书城管理管好员工就用这几招
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第9章 没有规矩,不成方圆——制度才是真正的老板(3)

或许有人建议:迟到1分钟可以不计迟到。如果真是这样,当员工迟到两分钟时,该不该计为迟到呢?其实,这是一个具有普遍性的问题,它反映了管理的制度化和人性化如何平衡,才能达到最佳的管理效果。

对于这个案例中的问题,其实黄先生可以给员工每个月三次迟到的机会,并且规定迟到最多不得超过10分钟。这种规定,就是对意外迟到的一种宽容,是管理人性化的表现。如果迟到次数超过三次,哪怕第四次迟到1分钟,也要坚决按制度予以处罚。这样才能维护公司制度的威信。

有一家小公司规定,每个月员工的请假次数如果超过了三次,就享受不到本月的全勤奖。有一次,公司一位骨干的父亲住院了,该员工一个月请了5次假。但是,他为了保证完成工作任务,通过其他的时间来加班。最后,他超额完成了本月的工作。

在计算工资时,老板是这样做的,他对该员工说:“你请假超过了3天,无法得到全勤奖。但是你通过加班来完成了工作,而且还是超额完成,对于你超额完成的部分,公司会给你奖金。”

这个案例中的老板的做法是非常人性化的,他既严格遵守了制度,又跳出了制度的条条框框,从人性的角度出发,奖励了员工表现出色的地方。这样既不损害制度的权威性和约束力,又不打击员工的积极性。

人是一种复杂的动物,人有多种多样的情绪,有多种多样的感受,人还有自尊心,还有面子,在按制度管理企业的同时,管理者有必要尽可能让制度符合人性的需求,在管理手段上,也应该对员工多一点尊重,多一点适度包容,多一点柔性化管理。

制度要严谨,切忌朝令夕改

有个成语叫“朝令夕改”,相信很多管理者都听说过,它的意思是早晨下的命令,晚上就改变了。形容政令多变,让人无所适从。也形容主张、办法、想法等经常改变,无法持续下去。在企业管理过程中,尤其是在制度的制定时,也经常出现朝令夕改的现象,下面的例子就非常典型。

日本新日奶牛公司运营一段时间后,公司调来了一名营销副总。他上任之后,第一件事就是建立销售政策和公司制度。这一举措立即赢得了员工的支持,大家期盼着公司能在这位副总的带领下走上正轨。然而,这位副总有一个毛病,那就是喜欢朝令夕改,他频繁地修改制度,让员工无所适从,让零售商怨声载道。

众所周知,保鲜是鲜奶制品的重要特点之一,所以十分强调时效性,保质期只有三天。在产品上市初期,公司制度中规定:“如果销售员当天的牛奶销售不完可以退回公司,销售员不需要承担责任。”

一段时间后,公司牛奶的销量稳定了,公司销售员对市场的掌控也已经差不多了,这时副总修改了制度,他取消了退货制度,规定:除非牛奶制品本身出了问题,否则,销售员必须自己承担责任。为了减少自己所承担的责任,销售员每天都要频繁地与零售商打交道,了解他们的销售信息,然后根据这些信息推测第二天的销量,再将这个销量上报给总部,决定第二天牛奶的产量。

一段时间后,销售员发现了一个严重的问题:如果预测的第二天的销量多了,销售不完,自己承担损失;如果预测的少了,又会影响销售业绩,影响销售员的收入。因此,销售员感到非常为难。紧接着,零售商也颇有意见。因为销售员预测的销量少了,给他们提供的奶制品少了,零售商的奶制品就不够卖,影响了他们的收入。有时候订购的牛奶多了,卖不完又要自己承担。因此,零售商纷纷终止与新日牛奶合作。

副总见势不妙,决定取消这个销售制度。取消之后,又反复修改了几次制度,但都未能制定出令各方都满意的制度。最后,营销副总由于没有处理好销售制度,公司只好将他辞退。

朝令夕改是管理者的大忌,尤其是在企业制度的制定上,一旦朝令夕改,就会动摇军心,严重影响整个企业员工的工作热情。总结来说,企业制度不严谨,朝令夕改,通常会产生以下几种危害:

危害1:动摇制度的稳定性和延续性

好的制度要起作用,有一个前提是:具有稳定性和延续性。一旦制度失去了稳定性,决策的时候就会存在诸多不确定性,让员工感到无所适从,也会使投资商产生不信任,从而影响企业的发展。

危害2:损害管理者的威信和影响力

管理在出台制度时朝令夕改,会使员工对制度产生困惑,难以准确地理解和把握制度,从而导致执行中出现偏差,无法执行到位,甚至会起反作用。

危害3:浪费管理者的时间和精力

反复调整、修改制度,会极大地浪费管理者的时间和精力,在增加管理成本的同时,又无法提升管理绩效,这是一种极大的浪费。

谁都不希望在制定制度时朝令夕改,即便主见性不强、意志力不坚定的管理者也不希望朝令夕改。事实上,朝令夕改这种现象的出现是有原因的,一般来说主要有以下几种原因:

(1)制度条款不合法、制定过程不合理、不民主。比如,感觉公司的制度内容与法律相悖,制度制定的程序不合理、不民主,比如,在制定制度时,没有征询员工的意见,没有体现出民意。等到事后才意识到这些问题,于是推翻了原来的制度细节,重新修改制度内容。

(2)制度太严苛,可行性差,操作难度太大。有些企业在制定规章制度之前,没有对实际工作进行调查,没有充分考虑生产、销售、售后等各个环节的实际情况,于是闭门造车,或生搬硬套别人的制度,结果制度出台后,发现水土不服,缺少可操作性。这样也会导致朝令夕改。

(3)制度缺少系统性和连贯性。企业规章制度是一项较为复杂的系统,但不少企业管理者在制定制度时,抱着“走一步算一步”的态度,不注重制度的前后联系,导致前一项制度与后一项制度缺少连贯性,甚至割裂开来、相互拆台,这也是造成制度朝令夕改的原因。

除了以上三个原因之外,管理者出台制度朝令夕改最大的一个原因是,他们本人性格犹豫不定、遇事反复无常,或做事不慎重等等。那么,怎样才能避免出台制度朝令夕改呢?管理者可以从以下几个方面去努力:

(1)制定制度要慎重一些,注重前瞻性和大局观

在制定制度时,管理者要考虑到客观情况的变化,要前瞻性、全局性地看待实际情况。尽可能制定多种制度方案,慎重地从中选出最佳的一个方案,以保证制度经得起客观实际的考验,即使遇到一些突发性事件,也不至于大幅度地调整制度。

(2)制定制度要结合实际,注重具体性和可行性

制定制度是为了真正能够解决实际问题,如果制度对解决实际问题没有任何帮助,比如制度空洞无物、过于抽象,让人无所适从,或者制度要求过于严格、目标太高,让人无法达到等,这样的制度都是没有意义的制度。因此,在制定制度时,要从实际出发,结合企业的具体目标,站在全局的高度,把握制度的具体性和可行性。

(3)制定制度要征询员工的意见,体现民主性和人性化

有些企业花了很长时间制定了厚厚的制度,但就是执行不下去。为什么呢?这与制度缺乏民主性和人性化有很大的关系。要知道,如果只有生硬的制度,却没有体现出人性化,员工没有明确制度出台的动机和细则,往往会产生排斥和不认同的心理。因此,在制定制度前期,应多与员工交流,听取员工的意见,并在制度中附上明确的考核体系和奖惩标准,这样的制度才会产生约束力和激励性,才容易被员工有效地贯彻执行。

制度的生命力在于不折不扣地执行

建立一套合理的规章制度是经营和管理好企业的前提,但是有了制度不等于高枕无忧,如果有合理的制度,却没有有效执行,那么会出现什么情况呢?有这样一个案例:

一天晚上,某家公司的财务室被撬开,墙边的保险柜也被打开,柜内的20万元现金被盗。这笔钱是公司第二天急用的购料款,但这笔钱突然丢失了,严重影响了公司的正常业务。

然而,令人不解的是,这个保险柜是国内最先进的一款,柜子上面有报警器、电击系统和密码装置,而且密码系统由电脑控制。既然保险措施如此齐备,那保险柜为什么还会被盗贼轻而易举地打开呢?

事后经过调查发现,使用保险柜的出纳是个马虎大意的人。虽然公司制定了一整套财务保卫的规章制度,但是出纳根本没有按制度执行。在他看来,这个保险柜确实不错,但是他觉得公司很安全,没必要小题大做,因此他把钱放进保险柜之后,并没有将其锁上,而是虚掩着保险柜的门,这样便于他取钱……

有保险柜不用,有制度不执行,这样的保险柜还有何用?这样的制度还有何用?这个案例告诉我们,企业的规章制度再好,如果没有不折不扣的执行,制度也会沦为一纸空文,无法发挥应有的作用。

很多企业制定了成套的管理制度、工作标准,大到厂纪厂规,小到作息规定,不可谓不完善。如果这些制度真的能贯彻执行下去,对企业绝对有很大的帮助。但遗憾的是,很多企业把制度当作花瓶和摆设,导致制度流于形式——做出来只是为了给别人看,却没有体现在执行中。

看看那些破产或倒闭的企业,它们破产或倒闭的原因在哪儿呢?很多人可能会说,管理者的决策失误,领导不力。也许有这方面的原因,但在管理者没有失误、公司制度没有问题的情况下,有些企业依然会破产,这是什么原因呢?其实,出现这种问题的根源在于制度没有得到有效执行。

东北某地有一家工厂倒闭了,之后该工厂被一家日本公司收购。日本总部只派来一位日籍管理者,他上任之后,没有风风火火地搞改革,而是遵照工厂原来的规章制度搞生产。结果不到一年,工厂就起死回生了。这是怎么回事呢?原来这位日本管理者上任之后,只做了一件事:强化制度落实。

这个案例告诉我们,企业倒闭的原因是多方面的,但根源可能不在别处,而在于制度没有得到不折不扣地落实。由此可见,制度再合理完善,如果没有强有力的执行,也没有意义。只有付诸实践,不折不扣地执行,制度才能发挥作用,企业发展才有保障。

把眼光放到那些发展势头良好、生命力强大的企业身上,你就会发现它们成功的原因所在。在这些企业,管理者一定是强化制度执行的人,决不会无视制度的权威。当他们发现有不遵守制度的情况时,肯定会严肃处理,绝不姑息纵容。

康佳是国内彩电行业知名度颇高的企业,也是一家十分强调制度执行的公司。在康佳公司,有这样一条规定:在工作场合不准吸烟!然而,这个看似简单的规定,并不是每个员工都做得到。公司里有一个20多岁的年轻技术员,非常受公司领导的器重。由于他的能力突出,进入公司不久便晋升为车间的副主任。在走向领导岗位之后,他工作更加积极,表现更加优秀。

可是,该年轻人有一个不好的习惯——特别爱抽烟,而且烟瘾极大。由于公司明文规定不准在工作场合吸烟,因此,他只好每天上班之前猛吸几口烟,到了中午吃完饭,再猛吸几口烟,然后强忍着烟瘾熬到下班。

一天,年轻人发现楼梯的拐角处比较隐蔽,他个人觉得这个地方不能算是工作场合。于是,他抱着侥幸的心理,在上班的间隙在这个地方抽烟。不幸的事情发生了,正当他享受吞云吐雾的快感时,公司的副总经理恰好路过此处。

虽然当时副总经理没有过多地批评他,但是公司的人力资源部很快就作出了处理决定:第一,免去了他车间副主任的职务;第二,罚款;第三,全厂通报批评。

这事件被公之于众后,在康佳公司的整个生产车间引起了巨大的反响。很多员工认为公司的管理方式太苛刻,惩罚力度太大。但是自从这件事之后,再也没有人在工作场所吸烟了。

如果你是那位年轻人,也许你会觉得自己很冤,心想:我不就是抽了一支烟吗?至于大动干戈吗?给我一个口头警告不就可以了吗,或者让我私下写个检讨书,再不然罚我一两百块钱也行,为什么要撤我的职呢?这不是存心让我难堪吗?

但是,如果你能站在公司管理者的角度考虑问题,也许就不这么认为了。因为公司已经明确规定,不能在工作场合抽烟,你却明知故犯,公然违反制度。如果管理者不按制度的规定严惩你,制度的威严何在?今天管理者对你网开一面,明天别人违反了制度,管理者是否也要对他网开一面呢?如此一来,制度还有约束力吗?

所以说,康佳的副总经理的处理方法是明智的,他让公司的制度成了万伏高压电,让员工害怕触碰,这对全体员工都充满威慑力。对不遵守公司制度,不按制度办事,不按制度执行的员工,若不下几剂“猛药”,他们是不知道疼痛的。只有让他们痛过,才能深刻地记住教训,才能乖乖地执行制度。

三国时期,诸葛亮挥泪斩马谡,在军中树立了不折不扣地执行制度的楷模。今天的康佳公司,严肃地处理了违反制度的员工,也为现代企业管理者树立了榜样。如果你想管好企业,想让企业不断发展壮大,一定要让公司的制度不折不扣地执行。