秘书由于工作的性质，经常会接触到领导干部的批阅件。在数以千计的领导干部批阅件中，常常看到一些文件、材料，领导同志既没有提出肯定的意见，也没有提出反对意见，仅在扉页上重重地画了一个“〇”的记号，表示已“圈阅”。在长期工作经验的秘书肯定知道，这“圈阅”之意实在内涵丰富，在文书处理中应当仔细分析。
“圈阅”究竟是积极还是消极的，究竟是有用的还是无用的，对这个问题的认识影响到对领导决策行为的评价，也包含着对领导素质的评价。这个评价又反过来影响着决策者们正确、合理地使用“圈阅”。因此，“圈阅”和其他明确批示一样有意义，只不过是以一种隐含的方式在表达着领导的“意见”。曾经有过这样一件事：有位基层同志给省委书记写信，反映该县的县委书记以权谋私，为亲戚开后门、拉关系，而这位县委书记又是省里将要调到一个更高级的领导岗位任职的后备干部，据组织以前的了解和群众反映，这位同志是比较好的。在这种情况下，省委书记没有立即表示态度，而只是画了一个圈阅的记号。其实这个圈阅并非什么也没说，而是一种表征特定心态的一项奥妙处理。因此，在文书处理过程中，不能因为领导无批示就将文件当作废文处理，而要转组织部门参阅、查证。事实证明，这样做是慎重的。
细细分析，在无数的圈阅件中，常常包含着以下内容：一是由于领导对情况还不了解，或者是同自己原先掌握的情况有出入，不能马上表态（需在查证后作出批示），划上个圈阅记号表示他已注意到这个问题；二是交由领导批示的方案本身不够完善，领导不够满意，但又无法在短期内提出一个新方案；三是由于分工的关系和出于对更好决策意见的尊重和期待，暂时不急于表态，因为事实上存在着领导说了的话就是指令的现实背景，而此时的圈阅正好反映了领导的明智；四是有些请示和报告本身无法简单地用“行”或“不行”来表达，在同意与不同意之间的很大一部分意见需要用一种特定的形式反映出来。
文件处理中圈阅的“〇”之意是数学上的零，是正数和负数分界的唯一中性数，是一个有意义的特定符号。例如，某组织部写了一个成立老干部活动中心的请示，呈送省委审批，因为涉及面广，经费问题涉及财务部门，人员编制涉及人事部门和编制委员会，汽车调配又涉及机关事务管理局，修建活动中心又涉及城建部门，这个问题就不是简单地用“同意”或“不同意”能说明的。当这份文件被分送到省委领导后，领导画了个“〇”退到秘书处，如何进行文书处理，秘书们进行了研究，认为领导之所以没有明确表示，表明简单地通过或否定这个请示是不慎重的。于是秘书分别征求各方面的意见，使问题最后得到妥善的解决。
对圈阅件的研究还是发挥文秘的助手作用，并提高其工作质量的一个重要途径。因为每天呈送领导的文件、材料不计其数，而领导能阅读的仅为少数，因此，我们可以通过观察领导对某一类问题圈阅的数量而知悉领导近期关注的问题，从而研究、分析，提供大量的背景材料，为领导正确决策做好基础工作。某省委书记在制定农业发展战略时，广博阅览，秘书们在他大量圈阅过的文件资料中得到某种启示，就多方面收集有关这方面的信息供其参考。发展农业，一靠政策、二靠科技、三靠增加投入，农业投入问题一直是制约农业发展的一个重要因素。钱从哪里来？对于这个问题，秘书们经过反复论证和大量的调查研究，最后提出了符合本地实际情况的建立合作基金的战略措施。
由此看来，对圈阅件的文书处理是一件不能掉以轻心的工作。