应把常用的电话号码记在电话薄上并放在电话机旁或能随手拿到的地方，这样可在你需要时能及时找到它。
接通电话后，应首先确认一下是否是你要找的个人或单位，如果对方说不是，那就是电话打错了，你得马上向对方道歉：“对不起，打错了。”然后把话筒放回，再重新拨号，如果对方说是，你就请他给你找接听者。通话应简单明了，对重要内容可以扼要地向对方再叙述一遍，以求确认。
通话完毕，应友善地感谢对方：“打搅您了，对不起。谢谢您在百忙中接我的电话。”或者“和您通话使我感到很高兴。谢谢您，再见！”
如要发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用一个电话号码，这种情况下，你可先拨通对方号码，通知对方：“您好，请打开传真机，我有传真件给您。谢谢！”待耳机中听见尖厉独特的传真记号时，便可发送传真件。
如果是为别人代拨电话，接通后应先确认对方身份，然后客气地请对方稍候，告诉对方谁要和其通话，然后把电话转接给委托者来接。