书城管理办公室工作:案例、方法与技巧
36226400000104

第104章 秘书应聘应讲究技巧

案例一:一次应聘秘书的经历

某日,《市场信息报》上刊登了这样一则“招聘秘书”的广告:

我们,一家正在发展的中外合资企业,特招聘秘书一名。我们将对合格的应聘者提供可观的薪水及假期、午餐等待遇。

欢迎具有一定的工作经验并能从事开拓性工作的先生、女士前来应聘。

ABC公司

二〇〇九年十月

ABC公司是一家很有名气的中外合资企业,能进入这样的公司工作,是每一个文秘人员梦寐以求的。问题是李某刚从秘书学校毕业,谈不上“从事实际工作的经验”。

尽管如此,他还是决定去试一试。

招聘工作是在ABC公司办公大楼底层的一个房间里进行的。房间的一头坐着2位主考官,另一头则挤满了应聘者,李某仔细地数了数,应聘者共有21人,他是最后一名。

直到这时,他才发现自己犯了一个不大不小的错误,别人都是西装革履,风度翩翩,只有他穿着夹克衫,躲在人群的最后,太不惹眼了。

招聘口试开始了,主考人依次向每个应聘者提问,每人回答限时为5分钟,在回答完各种问题后,再综合衡量,最后决定取舍。

主考者的提问,不外乎以下几方面,比如,请提供学历证书,有什么特殊技能,你认为如何才能做好秘书工作,等等。而应聘者也几乎都是一个模式,正襟危坐中尽量给对方一个忠厚老实的印象,在5分钟的时间内,引起对方的重视。

轮到李某时,不知怎么地,他忽然决定改变所有的一切。于是,他迅速地拿出随身携带的铅笔和笔记本,潇洒地坐到应聘席上。

“在此之前你有多长的秘书工作经历?”两位主考官单刀直入地问。

“没有,一点也没有。”他如实地回答,声音洪亮,使全屋的人都大吃一惊!

“那么,你……”他胸有成竹地知道他们该问第二个问题了,没等主考官话音落地,就一气呵成地用英语打断了主考官的发问:“Don't you ask something else?”(你们不会问点别的东西吗?)

“噢!你的英语口语还可以嘛!”

李某立即补充道:“我有英语口语合格证书。”

在两位主考官交换了一个不易察觉的眼色后,其中的一个突然盯着其手中的纸和铅笔发问道:“请告诉我,你现在在干什么?”

“速记。记下我们之间的谈话,回去整理一下,或许日后有用。”说着,李某便随手把速记文字交到主考官手中。他看到了主考官藏而不露的笑容。

就这样,在众人的惊奇和羡慕中,李某“OK”!

通过这次招聘经历,他终于懂得,扬长避短就OK!

案例二:庞统的两次“面试”

庞统是《三国演义》中一位卓有才华的谋士,号凤雏,襄阳人,与南阳卧龙先生诸葛亮齐名。水镜先生曾向刘备进言:“卧龙、凤雏,两人得一,可安天下”(第三十六回)。赤壁大战中,庞统协助诸葛亮和周瑜的“火”攻战略,向曹操巧施连环计,为孙、刘联军火烧曹军战船乃至以后魏蜀吴三足鼎立局面的形成立下了大功。赤壁之战后,庞统声名远播,闻名遐迩。此时,孙、刘两家为巩固成果再创辉煌,纷纷厉兵秣马,招贤纳士。这本应是庞统一展抱负的大好时机,没想到,相当长一段时期内,这位贤士却处于报国无门、空坐冷凳的尴尬境地。这是什么原因呢?细究起来,这与他的两次不成功的“面试”有关。

庞统的第一次“面试”是在东吴孙权处。周瑜死后,鲁肃自感“碌碌庸才,误蒙公瑾重荐,其实不称所职”,特向孙权推荐庞统,言道此人“上通天文,下晓地理;谋略不减管、乐,枢机可并于孙、吴。往日周公谨多用其言,孔明亦深服其智”。孙权听后大喜,忙催促请来相见。庞统遂来拜谒,施礼已毕,孙权见庞统“浓眉掀鼻,黑面短髯,形容古怪”,心中不悦。就直入正题,试其学问。孙权问道:“先生一生所学以何为主?”庞统答曰:“所学不别拘泥,随机应变。”意即所学庞杂,涉猎甚广。孙权又问:“先生的才学与周瑜相比如何?”庞统笑曰:“我所学的东西与周瑜大不相同。”孙权生平最喜爱周瑜,见庞统甚轻视之,心中就更加不悦。随口说道:“先生请先回去,等用你之时,再去相请。”庞统无奈,长叹一声退出。鲁肃一见,忙进去询问:“主公为何不用庞统?”孙权答道:“他是一个狂妄之徒,用他有什么好处?”鲁肃劝道:“赤壁之战时,庞统曾献连环计,立首功一件,主公想必是知道的。”孙权强辩道:“这是曹操愿把战船钉在一起,与庞统何干?我发誓不用此人。”鲁肃见劝说无效,只得退出。对庞统抱歉道:“不是我不推荐你,怎奈主公不用。你要有耐心啊!”庞统失望而归。

这段故事虽短,却耐人寻味。首先,作为招聘方,孙权负父兄重托据守江东,又颇有举贤任能的美名,对庞统本应“不拘一格”录用之,没想到他却鼠目寸光,一叶障目,拒之千里之外。其次,作为求职者,庞统此次“面试”也有失策之处。①狂妄成性,不受约束,不修边幅。这在平时本无可厚非,但在求职这种特殊场合,“主考官”又是东吴之主,他仍这样放肆就极不合适了,破坏了交谈的良好气氛,难怪孙权不悦。人际关系学告诉我们,个人的外观修饰和言谈举止是构成人际交往中“第一印象”的基本条件。良好的仪表、得体的言谈、礼貌的举止是获得交际成功的先决条件。②庞统快人快语,口无遮拦,谈及孙权宠爱有加的周瑜时,流露出轻视之意,致使孙权更加不悦,引起反感。人际关系准则和常识告诉我们,人际沟通重在有“共同语言”,这就是所谓“酒逢知己千杯少,话不投机半句多”。了解对方的喜怒哀乐和“兴趣点”,投其所好,才能较好地与对方进行情感交流。一个求职者对招聘单位特别是招聘者的情况知之甚少甚至一无所知时,其应聘结果就不可能好。

庞统的第二次“面试”紧接在他东吴碰壁之后。其实,早在庞统应聘东吴之前,诸葛亮就料到孙权必不用庞统,就专门为庞统留书一封,信上说你“稍不如意,可来荆州共抚玄德,此人宽仁厚德,必不负公之所学”,并嘱托刘备“凤雏到日,宜即重用”。庞统在东吴应聘受挫,鲁肃过意不去,也为庞统写了一封举荐信让他转投刘备。庞手握两位名人的举荐信,再加上他本人确有才华,第二次“面试”想必会顺利过关了吧。

很不凑巧,庞统抵荆州时,诸葛亮恰恰按察四郡未回,接待他的是刘备。庞统参见刘备,“长揖不拜”,刘备就已不悦。又见庞统相貌丑陋,心中更是不喜。刘备问道:“先生远道而来,很辛苦吧?”庞统答道:“我听说刘皇叔招贤纳士,特来相投。”刘备就随口说:“荆楚之地刚刚安定,百废待兴,只是苦无闲职。离此东北方一百三十里处,有一耒阳县,现缺少一位县宰,就委屈你去担任吧。今后如有空缺,必当重用。”庞统愤愤而出。

庞统这次“面试”与前次相比,似乎有所收获,做了耒阳县宰。但这区区百里之地对于庞统之类大贤来说实在是太不相称了。无怪乎他到耒阳县后倦于世事,颇有“英雄无用武之地”的感慨。

探究庞统两次“面试”不成功的原因,我们不难发现刘备犯了与孙权同样的错误,两人只是单凭主观臆断,不做调查研究就决定取舍。他们与贤人失之交臂与其录用人才的态度有直接的关系。俗话说:“人不可貌相,海水不可斗量。”在录用人才时,应坚持实事求是,认真负责的态度。在确定事实的前提下,既求贤若渴,又不唐突塞责。宁可虚位以待,也绝不滥竽充数。对有才者绝不求全责备,而应见其才知其短,扬其长避其短,这才是正确的录用人才之道。而作为求职者,庞统并未注意自己的言行,给对方留下了不好的印象,也是不可取的。