第一，承包商或他的授权人致业主或工程师的信。在信中简要介绍索赔要求、干扰事件经过和索赔理由等。
第二，索赔报告正文。在工程中，对单项索赔应设计统一格式的索赔报告，以使得索赔处理比较方便。
一揽子索赔报告的格式可以比较灵活，但实质性的内容一般应包括以下5个部分。
①题目。简洁地说明针对什么提出索赔。
②索赔事件。叙述事件的起因(如业主的变更指令、通知等)、事件经过、事件过程中双方的活动，重点叙述我方按合同所采取的行为、对方不符合合同的行为或没履行合同责任的情况。要提出事件的时间、地点和事件的结果，并引用报告后面的证据作为证明。
③理由。总结上述事件，同时引用相应合同条文，证明对方行为违反合同或对方的要求超出合同规定，造成了该干扰事件，因而有责任对由此造成的损失作出赔偿。
④影响。说明上述事件对承包商的影响，而二者之间有直接的因果关系。重点围绕由于上述事件的原因造成成本增加和工期延长，与后面的费用分项的计算应有对应关系。
⑤结论。由于上述事件的影响，造成承包商的工期延长和费用增加。通过详细的索赔值的计算，提出具体的费用索赔值和工期索赔值。
第三，附件。报告所列举事实、理由、影响的证明文件和各种计算基础、计算依据的证明。
6.6.9索赔技巧和艺术
索赔工作既有科学严谨的一面，又有艺术灵活的一面。对于一个确定的索赔事件往往没有预定的、确定的“解”，它受制于双方签订的合同文件、各自的工程管理水平和索赔能力，以及处理问题的公正性、合理性等因素。因此，索赔成功不仅需要令人信服的法律依据、充足的理由和正确的计算方法，索赔的策略、技巧和艺术也相当重要。如何对待索赔，实际上是个经营战略问题，是承包商对利益、关系、信誉等方面的综合权衡。在这个问题上，承包商应防止两种极端倾向：一是只讲关系、义气和情意，忽视应有的合理索赔，致使企业遭受不应有的经济损失；二是不顾关系，过分注重索赔，斤斤计较，缺乏长远和战略目光，以致影响合同关系、企业信誉和长远利益。
此外，合同双方在开展索赔工作时，还要注意以下索赔技巧和艺术。
(1)正确把握提出索赔的时机
过早地提出索赔，往往容易遭到对方反驳或在其他方面可能施加的挑剔、报复等；
过迟地提出索赔，则容易留给对方借口，索赔要求遭到拒绝。因此，索赔方必须在索赔时效范围内适时提出。如果总是担心或害怕影响双方的合作关系，有意将索赔要求拖到工程结束时才正式提出，则可能会事与愿违，适得其反。
(2)索赔谈判中要注意方式、方法
合同一方向对方提出索赔要求，进行索赔谈判时，措辞应婉转，说理应透彻，以理服人，而不是得理不让人，尽量避免使用抗议式提法，既要正确表达自己的索赔要求，又不伤害双方的和气感情，以达到索赔的良好效果。
如果对于索赔方一次次合理的索赔要求，对方拒不合作或置之不理并严重影响工程的正常进行，索赔方可以采取较为严厉的措辞和切实可行的手段，以实现自己的索赔目标。
(3)索赔处理时作适当必要的让步
在索赔谈判和处理时应根据情况作出必要的让步，有所失才有所得。可以放弃金额小的小项索赔，坚持大项索赔，这样使对方容易作出让步，达到索赔的最终目的。
(4)发挥公关能力
除了进行书信往来和谈判桌上的交涉外，有时还要发挥索赔人员的公关能力，采用合法的手段和方式，营造适合索赔争议解决的良好环境和氛围，促使索赔问题尽早圆满解决。
索赔是一门融自然科学、社会科学于一体的边缘科学，涉及工程技术、工程管理、法律、财会、贸易、公共关系等众多学科知识，因此索赔人员在实践过程中应注重对这些知识的有机结合和综合应用，不断学习，不断体会，总结经验教训，只有这样才能更好地开展索赔工作。
6.6.10反索赔
1.反索赔的含义
反索赔，顾名思义就是反驳、反击或防止对方提出索赔，不让对方索赔成功或全部成功。对于反索赔的含义一般有两种理解：第一，认为承包商向业主提出补偿要求为索赔，而业主向承包商提出补偿要求则认为是反索赔；第二，认为索赔是双向的，业主和承包商都可以向对方提出索赔要求，任何一方对对方提出索赔要求的反驳、反击则认为是反索赔。这里采用后者的理解。
面对合同一方提出的索赔，合同另一方无非会有如下3种选择：
全部认可对方的索赔，包括索赔值数额；
全部否决对方的索赔；
部分否决对方的索赔。
如果索赔方提出的索赔依据充分，证据确凿，计算合理，另一方应实事求是地认可对方的索赔要求，赔偿或补偿对方的经济损失或损害；反之则应以事实为根据，以法律(合同)为准绳，反驳、拒绝对方不合理的索赔要求或索赔要求中的不合理部分，这就是反索赔。
2.反索赔的作用
在合同实施过程中，合同双方都在进行合同管理，都在寻找索赔机会。干扰事件发生后合同双方都企图推卸自己的合同责任，并向对方提出索赔。因此，不能进行有效的反索赔，同样会蒙受经济损失。反索赔与索赔具有同等重要地位，其作用主要表现在以下几个方面。
①减少或预防损失的发生。由于合同双方利益不一致，索赔与反索赔又是一对矛盾，如果不能进行有效的、合理的反索赔，就意味着对方索赔获得成功，则必须满足对方的索赔要求，支付赔偿费用或满足对方延长工期、免于承担误期违约责任等要求。因此，有效的反索赔可以预防损失的发生，即使不能全部反击对方的索赔要求，也可能减少对方的索赔值，保护自己正当的经济利益。
②一次有效的反索赔不仅会鼓舞工程管理人员的信心和勇气，有利于整个工程的施工和管理，而且还会影响对方的索赔工作。相反地，如果不进行有效的反索赔，则是对对方索赔工作的默认，会使对方索赔人员的“胆量”越来越大，被索赔方会在心理上处于劣势，丧失工作中的主动权。
③做好反索赔工作不仅可以全部或部分否定对方的索赔要求，使自己免于损失，而且可以从中重新发现索赔机会，找到向对方索赔的理由，有利于自己摆脱被动局面，变守为攻，能达到更好的反索赔效果，并为自己索赔工作的顺利开展提供帮助。
④反索赔工作与索赔一样，也要进行合同分析、事态调查、责任分析、审查对方索赔报告等项工作，既要有反击对方的合同依据，又要有事实证据。因此，离开了企业平时良好的基础管理工作，反索赔同样也是不能成功的。因此，有效的反索赔要求企业加强基础管理，促进和提高企业的基础管理工作水平。
3.索赔与反索赔的辩证关系
索赔表现为当事人自觉地将索赔管理作为工程及合同管理的重要组成部分，成立专门机构认真研究索赔方法，总结索赔经验，不断提高索赔成功率。在工程实施过程中，能仔细分析合同缺陷，主动寻找索赔机会，为己方争取应得的利益；而反索赔在索赔管理策略上表现为防止被索赔，不给对方留下可以索赔的漏洞，使对方找不到索赔机会。
在工程管理中，反索赔体现为签署严密合理、责任明确的合同条款，并在合同实施过程中避免己方违约；在索赔解决过程中表现为，当对方提出索赔时，对其索赔理由予以反驳，对其索赔证据进行质疑，指出其索赔计算的问题，以达到尽量减少索赔额度，甚至完全否定对方索赔要求的目的。
因此，完整的索赔管理应该包括索赔和反索赔两个方面，两者密不可分，相互影响，相互作用。通过索赔可以追索损失，获得合理的经济补偿；而通过反索赔则可以防止损失发生，保证工程项目的经济利益。如果把索赔比作进攻，那么反索赔就是防御，没有积极的进攻，就没有有效的防御；同样，没有积极的防御，也就没有有效的进攻。
在工程合同实施过程中，一方提出索赔，一般都会遇到对方的反索赔，对方不可能立即予以认可。索赔和反索赔都不太可能一举成功，合同当事人必须能攻善守，攻守相济，这样才能立于不败之地。
如前所述，索赔是双向的，不仅承包商可以向业主索赔，业主也同样可以向承包商索赔。同样，反索赔也是双向的。例如，在工程项目实施过程中承包商向业主提出索赔，而业主则反索赔；同时业主又可能向承包商提出索赔，承包商则反索赔。索赔与反索赔之间的关系有时是错综复杂的。由于工程项目的复杂性，对于干扰事件常常双方都负有责任，所以索赔中有反索赔，反索赔中又有索赔。业主或承包商不仅要对对方提出的索赔进行反驳，而且要反驳对方对己方索赔的反驳。
4.反索赔的工作内容
反索赔的工作内容主要包括两个方面：一是防止对方提出索赔；二是反击或反驳对方的索赔要求。
(1)防止对方提出索赔
要成功地防止对方提出索赔，应采取积极防御的策略。首先，自己要严格履行合同中规定的各项义务，防止自己违约，并通过加强合同管理，使对方找不到索赔的理由和根据，使自己处于不能被索赔的地位。如果合同双方都能很好地履行合同义务，没有损失发生，也没有合同争议，索赔与反索赔从根本上也就不会产生。其次，如果在工程实施过程中发生了干扰事件，则应立即着手研究和分析合同依据，收集证据，为提出索赔或反击对手的索赔做好准备。再次，体现积极防御策略的常用手段是先发制人，先向对方提出索赔。因为在实际工作中干扰事件的产生常常双方均负有责任，原因错综复杂且互相交叉，一时很难分清谁是谁非。先提出索赔，既可以防止自己因超过索赔时限而失去索赔机会，又可以争取索赔中的有利地位，打乱对方的工作步骤，争取主动权，并为索赔问题的最终处理留下一定的余地。
(2)反击或反驳对方的索赔要求
如果对方提出了索赔要求或索赔报告，则己方应采取种种措施来反击或反驳对方的索赔要求。常用的措施有两条。第一，抓住对方的失误，直接向对方提出索赔，以对抗或平衡对方的索赔要求，达到最终解决索赔时互作让步或互不支付的目的。例如，业主常常通过找出工程中的质量问题、工程延期等问题，对承包商处以罚款，以对抗承包商的索赔要求，达到少支付或不支付的目的。第二，针对对方的索赔报告，进行认真的研究和分析，找出理由和证据，证明对方索赔要求或索赔报告不符合实际情况和合同规定，没有合同依据或事实证据，索赔值计算不合理或不准确等问题，反击对方不合理的索赔要求或索赔要求中的不合理部分，推卸或减轻自己的赔偿责任，使自己不受或少受损失。
本章小结
本章在介绍了基本概念后，重点阐述了下述内容。
项目合同的谈判分为3个阶段。在初步洽谈阶段，项目合同的当事人就双方感兴趣的事项进行协商；在实质谈判阶段，双方就项目合同的主要条款进行具体的商谈；在最后的签约阶段，双方达成协议，并用项目合同的形式来约束当事人的行为。
项目合同的签订通常包括邀请、要约、还约和承诺4个阶段，其中要约和承诺是两个最基本、最主要的阶段，它们是项目合同签订必不可少的两个阶段。
项目合同的履行是指合同的当事人根据项目合同的规定，在适当的时间、地点，以适当的方式全面完成自己所承担的义务。项目合同的履行又可分为实际履行和适当履行两种方式。
项目合同的变更通常是指由于一定的法律事实而改变项目合同的内容、标的的法律行为。在项目合同变更时，当事人必须协商一致，这将会使合同的内容和标的发生变更。项目合同变更的法律后果是将产生新的权利和义务关系。
违反合同必须负赔偿责任，这是合同法中规定的一项重要的法律制度。发生项目合同纠纷是常见的和正常的，解决项目合同纠纷主要有4种方式，即协商解决、调解解决、仲裁解决和诉讼解决。
索赔是由合同一方寻求某项权利，合同条款的调整与解释，或其他有关合同条款责任解除的要求。索赔必须以书面形式出具。
关键概念
工程项目合同项目合同履行工程索赔
思考题
1.合同具有哪些法律上的特征？项目合同又具有哪些特点？
2.项目合同的签订程序是什么？每个阶段的特点是什么？
3.为什么说要约的邀请不具有法律上的约束力？而要约则对项目双方的当事人具有约束力？
4.项目合同的签订程序中两个基本的阶段是什么？以你的实际经验说明这两个阶段为什么是必需的？
5.一项有效的承诺应当具备哪些条件？
6.项目合同的履行有哪两种方式？每种方式各有什么特点？
7.在哪些情况下可以不追究项目当事人不履行合同的责任？
8.解决项目合同纠纷主要有哪几种方式？每种方式各有什么特点？
9.索赔有哪几种类型？包括哪些内容？
10.简述索赔的工作程序。
11.何谓反索赔？其工作内容是什么？