企业所需的办公物品种类繁多，用量较大，对其进行管理是一项较为复杂的工作，要注意协调采购、保管和使用的关系。采购既要保证及时供应，又不能积压浪费，因此，购置前要了解办公物品的使用情况，同时检查库存，找出各种办公物品的最佳库存量。使用时，要对库存情况、行政经费以及市场供应心中有数，以免办公物品使用中有浪费或中断供应的现象。
1办公物品的申领
各部门及各人的办公物品领用申请表（见表7-4）必须一式两份，一份用于分发办公物品，另一份用于分发领用办公物品台账登记。在申请书上写明所要物品、数量与单价金额等。
2办公物品的发放
行政管理人员接到各分部门及各人的申请表（两份）之后，进行核对，并在办公物品领用记录卡（见表7-5）上做好登记，写好申请日期、申请单位、用品规格与名称以及数量，然后进行发放。
4办公物品的分配
办公物品的分配是行政管理人员在其职权范围内将办公物品分配给各部门。分配的方法与要求如下：
（1）分配的办公物品需放在各部门的办公物品保管柜。
（2）各部门的领用人员根据部门负责人的要求，从办公物品保管库中支给办公物品。
（3）办公物品为廉价的易耗品且大量使用的，可根据所需从保管柜中任意拿取。比如，复印纸等就放在复印室的搁板上，可随意使用。
（4）磁盘等较贵的东西则由部门办公物品负责人放入带锁文件柜等保管箱进行保管，按工作要求配用。
（5）物资负责人算出各部门及人员办公物品使用量，同时与平均使用量进行比较并实行统一管理，可以达到削减用量的目的。
（6）办公物品使用量在与预算比较后实行统一管理。
①为避免办公物品的总体费用超过预算，办公物品需要按计划进行消费。
②即将超过预算时，应向各有关人员发出指示，提醒其节约使用办公物品。
（7）部门办公物品负责人应以提高负责人的工作效率为原则供给办公物品。
（8）对办公物品进行整理整顿后加以保管并实行管理，以便随时迅速提供办公物品，办公物品的保管箱为文件柜及带抽屉的收放箱等。
（9）大规模办公物品应保管在带锁的专用保管库，负责人可对办公物品进行整顿后加以保管。
（10）办公物品粗分可按办公物品种类分类，细分可按办公物品名称分类。例如：
①粗分可分为纸张、笔记本、笔记用具、剪刀及尺子等文具、文件夹、活页封面等。
②笔记用具可细分为铅笔、信号笔、钢笔、幻灯片笔、圆珠笔、签字笔、万能墨水笔等。
（11）一般办公物品可以自由分配廉价且大量的易耗品。回形针、橡皮及铅笔之类无须记录。
（12）定期整理散乱的物品，按规定的形式摆放整齐并且调查这些办公物品的余额。
（13）存货即将不足时，需申请配用办公物品。
（14）行政管理人员的任务在于整顿办公物品并及时要求分配办公物品。
（15）昂贵办公物品的配用基本上按计划进行。例如：
①对磁盘等使用业务范围及使用量作出计划并按计划配用。
②由何人因何工作配用给何人等要记在台账上。
③为不致丢失配用的办公物品，可将其保管于带锁的保管场所。
（16）归属于行政部门等处的办公物品负责人，按照部门办公物品负责人提出的配用要求来配用办公物品。
①办公物品负责人从购货处购入办公物品。
②然后，负责人配用给部门办公物品负责人。
③办公物品负责人进行收受。
三、办公物品保管
办公物品的保管，主要指办公物品的登记、储藏、盘点、交换和养护等，目的是保持办公物品的效能，及时掌握办公物品的使用情况。为此行政管理人员要对办公物品，按照规格、数量、质量，认真验收、登记、上账、入库、精心保管。有条件的企业应设立专门的办公物品仓库。库房内的各种物品要摆放合理，并做到整齐、美观。要经常检查库房内的物品，防止损坏、变质、变形，并对存货量进行整理整顿以使其得到有效利用或及时进行修理以使其经常处于使用状态等。在保管工作中，要及时登记保管账卡，定期（季度或半年）清理库存，做到账物相符。保管员还要根据库存和需求情况，定期提出采购计划。在做计划时，要注意防止物资的积压，努力压缩库存，做到节约资金。对库房还要注意加强安全防范工作，经常进行安全检查，防止各种意外事故的发生。
提高办公物品的利用率是行政管理人员的责任。办公物品的利用率，是指办公物品的利用量与可能利用的存货量之比。
1提高办公物品的利用率
（1）为提高企业总体办公物品的利用率，办公物品负责人需要增加利用率高的物资，减少利用率低的办公物品。
（2）为提高办公物品的利用率就必须防止办公物品的丢失破损，除企业的使用目的以外不作他用。
（3）必须确认办公物品没有丢失和破损。
2定期盘点
（1）盘点是调查易耗办公物品的存货量。
（2）可在特定时日使用办公物品一览表对存货量进行检查。
（3）在工作人员自由拿取办公物品的地方把握存货数值。与过去的存货实际数值比较，若数值过小，则需要调查大量分配的原因所在。
（4）若办公物品是由办公物品负责人进行配用的，则将存货量与账簿上的存货量作比较。
（5）办公物品负责人将办公物品的收支记在台账上，并努力使其与实际的存货量保持一致。
（6）办公物品若为日常用具和办公设施附件，则盘点时需要调查办公物品所在和破坏状况，并且明确办公物品的管理负责人，使用部门等。
（7）为方便盘点，必须在各办公物品上贴上管理序号。
3及时整理
（1）部门办公物品负责人必须使办公物品处于随时可供使用的状态。
（2）将使用与不使用的办公物品分开，并将不使用的办公物品向上返还到特定场所。
（3）将物品放到该放的地方，并且摆放时要注意便于今后拿取。
劳保用品管理
劳保用品在预防职业性有害因素的综合措施中，属于第一级防护，在劳动条件尚不能从设备上根本改善时，使用劳保用品仍属主要的防护措施。由此，行政总监应做好劳保用品的采购与发放，并督促员工的使用。
一、劳保用品的类型
劳动防护用品根据防护部位的不同而分为如下类型。
1防护服
防护服包括衣、裤、围裙、套袖和鞋盖等。主要防护功能为防尘、防湿、防热、防辐射等。
（1）防尘服。一般采用编制致密的棉布、麻布或帆布制作。需要具有良好的透气性和防尘性，式样有背带连身式和衣、裤分开式；以穿着和操作便捷为首选原则。
（2）防热服。基本性能为隔热、阻燃和透气。非调节式防热服最常用的是白帆布材质，经济耐用但防热辐射作用有限；铝箔防热服具有良好的反射热辐射的性能，一般采用披肩围裙式罩在常规工作服外边，以解决其透气性矛盾。空气调节防热服分为通风服和制冷服。通风服采用空气压缩机将冷空气经导管送入特制的服装夹层内，吸热后的空气从服装里层空隙排气阀排出；制冷服有液体制冷服和干冰降温服，选用原则视工作场所的气温、热辐射和工作者劳动强度确定。
（3）微波屏蔽服。一种是采用柞蚕丝和铜丝拼捻制成的金属丝布屏蔽服；另一种是以化学镀铜导电布为屏蔽层，内层为真丝薄绸衬里的屏蔽服。后一种比较柔软舒适，镀层不易脱落，重量较轻。
（4）防潮湿服。应采用具有一定透气性的防水布、油布和橡胶布等制成的连身服、围裙、长筒靴、套袖等。
2防护帽
防护帽的作用是防止工作现场的坠物和飞物的冲击以及对操作者头发的保护。根据不同的防护目的，有纺织工、车床工用的布质安全帽，电气工程建设用的耐电压安全帽，基建现场和生产车间采用的防落物冲击安全帽。特别是防落物冲击安全帽，应具有足够的耐穿透性能，其技术性能必须符合国家GB标准，防止假冒伪劣安全帽产品流入企业，危害职工的生命安全。
3防护眼镜和面罩
（1）防碎屑护目镜。要求材料结实耐用，能经受一般碎屑的冲击。有直径低于025毫米的网状金属丝护目镜；有用玻璃、有机玻璃、玻璃的夹层式护目镜；有用高分子合成材料制成的、镜片上注明所防密度值和波长的防激光眼镜；还有适于各种焊接、切割防御有害辐射线危害的前挂镜、防侧光镜等。护目镜质量要求为：滤光片外观平滑，色调均匀，无划痕气泡；镜架有良好的耐热、防腐蚀和耐燃性。
（2）防护面罩。采用透明的有机玻璃制作，既能防护眼睛，也能防护面部和颈部，多为从事切削作业岗位所采用；金属纱网式面罩，既有透气性、又可防止细颗粒冲击，多为铸造及金属磨光岗位所采用。
4防护呼吸器
（1）过滤式防护呼吸器。通常为防尘口罩，其特点是佩戴方便、易清洗，滤料无毒、无异味，与颜面接触无压痛无刺激。
（2）化学过滤式呼吸器。主要用于防御各种有害气体、蒸气、气溶胶等毒物危害，有直接式和导管式，前者为滤毒盒直接与面罩相连；后者为滤毒盒通过短导气管与面罩相连。我国现产的滤毒盒，各型号涂有不同颜色，并有适用范围和滤料有效期，购买时需注意检查。
5护耳用品
（1）防噪声耳塞。常用材料为塑料和橡胶，主要要求是隔声性能好，便于佩戴和取出；佩戴后无明显的痒、涨、疼痛和其他不适感；所用材料易清洗和消毒，不变形。
（2）耳罩。由外壳、耳垫、吸声材料和头环组成的耳罩，一般用羊毛毡、多孔泡沫塑料制成。耳罩要求头环夹力弹性适中，其隔声性能比耳塞效果好。
（3）帽盔。防噪声帽盔能覆盖大部分头部，可防止强烈噪声经骨传导而达内耳，其款式分为软式和硬式两种。
6防护手套
戴用防护手套对手部能起到防护作用，防止对手的伤害。
其选用原则首先是合适的材料，满足耐磨、耐热、耐多种油类的某方面要求；其次是要有足够的长度，使之能盖住工作服袖口，以防止焊接火星或药剂飞沫溅入袖内使作业人员受到伤害。
7脚部防护用品
脚部的防护用品主要是安全鞋、安全靴。安全鞋和安全靴的选用条件主要是，一般物体掉落到脚上时能保护脚部不受伤害；遇到光滑的物体时应能防滑；踩到较坚锐的物体上能保护脚不受伤害。
8防坠落用品
为防止高处作业人员发生坠落伤害，应使用安全带、安全网加以防护。安全带、安全网在建筑、电力、造船等行业应用广泛。安全带有单腰带式、腰带加背带式、腰带背带加双腿带式等多种。安全带和安全网的选用应符合国家GB标准，防止假冒伪劣产品造成伤害。
二、劳保用品的采购
劳保用品的采购流程与办公物品的采购流程是一致的，这里主要介绍一些劳保用品的质量识别知识。需要指出的是劳保用品一般都有很强的质量标准，其生产厂家大多数为国家定点生产企业，行政总监应向这些企业采购，才能有质量的保证。由于劳保用品产品的种类较多，其质量要求也各异，这里只介绍防护呼吸器——口罩的采购选择。其他劳保用品的采购可参见相当产品的质量标准及由原劳动部颁布的《劳动防护用品选用规则》和《劳动防护用品管理规定》。
1口罩类型的选择
口罩是防护呼吸器的一种，它的分类方法有多种，通常按其结构与工作原理，分为两大类：空气过滤式口罩与供气式口罩。空气过滤式口罩，或简称过滤式口罩。其工作原理是使含有害物的空气通过口罩的滤料过滤后再被人吸入；供气式口罩是指将与有害物隔离的干净气源，通过动力作用如空压机、压缩气瓶装置等，经管及面罩送到人的面部供人呼吸。
2防尘口罩的选择
防尘口罩主要是防止小于5微米的粉尘，也称作呼吸性粉尘的吸入。这些粉尘进入呼吸系统，能逃避人体自身的呼吸防御（例如，咳嗽、鼻毛、黏液等），而直接进入肺泡并且积聚于肺泡内，日久便破坏换气功能，导致各类肺积尘病。这类职业病一般很难治愈，给患者的日常工作及生活带来很大痛苦。
防护呼吸性粉尘吸入的方法有工程治理和个体防护。工程治理是首选的方法，但有时因资金、技术、工艺原料等方面的制约，一时无法达到标准，这时就需要个体防护，也就是通常所说的佩戴口罩。
在选择防尘口罩时，有以下有三大原则：
（1）防尘口罩的阻尘效率。一个口罩的阻尘效率的高低是以其对微细粉尘，尤其是对5微米以下的呼吸性粉尘的阻隔效率为标准。因为这一粒径的粉尘能直接入肺泡，对人体健康造成的影响最大。
一般的纱布口罩，其阻尘原理是机械式过滤，也就是当粉尘冲撞到纱布时，经过一层层的阻隔，将一些大颗粒粉尘阻隔在纱布中。但是，对一些微细粉尘，尤其是小于5微米的粉尘，就会从纱布的网眼中穿过去，进入呼吸系统。现国外有一些防尘口罩，其滤料由充上永久静电的纤维组成，那些小于5微米的呼吸性粉尘在穿过此种滤料的过程中，被静电吸引而吸附在滤料，捕获到微细粉尘，真正起到阻尘作用。
（2）防尘口罩与人脸形状的密合程度。因为空气就像水流一样，哪里阻力小就先向哪里流动。大家都有这样的经验，当水流遇到石头时会绕道而行。空气也是这样，当口罩形状与人脸不密合，空气中的危险物一样会从不密合处泄漏进去，进入人的呼吸道。那么，即便选用滤料再好的口罩，也无法保障健康。现在国外许多法规、标准规定，员工应定期进行口罩密合性测试。目的是为了保证员工选用合适大小的口罩并按正确步骤佩戴口罩。
（3）佩戴防尘口罩的舒适度。其要求包括呼吸阻力要小，重量要轻，佩戴卫生，保养方便。这样工人才会乐意在工作场所坚持佩戴并提高其工作效率。现国外的免保养型口罩，不用清洗或更换部件，当阻尘饱和或口罩破损后即丢弃，这样既保证口罩的卫生又免去了工人保养口罩的时间和精力。而且许多口罩都采用拱形形状，既能保证与人脸形状的密合良好，又能在口鼻处保留一定的空间，佩戴舒适。
3口罩滤料的选择
所谓防护口罩的滤料，主要分两类，即防尘类及防毒类。它们的作用都是将有害气溶胶，包括粉尘、熏烟、雾滴、毒气和毒蒸气等经滤料吸附、阻挡而不被人所吸入。对于一个好的防护口罩的滤料，应具备以下三个条件，即一是在面具与使用者面部密合良好的情况下过滤效率高，二是呼吸阻力小，三是使用者感觉舒适。