为了让你的“每日备忘录”成为一种有用的工具，你最好养成习惯，每天早上去看看自己记了些什么事情。为了让它十分有用，要养成一种习惯，把你所能想到的，你现在有的、想的或做的，以及以后你想要提及的事都记在上面。
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懂得细分工作的益处
假如你觉得工作很复杂，那就把它分开去做。尽量地分开它，直到你了解它的组成为止。假如你一点儿一点儿去做，你会做得更多。假如你把工作分得很好，那只需要几分钟的时间就能完成一个细节或一个部分。你会发觉完成工作的速度，超出了你预计的速度很多，你也会发觉，这样比你原来所想像的容易的多了。
一个善于细分自己工作的人，有一个最大的好处是防止做无用功。
（1）分析你的工作
试着去分析你必须要做的每件事情，这点做起来很容易，而且往往也很有用。
拿一张纸，在中间画一条线，一边列上你必须完成工作的所有理由，另一边列上所有你要拖延的理由。记住要列上所有你能想到的，然后再比较一下两边的理由。
假如这件工作真的很重要，你就会发现要完成它的理由比要拖延它的理由多得多。你只要把这些理由写在纸上，它们会给你一个开始工作的好动机。
假如你发现要拖延的理由比较多，把这件工作放弃，去做别的工作好了。假如你一直在做一件工作，而且它会使你感到忧虑，具有一种挫折感，这样你又想拖下去。若不是真有一个好理由让你继续做下去，那就别做这件事了。
假如是别人交给你的工作，即使你不想做，也最好去做它。但假如你发觉真的无法去做，那就干脆告知别人你不做。你可以辞职不干，或结束与某一个人的关系。因此，如果你真正地分析了你要做的工作之后，你就知道该怎么去做了。你也会发觉，人有时要做个正确的选择并不太难。
一旦分析了自己的工作，就仔细地研究它。因为你越了解你的工作，你就越容易去完成它。
如果你对工作一无所知，就会对它漠不关心，而漠不关心正是导致拖延的先头部队。如果你对自己必须做的工作多加认识，你就可以克服这二者。
全身心投入你的工作吧，假如它值得你去做，它也就值得你去研究。假如你不清楚某些具体情况，就多加观察，收集更多的资料，这也可以当作一种准备工作。它会给你一股力量去开始工作。你对自己的工作知道得越多，就越有兴趣。运用这些新的知识，你就会觉得很容易而且可以更快地完成。把你的知识与别人分享，让他们也投入这个工作。他们不但会激起你工作的热忱，而且还会支持你努力工作。
查理？凯特琳说过：“一个说明很清楚的问题，就是一个解决了一半的问题。”尽可能地去了解你的工作，培养你的兴趣，这样就已经算是完成一半了。
（2）细分工作
有时候要完成一件复杂、沉重的工作并不容易，但有个办法可以削减它的分量，使你比较容易去完成它。
假如你觉得工作很复杂，那就把它分开去做。尽量地分开它，直到你了解它的组成为止。假如你一点儿一点儿去做，你会做得更多。假如你把工作分得很好，那只需要几分钟的时间就能完成一个细节或一个部分。你会发觉完成工作的速度，超出了你预计的速度很多，你也会发觉，这样比你原来所想像的容易的多了。
在你逐步做完这些细分的工作之后，你会有更多的热忱来加快完成工作的速度，而且你能从这里获得更大的满足。但假如你走到了一个死巷子，就别再走下去。你可以先做别的部分，直到这个障碍消除后再去做。当你往别处想，做别的部分时，你的心智就有一个休息的机会。等你再回头去做时，你可能已经有了解决的办法。但假如你一直坐在那儿等，你可能只有一直被忧虑所困扰，而觉得束手无策，或者如果你硬是往前钻，也许会四处碰壁。
细分你的工作，这种办法对那些不太令人愉快的工作尤其有效。假如一个人必须做一件他不喜欢的工作，几乎每个人都可以做上短短的一段时间。因此，把困难的工作分解成细小的部分，然后把它们安排在你喜欢做的工作空当之中。虽然这样需要多点时间去做，但当你完成之时，你一定会很高兴。
（3）善于组织与计划
停止拖延的最好方法是，永远别老是从头开始。你可以做个计划来一步步实施，但大部分人都只说不做。
一开始，就先订立一个长期的计划和目标。这个目标是你的一种理想与期望，并没有固定的期限去完成。这是个总的计划，然后你可以依此分化出一些小目标。
每一个小目标，便是你在短期内要达成的计划。例如，你决定要在三周内减掉7磅，这就是个小计划，一个好的计划必须是可以估量的，这样你才能知道自己是否有能力完成。
每天都订个计划，不论早晨或晚上都可以，然后做一张核对表，把你要达到的目标、应该做的事写上去，列好优先顺序，这样你就很清楚该先做哪件事情了。
每天晚上花点时间想想，你表上的工作做得如何了。把你今天所得的经验当作明天计划的参考。如有多余的时间，则用来做些特别的工作。假如你时间不多，则把工作计划的期限拉得长一点。要让自己不时期待着进步，有一种自我实现之感。
但要当心计划的危险。约翰？卡那在他的《重塑自我》一书中说到：“对于工作如何完成过于关切，也往往是个致命的病根，渐渐地，你的整个心灵就被那些方法、技巧、程序之类的问题所占据，反而忘了整个目标的追求。‘工作如何完成’逐渐变得比‘工作完成了没有’还要重要。”
正如卡那所预见的一样，你也许会掉进“过于关切工作如何完成”这个陷阱，而忘了你的目标到底是什么。
要忠于自己的目标，专注于你的目标，然后很快地完成，尽量走些捷径，把任何意外的工作都搁在一旁，心中想着如何把它完成，而不只是在做工作。
事实上，你花在计划上的时间越多，你完成工作所需的时间就越少，因为充分地了解一件工作，就等于已经完成了一半。
要确定每件工作的轻重缓急，因为你所选择的顺序对实行你的计划会很有影响。
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养成良好的工作习惯
看看你面前所堆积的东西，然后查阅一下其内容。在这些文件中，哪些对你仍有用处？如果你跟周围的人一样，那么你可能会有75％的文件是没有用的。除非你在找资料，否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前，你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时，你将因此而降低工作效率。
一个人工作是否有效率、是否具有满足感或如愿以偿，这完全视结果而定。如果你明确自己所追求的是什么，则得到的成果既多又好。我们将介绍许多特殊的技巧，让你能更快、更顺利，而且较为轻松地实现你的目标。如果能将这些技巧运用到你与周围环境的关系之中，这与你得到成果和善用时间、精神与才智有着密不可分的关系。
当你专注于自己的一生和职业目标时，需要思考如何从许多可能的事情中找出几件，并加以完成。而当你作出“基本决定”时，这就是一种执行：“我下一步该怎么做？”其目的在于激起你的统驭力——即使你只引导你自己一人。
（1）清理所有文件并加以处理
文书工作是个容易处理的问题。包括表格、信件、备忘录、报告或那些要填、读、分析、写和讨论的东西。可是有些人却对这一问题束手无策。
除非你的工作像誊写员工作一样，得分类、归档、修正或处理文件，否则你的文书工作应该是做得完的。因此，这些工作不该占据你太多的时间。
如果你现在或即将成为主管，希望你尽可能减少不必要的文书工作。你不妨试着提高那些必要的工作的效率，并将所有文件集中在一个适当的地方存放。
同时，让我们看看该如何处理这些工作。
大多数人常把文件堆在身旁，如桌上、衣橱上、柜子上、咖啡桌上、楼梯——只要是能放东西的地方。只要浏览一下一个人的办公室或住处，就可以猜出一个人办事的能力。
如果你的面前总有一大堆文件，这暗示着你一定经常受到困扰。零乱的文件表明你需要别人的帮助，可是情况还不算太坏。有一位会计师，他的办公室里总是堆积了好几叠文件。最底下的一叠文件大约有6英寸厚，用橡皮筋或纸绳捆在一块儿。有时一叠文件放在其他两叠的中间，而有时则三四叠堆在一起，其中有些已无从辨认。甚至会计师也不知道，更不在乎里面写的是什么。其实，只要翻翻里面的文件，就可以发现，有些文件根本就没有用处。这些文件全记载着过期的法律规定和已去世的客户资料，而这些人的遗产早就处理好了。这位会计师喜欢这些堆积的文件，对他来说，再也没有比这更好的资料了。
如果你喜欢堆积文件——假使你心里觉得有必要保留的话——那劝你改掉这些习惯，你需要的是另一种方式的协助。
假如你是因疏忽或缺乏训练而养成这种习惯，或者你觉得这些文件若搁在手边，做起事来会更有效率的话，那么你还有药可救。
老实说，这些文件对你来说无疑是一项重担。试着加以处理吧。否则它们会降低你的工作效率，就像一辆汽车上，如果都是旧零件，你就无法迅速把车修好一样。
看看你面前所堆积的东西，然后查阅一下其内容。在这些文件中，哪些对你仍有用处？如果你跟周围的人一样，那么可能会有75％的文件是没有用的。除非你在找资料，否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前，你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时，你将因此而降低工作效率。
从现在起，每当你翻阅文件，寻找你所要的资料时，随手拿支笔或签字笔，在文件边上轻轻地做个记号。而在你下次找别的资料时，同样也在上面做个记号。
不妨用一种好玩的心理，写下你预估翻阅的次数。我们敢说，你算的一定不够。很快，你就会发现你所得到的记号必然会比你所想像的来得多。在某种情况下，有人曾经翻阅同一份文件达137次。然而文件依然对他构成妨碍。因此在你寻找资料时，开始计算一下你翻阅这些文件的次数吧。一旦你确定这些文件会妨碍你的工作效率，你就能找出补救措施。
（2）消除各种降低效率的因素
试着养成在一张十分干净、简洁的桌子上工作的习惯。而放在桌子上的文件，也一定要是最重要的，而且对你有益。把其他不相关的东西搁置一旁吧。
这里我们用“离久情疏”这句话可能比较合适了。如果是重要文件，大多数人都会把文件放在醒目的地方，以免自己忘了。他们担心，假如他们把文件存档的话，他也会忘了文件上所提到的工作或职责。
他们这么做也许并没错。可是这不能构成积压文件的理由。你是否得和亲戚住在一块，才能记得他们呢？你是否也得时时看到这些文件，才能把它们记在心里呢？