书城管理商务礼仪100堂课
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第30章 如何写商务请柬才合“礼”

请柬这种文书的用途非常广泛,私人开party、结婚等都可以使用请柬。商务交往中请柬的使用更加广泛,商务活动中,公司举行吉庆活动或商务会议以及某种聚会时,为了表示对客人的尊重和邀请者的郑重态度,专门向邀请对象发出的邀请文书。

请柬作为商务交往中的一种文书,有其独特的作用。用好商务请柬会给商务交往带来积极而有益的效果,体现了企业的文化。那么如何写商务请柬才合“礼”呢?

相对于一般的信函来说,请柬的格式较固定,没有信头、称呼和结尾套语,甚至有时可以没有签名。因为发出请柬就是最好的礼貌和礼节了,就已经表示无比的尊重了。请柬的内容由标题、正文、结尾及落款和时间四部分组成。标题写在封面上,如“请柬”、“邀请函”。正文是请柬的主体,要用准确、精练、恳切、得体的语言来表达意思。结尾处空两格写上“敬请”、“恭候”等字样,再另起一行写上“光临”、“莅临”字样。落款写在下方由发柬者署名。再另起一行注明日期。

请柬正文的具体内容分为四个方面,一是向被邀请人表示简短的符合气氛的问候,譬如冬天了,问候一声冬安,新年的时候问候为新年好等等,根据季节或者时令表示问候。二是清楚说明邀请商务对方参加什么样的活动,或者聚会,或者其它形式的与商务相关的活动。三是写明白为什么要邀请商务对方参加此项活动,让商务对方明白自己要参加的原因和应该参加的理由,为举办的商务活动达到预期目的。第四写清楚活动的具体安排。这样就让被邀的商务对方能够了解整个活动的时间安排情况,也好安排好自己的时间。

有些请柬若要求被邀请人回复,则应在请贴上注明“R.S.V.P.”字样或者中文的“请回复”。这要根据被邀请的商务对象而定。R.S.V.P.字样是法语Respondz Sil Vous Plait的缩写,意思就是请答复。当然也有用please reply或Regrets only字样的。一个常犯的错误是:请柬一发出,便以为万事大吉,再不管了。(如例所述,因为日期不是近期安排,所以有必要隔时给对方打个电话以确认对方没有遗忘。)

如果对被邀请人在着装方面有所要求,应注明着礼服或者便服的字样。或者表示成:Formal(着礼服)或informal(着便服)。

如果一张请柬上邀请的人很多,没有必要一一细写,有些请柬就可以在印好的帖子手写或者打字,手写一定要字迹工整,字体漂亮。商务请柬一般较为简短,但必须要写得热情,并把有关邀请事项譬如邀请的对象是谁、活动的时间、活动的地点等都交待清楚,让受邀者一目了然,以免出差错。请柬写好后,最好提前一段时间发出,以便受邀者安排时间的余地。

商务请柬对于商务交往中的商务人士来说是非常普遍的事情,格式明确、清晰,让人一看就明白,却代表着巨大的诚意,是商务交往中不可或缺的一种形式。懂得合“礼”的书写请柬,会使你的商务交往更加和谐。

温馨提示:

礼仪禁忌——

1、不提前发邀请函,使受邀人觉得仓促,无法合理的安排时间。

2、特殊场合没有交待清楚着装上的要求,会使受邀人认为混乱。

礼仪技巧——

1、请柬提前发出后,如果不是近期安排的洽谈会,有必要适时地以“问候”为由,询问对方是否将洽谈遗忘。

2、为了节约主方人员的时间与精力,所发请柬大致相同内容应予以印刷或复印,不同之处(诸如地址、姓名等)可以手写或电脑打印。