注意事项：
（1）要充分占有材料。最好通过不同形式，听取各方面意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。
（2）要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。
（3）要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。
写作格式：
（1）标题。一是由单位名称、时限内容、文种名称构成。二是概括主要内容或基本观点，不出现“总结”，仅对总结内容有提示作用。三是以文章式标题和文件式标题为正副标题，正题揭示观点或概括内容，副题点明单位、时限、性质和总结种类。
（2）正文。一般介绍工作背景基本概况等，也可交代总结主旨并作出基本评价，力求简洁，开宗明义。包括主要工作内容、成绩及评价，经验和体会，问题或教训等，是核心部分。可按纵式或横式结构形式撰写。
纵式结构。按主体内容从所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。成绩有哪些，表现在哪些方面，怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质，怎样产生的，都应讲清楚。总结经验教训时，须进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。
横式结构。按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。
（3）结尾。作为总结的结束语可以归纳、呼应主题，指出努力方向，提出改进意见或表示决心信心等。结束语要求简短利索。
（4）落款。一般在正文右下方署名署时。如是报纸杂志或简报用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。
介绍信的书写
介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。
介绍信通常有两种形式：
（1）普通介绍信。用公文纸书写：
①在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。
②联系单位或个人的称呼。
③被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。
④接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。
⑤本单位名称和写信日期，加盖公章。
（2）带存根的印刷介绍信。有规定格式，使用只需填上有关内容。
①存根部分简填，以便日后查考。
②本文部分要填写详细些。
③派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。
④重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。
⑤除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。
启事的书写
单位或个人有什么事情需要向大家公开说明，或者对大家有什么要求，把它简明扼要地写出来张贴或刊登的短文，就是启事。启事内容要周到完整，语言要具体明确，中肯礼貌。如果内容多，还应分条开列清楚。
（1）第一行正中写启事的名称，如“招领启事”、“寻物启事”、“征文启事”等。
（2）写启事内容，一般包括目的、意义、内容、形式、要求等项目。
（3）最后写启事者的称呼和启事的日期。
条据的书写
条据是作为凭证的条子，是日常工作和生活中最常用、最简单的一种文体。一般分为凭证条据和说明条据。
条据的格式和写法是：
（1）在条子的上方中间，要写上反映条据性质的字样，如“收条”、“借条”、“欠条”、“领条”、“请假条”等。
（2）写对方的名称。有的可以不写。
（3）正文内容，即写给谁，什么事。如涉及钱或物，要写明钱或物的数量（大写），关于“钱”的收条或借条，要在“钱”的具体数字末尾加个“整”字；数字如有改动，必须在上面加盖图章，或重写一张。
（4）正文完后，另起一行写上“此据”或“此致×××”。
（5）最后写开条者名称和开条日期。
活动倡议书书写
倡议书是团的工作和活动中动员团员青年的常用文体，也是把党团组织的号召和要求转化为团员青年自觉行动的“冲锋号”。倡议书的内容一般由标题、正文、结尾和落款4部分构成。
倡议书的标题一般应当写明倡议的主题，如：关于开展迎奥运、树新风活动的倡议书。让人对倡议的主题一目了然。
倡议书的正文要简要说明发出倡议的原因、目的和意义，写清楚倡议的具体事项，让响应者明白应当做什么和怎样做。
倡议书的结尾应当明确表达倡议者的希望和要求，如果需要响应者报名参与的活动，还应该写上报名时间、地点、联系方式等。
倡议书的落款包括倡议组织、倡议者署名签章，发出倡议的时间。
如果倡议书采用张贴的方式，应当将原始文稿存档。
会议记录的书写
为使会议的决议能在今后得到很好的贯彻和执行，并作为以后检查执行情况等的根据，或者便于传达一次会议的精神，有必要把会议的具体内容记录下来。这些记录的材料，就叫“会议记录”。记录要真实准确，符合原意。
会议记录包括两个部分：
（1）会议的组织情况：
①会议的名称。
②开会的时间、地点。
③出席人数，如果人数不多，可一一写明姓名。
④列席人数，也可写出姓名或只写列席人员范围。
⑤缺席人数，也可一一写出姓名，注明缺席原因。
⑥主持人。
⑦记录人。
（2）会议内容，是会议记录的主要部分。记录方法有两种：
①摘要记录。只记会上报告了什么事情，讨论了什么问题，通过了什么决议。
②详细记录。要把每一个人的发言都记下来。
最后，要由主席或主持人和记录人签名。
工作计划的书写
工作计划是团干部经常要写的公文之一，写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。
（1）工作计划的格式：
①计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“×××团支部2010年工作计划”。
②计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。
③最后写订立计划的日期。
（2）工作计划的内容。一般地讲，包括：
①情况分析（制订计划的根据）。制订计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。
②工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。
③工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。
（3）制定好工作计划须经过的步骤：
①认真学习研究上级的有关指示办法，领会精神。
②认真分析本单位的具体情况，这是制订计划的根据和基础。
③根据上级的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。
④根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定预计克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。
⑤根据工作任务的需要，组织并分配力量，明确分工。
⑥计划草案制定后，应交全体人员讨论。计划是要靠群众来完成的，只有正确反映群众的要求，才能成为大家自觉为之奋斗的目标。