作为一名秘书，必须详细了解行文规则。行文主要包括三种形式，即下行文、上行文和平行文。
下行文是指上级机关给所属下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。下行文常用的有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、批复、命令（令）、条例、规定、方案、细则等。
上行文是指下级机关向有隶属关系的直接上级机关行文和下级机关部门向上级机关相关部门行文。上行文常用的有请示、报告。
平行文是指同级机关和不相隶属的机关之间的行文。平行文主要是函。党委机关与其他同级机关之间必要时可联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府部门可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文，政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
“升职笔记”行文规则是指各级机关公文往来时必须遵守的制度和规则。