书城励志说的就是好听:滴水不漏的口才术
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第34章 职场口才——驰骋职场的语言圣经(4)

4.不要在众人面前指责员工

每个人都是有自尊心的,所以即便是员工犯了错,你也不能在别的同事面前责怪他,伤害他的自尊心,最好的方法则是在众人面前夸奖他,而是在私下里指出他的失误所在,如此可以令对方从心底叹服。

5.夸奖女职员的时候,称赞其办事能力更加重要

在办公室里,男女职员的地位都是平等的,你如果经常只以女职员的外貌和打扮为称赞重点的话,对方会觉得你轻视女性,倒不如称赞她们在业务上的出色表现,这样反而更容易使对方产生受尊重的感觉。

6.对下属的建议要专心聆听

当员工想表达意见的时候,你应该鼓励他勇敢地讲出来,并且需要专心聆听,遇到不清楚的地方,可以微笑着请他重述一遍。对方全部讲完以后,你可以针对有疑问的地方或是疏失之处再与他展开讨论。

7.要求员工做事时,要避免使用命令的口气

当上司要求自己的员工办事的时候,一般可能会出现以下两种情况:一种是用命令的口吻要求属下:“你要……”、“你应该……”;另一种就是通过询问表达出自己的想法:“倘若换成是你,你会怎么解决呢?”对大多数人来说,往往比较喜欢后者。命令的口气通常会让对方感觉自己不受尊重,觉得上司是把自己当仆人一样使唤,极易造成对方心底的反感情绪。

8.下属指正自己的错误时,要勇于接受

很多上司觉得自己位高权重,要是让员工挑出错来了,往往不愿承认甚至还怀恨在心,并会在以后的工作中百般刁难对方。上司跟员工之间本来应该是齐心协力的,人非圣贤,孰能无过,坦诚地接受别人的建议并加以改进,你谦虚诚恳的高尚品质会令员工愈加信服。

9.尽管下属中有跟自己关系密切者,也应一视同仁

上司若是想要跟员工之间建立起良好互动的关系,必须要让员工心服,所以对每个员工都要平等看待,以免他们感觉你做事不公正。

命令下属的语言技巧

命令是领导者管理自己部属最常用的一种表现方式,它既可以通过文件间接传达,还能以口述的方式直接下达。“有令必行”是管理活动中的准则。相反,如果在实际执行过程中,命令被打了“折扣”,就肯定无法实现预期的效果了。在企业的现代管理过程中命令被打折扣是经常出现的事情,或者命令在被执行的过程中走了样,由此将会导致企业的工作难以有效地展开。

上司的命令若是经常被下属打折扣的话,可能是由于领导自身缺乏应有的力量,但最主要的原因则是他们不懂得命令的技巧和方法。

命令是一门需要技巧和方法的微妙艺术。你要是想在所选择的领域里获得成功,就必须学会以你的命令来指挥别人的行动,因为你不能强迫任何人去做什么,你必须懂得如何利用领导的手段以使别人甘愿为你效力,并且在内心里对你既尊重又叹服。

一个高明的管理者给部属下命令的时候需要注意掌握下面几点:

1.命令应重点突出,而不必面面俱到

你的命令如果过于详细和冗长,只会带来误解和混乱。

2.命令简要中肯,只强调结果,不强调过程

要达到这个目的,你可以采用任务式命令。即告诉员工你需要他做的事情和时间期限,但不必告诉他怎样做。“怎么做”是他应该考虑的问题。任务式的命令可以充分调动员工的想象力、主动性和积极性。无论你的目的是什么,这种方式都会把人引导到做事的最佳路线上去。假如你是自己做生意,那么改善方法就意味着增加利润。

当下属清楚自己应该做的工作以及你想看到的结果时,你便能够分散权威并且更加有效地监督他们的工作了。

你下达的命令简洁、清楚,人们才知道你到底想要什么,并且会立即开始去做。他们不会为了搞清楚你的话一遍遍地过来问你。很多时候,员工没有做好工作主要是他们没明白你的意思。假如你希望别人完全执行你的命令,那么命令的简单扼要绝对是非常必要的。

3.命令不能太复杂,尽量简单

最简单的计划往往才是最好的计划,因为它不但便于大家理解还可以减少发生错误的机会。在商业场中,成功的企业在各方面都力求精简的工作作风,如简洁的策略,简单的计划和执行纲领,有专门的决策机构,能够简化行政管理程序,以便于采用简单的直接联系。

懂得了以上一些技巧,你在发布命令的时候就会胸有成竹了,除非是你的下属故意捣乱,他们是没有任何理由不贯彻执行你的命令的。

与下属沟通的语言技巧

作为领导如果可以了解到员工内心的想法,肯定会为以后的工作带来很大的帮助。但是下属对上司一般又有防备心理,想要跟你的下属很好的沟通和交流,必须花一些心思。

一般领导跟下属谈话,主要有四个目的。第一,获得工作的详细进展情况,监督各部门的执行工作。第二,借此发现执行中的问题,然后探讨解决方法,从而让领导由视察变成参与。第三,传递上级的指示或者本人的决定。最后,通过跟员工进行接触,了解他们的人品,做到知人善任。那么,领导究竟应该怎样正确地与下属交谈呢?

1.突出重点

谈话一定要突出重点,紧紧抓住一点,上司本身应以身作则,在寒暄之后迅速转入正题,讨论存在的问题;另外,作为下属也应该保持一种良好的谈话习惯。

2.找机会与部下谈话

要学会很好地利用业余时间同下属交谈。这时候对方一般没有戒备心理,所以往往只言片语便能发挥出很大的作用。

3.让部下喜欢说话

谈话是双方的,若是一方对另一方的话给予积极、适当的反应,另一方就会更加津津乐道,谈话气氛也会更加融洽。因此,领导与部下谈话的时候一定要注意态度,充分利用一切资源。例如感情、问话、姿态和感叹词等,表达你对部下讲的话十分感兴趣。

下属要是不愿说话,谈话就不免会陷入僵局。这就要求领导应该有丰富细腻的感情,并要注意说话态度跟方式甚至是语音、语调,目的就在于刺激下属讲话的欲望,以使谈话可以在交流感情的过程中也交流了信息。这个时候上司的微笑、点头、热情地说个“好”字,都能鼓励部下积极地讲话。

4.让部下说实话

与下属交谈的目的就是想了解真实情况,可是有的下属却有所顾忌,通常言不由衷,谈话的时候不讲真话,从而使其失去了意义。所以,领导一定要亲切温和,避免****、蛮横的工作作风,以坦率、诚恳、实事求是的态度,尽量使对方在谈话过程中明白你是想了解事实,而不是听奉承、敷衍的话,以此化解员工的顾虑或者迎合心理。

5.掌握谈话的分寸

在听部下讲话的时候,领导可以发表一些评论性看法。但是评论通常应该放到谈话的最后,并且只能是建设性的意见,一定要慎重表达,用语恰当,注意使用合适的说话方式,以使部下容易接受。

6.利用谈话中的停顿

下属在交谈中出现停顿的时候,一般可以分为下面两种情况:一种是故意的,这是部下为了试探领导对他讲话的反应,这时候,领导就很有必要插几句鼓励性的话语,让他继续讲下去。另外一种则是由于思维突然中断造成的了,这种情况下,上司最好能帮部下接上原来的话头,用提问的方式重述他刚讲过的话,使他可以接着讲。

如何向下级通报坏消息

有些话虽然不好说,但是你作为上司又非说不可,关键是要委婉、诚恳地表达出来,尽可能减轻对下属的打击。有时候,话虽然不过分,也没有任何不正当的企图,但是作为上司你还是很难把它说出来。比如,通知员工被降职、解雇;下属十分辛苦拟定的计划书,被你一口否决;下级向你提出很不错的建议,你却因为疏忽或者工作太忙而忘了看,当下级催问你的时候,你应该怎样回答呢?

1.变更计划

首先来考虑这样一个问题:修改已经获得通过的计划,应该怎么跟下级解释呢?千万不可以告诉下级:“这不关我的事,经理说了算,我也没有办法。”

这样解释虽然把责任转移给了上级,你暂时没事,但是部下就会怨恨经理。假如下级知道你推卸责任以后,一定会对你特别反感,同时也会降低你的威信。

更不应为了防止部下反对,而使用强制手段阻止对方开口。这样做只会让下级从内心对上级感到不满,对工作不满,这种做法是最不明智、最不可取的。正确的方法应该是情理兼顾,充满善意地说服对方,使下级能真正地叹服,还不会丧失对工作的积极性。

2.提案被耽误

上级接受下级的提案以后同意“看一看”,但是过了一段时间之后,仍然没有看。下级想得到一个肯定的答案,于是就问上级:“关于那个提案,您看了吗?目前情况怎么样?”

这个时候,你可以坦率地说:“我现在特别忙,真的还没有时间详细看。但是一周之内我保证给你一个满意的答复!”

在约好的时间之前,上级最好能主动答复下级。这样一来下级肯定会被上级的热情所打动。特别是在答案是否定的时候,与其被下级追问着,还不如上级主动进行说明,这可以表明上级确实特别认真地看待了他的提案,是非常有诚意的,并非敷衍了事。