秘书在写作时，注意要有概括性。一般来说，位于正文之前的一段概括性的文字，高度地地概括了正文中叙述的内容，突出正文的重点，是正文实质性内容的介绍。
文字资料要有高度的概括性和简明性，就是能够把你要陈述的内容，用简单的文字表述出来。比如说某个学问和科学的概述，就是本质地扼要地将其表述出来，通常篇幅较小。
要从局部的、感性的、表面的现象里跳出来，用全面的、理性的、辩证的分析提炼和升华思想，总结出带有规律性的东西。
这种高度的概括性，是领导思想的精华，也是文字材料的“眼睛”，具有画龙点睛的效果。有的材料总的看上去不错，但又觉得少点什么，往往就是少几句高度概括、很凝练的话。
“升职笔记”在写文字资料时，秘书要学会用概括性的语句，这是整篇文章的经典之笔，让人一目了然。