书城管理办公室工作:案例、方法与技巧
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第88章 秘书人员应处理好十大关系

办公室是一个部门、单位的综合办事机构。办公室的枢纽地位和工作的从属性质,要求办公室人员掌握高超的处事艺术,协调和处理好上下左右的关系,以确保工作高效和有序。

(一)要处理好上与下的关系

办公室人员对上要忠诚、对下要真诚,做到对上负责与对下负责的统一。对上,要准确把握领导的决策思路和工作意图,不折不扣地抓好贯彻落实;要经常以报送信息、报告、请示、总结等形式向上级汇报工作、反映情况,努力争取领导的帮助和支持。对下,要讲真话、办实事,履好职、服好务,加强与基层的联系,积极争取基层的理解和配合。

(二)要处理好左与右的关系

即要处理好与兄弟办公室之间的关系。办公室人员要不断强化大局意识,全力支持兄弟办公室的工作,在工作中不指手画脚,遇到困难不袖手旁观,名利面前不争拿抢要;要经常与兄弟办公室沟通信息、联络感情,相互学习,取长补短,不断加强彼此之间的友谊,着力营造和衷共济的良好氛围。

(三)要处理好大与小的关系

办公室工作无小事。有些工作看起来是小事,但稍有不慎、疏忽大意就可能影响大事,甚至造成严重后果。因此,办公室人员一定要重视小事、注重细节,绝不能因某些工作细小而不为、细微而不屑。要从小事做起,从细节抓起,尽量把每一项工作、每一个细节做得尽善尽美,努力将文件办成美文佳作,将会议办得圆满成功,将事情办得无可挑剔。

(四)要处理好主与次的关系

即要抓住主要矛盾和矛盾的主要方面,突出重点、兼顾全局,做到面上服务与点上服务的有机结合。面上服务就是要搞好“三服务”,即服务领导、服务机关、服务基层;点上服务就是对主要领导的服务。现在的主要领导多数是异地交流任职,他们远离家庭,工作辛苦,生活艰苦,最需要办公室的关照。办公室作为服务机构,要充分发挥职能作用,努力为领导营造良好的工作环境和生活环境,保证他们全身心地投入工作。

(五)要处理好方与圆的关系

即处事要善于把握分寸,做到方圆有度、进退得当。要坚持原则,该“方”的地方不糊涂,不以感情代替政策,不以好恶代替原则,不偏不倚、不卑不亢,真正做到有理、有据、有节;要机动灵活,该“圆”的地方不呆板,在不违背原则的前提下多提供方便,在不影响工作的前提下多联络感情。在日常工作中,要真正做到主动热情,不回避矛盾,平等待人,不居高临下。

(六)要处理好急与缓的关系

即要坚持“急事急办、特事特办、缓事妥办”的原则,统筹兼顾、合理安排各项工作。急事要强调“快”,做到快而不乱、快中有实;缓事要把握“稳”,做到细致周到、稳而不拖、稳中求进。办公室人员要不断强化效率意识和时间观念,绝不能把简单问题复杂化,办事啰嗦、不得要领、反反复复,要突出重点、删繁就简、高效运转,确保工作有条不紊地向前推进。

(七)要处理好虚与实的关系

即要有所为有所不为。办公室人员要注意回避日常琐事,科学运筹、超前谋划各项工作,在为领导服务中不断提高自我,加速自身进步。在搞好服务的同时,要留一些时间来学习和思考,不断提高工作水平;要创新工作方法,努力减轻自身压力,不断提升工作效率。

(八)要处理好远与近的关系

即既要坚持向前看增强预见性,又要坚持实地看增强有效性;不要只顾干好当前工作而阻碍长远发展,也不要只注重谋划长远而忽视当前工作。办公室人员要统筹兼顾,做到当前工作不缺位、不掉队,扎实开展、有序推进;长远工作不好高骛远、脱离实际,突出超前谋划、科学预测,确保目标实现。

(九)要处理好高与低的关系

即要坚持“高调做事、低调做人”的原则,对工作“不求过得去,要求过得硬”,力求高质量、高水平地做好各项工作。做人要务求实在,做老实人、善良人、谨慎人;要真诚待人、诚信处事,要言行一致、表里如一;要谨言慎行,不说三道四、道听途说;要顾全大局、维护团结,与大家和谐共处。

(十)要处理好补位与越位的关系

即做到“到位不越位,参谋不决断”。办公室人员要不断强化补位意识,做到思想同心、目标同向、工作同步,要整合优势、相互支持,要补台不拆台,补位不缺位,努力形成“分工分责不分家,遇到问题共同抓”的良好格局。办公室主任要善于站在领导角度思考问题、谋划工作,但绝不能“越位”决策和指挥,更不能打着领导旗号办私事、谋私利。只有这样,才能切实做到参谋不决断、帮忙不添乱、服务不谋私。