工作之中，为了预防误会的频频出现，最好的办法就是将秘书的日常工作尽可能地程序化和规范化。所谓“程序化”，就是按一定的步骤进行处理；而“规范化”就是按一定的规定处理。
秘书的日常工作显得非常“杂”和“乱”。“杂”和“乱”不仅容易影响秘书工作的效率，而且容易造成与领导之间的误会，例如，秘书把领导要接的电话给挂掉了，却把领导不想见的客人给安排了。因此，要治理这种“杂乱”现象，秘书就要尽可能地将各项日常工作程序化，并形成一定的规范。
秘书在将各项日常工作程序化和规范化的过程中，应找机会与领导沟通，例如，什么样的电话秘书可以自行处理，什么样的客人按什么方式接待……只要不违反原则，一般都要尊重领导的工作习惯和意愿。有了一定的程序和规范后，秘书就不需要事事都请示，这样既提高了工作效率，又不容易使领导误会。
“升职笔记”避免误会的前提条件就是领导对你的人品和能力非常信任。