秘书在工作中,由于各种原因,经常要去拜访别人,这时就更需要讲究礼仪,才能使你尽量顺利地完成工作任务,达到拜访的目的。
第一,拜访前应先和被访对象约定,以免扑空或扰乱主人的计划。拜访时要准时赴约。拜访时间长短应根据拜访目的和主人意愿而定,一般而言,时间宜短不宜长。
第二,当你到达时,告诉接待员你的名字和约见的时间,递上你的名片,以便接待员能通知对方。
第三,如果需要等待接见,应安静地坐着,不要随意与其他人员闲聊来打发时间。
第四,当你被引到约见者办公室时,如果是第一次见面,应先做自我介绍,如果已经认识了,只要互相问候并握手就行了。
第五,谈话时应开门见山,言归正传,而不要说些无关痛痒的话。
第六,要注意观察接待者的举止表情,适可而止,当接待者有不耐烦或有为难的表情时,应转换话题或口气;当接待者有结束会见的表示时,应立即起身告辞。
第七,告辞时要同主人和其他客人一一告别,说“再见”、“谢谢”;主人相送时,应说“请回”、“留步”、“再见”。
“升职笔记”秘书在拜访客户前,要对拜访对象的喜好以及对方的信用、信誉等方面有所了解,以免交谈时无话可说而陷入尴尬境地。