秘书经常跟随领导工作，为领导排忧解难，有时还要冲上前线与客户交流，这就要求秘书必须具备良好的表达能力。具体而言，表达能力主要包括口头表达能力和文字表达能力。
口头表达能力就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。能说会道的秘书总是受人欢迎的，能说不只是一种修养，也是一种才能的显露。因为“说”的过程，不仅能表达自己的理解和见解，还能跟领导、群众进行很好的沟通。
文字表达能力，就是运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。在这个先进的时代，对于秘书的要求越来越高，若想成为一个优秀的秘书必须要有深厚的文字修养，因为秘书的工作不仅要对材料进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。
“升职笔记”口才表达与文字表达，直接影响着秘书参谋和助手效能的发挥。