书城管理商务礼仪100堂课
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第64章 签约仪式上的礼仪

签字仪式,通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所举行的正式仪式。举行签字仪式,不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化,而且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出的一种正式承诺。

在商务谈判的签约仪式礼仪上,下列的方式是国际商务礼仪上的基本做法,必须要牢记于心的。

位次排列。

从礼仪上来讲,举行签字仪式时,在力所能及的条件下,一定要郑重其事,认认真真。其中最为引人注目者,当属举行签字仪式时座次的排列方式问题。

一般而言,举行签字仪式时,座次排列的具体方式共有三种基本形式,它们分别适用于不同的情况:

(1)并列式。并列式排座,是举行双边签字仪式时最常见的形式。它的基本做法是:签字桌在室内面门横放。双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列,双方签字人员居中面门而坐,客方居右,主方居左。

(2)相对式。相对式签字仪式的排座,与并列式签字仪式的排座基本相同。二者之间的主要差别,只是相对式排座将双边参加签字仪式的随员席移至签字人的对面。

(3)主席式。主席式排座,主要适用于多边签字仪式。其操作特点是:签字桌仍须在室内横放,签字席仍须设在桌后面对正门,但只设一个,并且不固定其就座者。举行仪式时,所有各方人员,包括签字人在内,皆应背对正门、面向签字席就座。签字时,各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字,然后退回原处就座。

基本程序。

具体操作签字仪式时,商务礼仪上可以依据下述基本程序进行运作:

(1)宣布开始。此时,有关各方人员应先后步入签字厅,在各自既定的位置上正式就位。

(2)签署文件。通常的做法,是首先签署应由己方所保存的文本,然后再签署应由他方所保存的文本。

依照礼仪规范,每一位签字人在己方所保留的文本上签字时,应当名列首位。因此,每一位签字人均须首先签署将由己方所保存的文本,然后再交由他方签字人签署。此种做法,通常称为“轮换制”。它的含义是:在文本签名的具体排列顺序上,应轮流使有关各方均有机会居于首位一次,以示各方完全平等。

(3)交换文本。各方签字人此时应热烈握手,互致祝贺,并互换方才用过的签字笔,以作纪念。全场人员应热烈鼓掌,以表示祝贺之意。

(4)饮酒庆贺。有关各方人员一般应在交换文本后当场饮上一杯香槟酒,并与其他方面的人士一一干杯。这是国际上所通行的增加签字仪式喜庆色彩的一种常规性礼仪做法。

温馨提示:

礼仪禁忌——

1、不要因为是与规模不大的公司签约,就把客方不放在眼里,作为主办方的你,都应该尽到地主之谊,把客人让到签字桌的右端。

2、如果是多方签字,也不要因为签约数额的多少而出现厚此薄彼的情况,既然大家都是合作者,就应该相互尊重。

3、在签字仪式上,切忌发脾气、苦瓜脸,这是对对方的不尊重,而且也有可能导致对方反悔之前的决定,使得这次谈判告吹。

礼仪技巧——

1、签约仪式上,双方参加谈判的全体人员都要出席,共同进入会场,相互致意握手,一起入座。双方都应设有助签人员,分立在各自一方代表签约人外侧,其余人排列站立在各自一方代表身后。

2、助签人员要协助签字人员打开文本,用手指明签字位置。双方代表各在己方的文本上签字,然后由助签人员互相交换,代表再在对方文本上签字。

3、签字完毕后,双方应同时起立,交换文本,并相互握手,祝贺合作成功。其他随行人员则应该以热烈的掌声表示喜悦和祝贺。

4、不管在签字仪式上发生什么状况,一定要记住不能破坏了之前辛辛苦苦得来的果实,一切“以和为贵”。