来自项目外部环境的信息。
12.2.2计算机辅助工程项目管理
当今，工程项目的规模和要求出现了许多根本性的变化，工程项目面临一系列的问题和机会，项目管理工作日趋复杂。对工程项目实施全面规划和动态控制，需要处理大量的信息，处理时间要短，速度要快，要准确，这样才能及时提供相关的项目决策信息。对工程建设过程中产生的大量数据单靠人工方法整理和计算是远远不能满足项目管理的要求的，许多信息处理工作靠手工方式是不能胜任的。因此，提高工程项目管理水平，应用计算机辅助管理，进行项目管理信息的处理已成为项目管理发展的必然趋势。
计算机辅助管理是工程项目管理有效和必需的手段。
计算机辅助项目管理有非常重要的意义，它可以极大地提高管理工作效率，大大地提高工程项目管理的水平。
①计算机能够快速、高效地处理项目产生的大量数据，提高信息处理的速度，准确提供项目管理所需的最新信息，辅助项目管理人员及时、正确地做出决定，从而实现对项目目标的计划。
②计算机能够存储大量的信息和数据，采用计算机辅助信息管理；可以集中储存与项目有关的各种信息，并能随时取出被存储的数据，使信息共享，为项目管理提供有效服务。
③计算机能够方便地形成各种形式、不同需求的项目报告的报表，提供不同等级的管理信息。
④利用计算机网络，可以提高数据传递的速度和效率，充分利用信息资源，沟通信息联系。
高水平的项目管理离不开先进、科学的管理手段。应用计算机辅助项目管理，可以及时发现存在的问题，帮助编制项目规划，辅助进行控制决策。计算机辅助工程项目管理是有效实施项目管理的重要保证。
12.2.3工程项目信息管理系统
工程项目管理需要在项目实施过程中对产生的大量信息进行处理，从而为项目规划和项目控制提供所需信息。计算机在工程项目信息管理中起着主要作用，它已经成为信息处理的重要工具。工程项目信息管理工作的迅速增长，使计算机的应用范围越来越广，应用的功能也由一般的数据处理走向支持决策，逐渐形成项目信息管理系统。
1.工程项目信息管理系统的含义
工程项目信息管理系统也称项目规划和控制信息系统，是一个针对工程项目的计算机应用软件系统，它通过及时地提供工程项目的有关信息，支持项目管理人员确定项目规划，并在项目实施过程中控制项目目标，即费用目标、进度目标和质量目标。
工程项目信息管理系统是以工程项目为目标系统。利用计算机辅助工程项目管理的软件，按其数据处理的综合集成度可分为以下几类。
①部分程序。一个部分程序只能解决一个问题的某一部分。
②单项软件。单项软件可以解决一个完整的问题，进行单项事务处理，其主要是模仿人工工作过程，如计算工资、编制施工图预算、进度计划编制等。
③软件链。一个软件链是由若干个单项软件组成，它是从单项应用发展至数据共享的职能事务处理系统。例如，工程项目进度管理系统可以建立和优化进度计划，对项目资源进行安排、进度查询、跟踪比较项目进度、进度报告等。
④软件系统。软件系统由几个数据关联的软件链组合而成。
为实现资源共享，提高数据处理的效率和质量，应建立计算机辅助管理的系统。软件系统是按照总体规划、标准和程序，根据需要，经一个个子系统的开发而实现的。
2.工程项目信息管理系统的结构和功能
一个完整的工程项目信息管理系统(PMIS)一般主要是由费用控制子系统、进度控制子系统、质量控制子系统、合同管理子系统和公用数据库所构成，其结构如图123所示。
在整个系统中的各个子系统与公用数据库相联系，进行数据传递和交换，使项目管理的各种职能任务共享共同的数据，减少数据的冗余，保证数据的兼容性和一致性。