办公室是一个职能部门，经常要接触来访或办事的群众，所以，秘书要学习如何与人民群众沟通。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快，在开展各项工作时更加游刃有余，还会使一个单位的整体形象在无形中得到进一步提升。
由于办公室代表着一个单位的形象，因此，秘书人员一定要注意自己的自身形象，包括穿着打扮、说话的语气和用词。无论来访者是何种身份，秘书人员都要笑脸相迎，给来访者留下美好的第一印象。
办公室常常会遇到一些带有负面情绪的来访者，这时秘书要仔细倾听，让他们把心里话发泄出来，从中找出问题的症结所在。如果当时可以办理的，就要与有关部门积极地协商，及时给予解决。如果当时无法办理的，除了稳定来访者的情绪外，还要动之以情，晓之以理，耐心地向他们解释清楚，尽可能地使他们满意而归。对于那些不讲道理、故意刁难的来访者，最好的办法是使用缓兵之计，用委婉的语气劝说，待了解情况后再做定夺。
“升职笔记”保持微笑，忍住脾气，真诚服务，公正为民。