侦查性控制,是指为及时识别已存在的财务危机和已发生的错弊和非法行为或增强识别风险和发现错弊机会的能力所进行的各项控制。在缺乏完善可行的预防性控制措施的情况下,侦查性控制是一种很有效的监督工具。它主要是解决“如果风险和错弊仍然发生,如何识别”的问题。例如,通过账账核对、实物盘点,以发现记账错误和货物短缺;通过有关财务指标的分析识别存在的财务风险等。
纠正性控制,是对那些由侦查性控制查出来的问题的控制。通过实际执行的结果与设计标准的比较,对发现的差异予以适当的纠正。
指导性控制,是为了实现有利结果而采取的控制。前面的预防性控制、侦查性控制和纠正性控制是为了预防、检查和纠正不利的结果,而指导性控制却是为了实现有利结果。这种控制在实现有利结果的同时,也避免了不利结果的发生。
补偿性控制,是针对某些环节的不足或缺陷而采取的控制措施。之所以需要这种控制,主要是为了把风险水平限制在一定范围内。对于某个特定系统而言,分析风险水平时,必须充分考虑由于存在薄弱环节将来可能会发生的问题。一项补偿性控制可以包含多个控制措施,也就是说可以把多重控制手段作为一项控制程序来看待。
3按财务控制的依据分为预算控制和制度控制
预算控制,是以财务计划或预算的分解指标为标准,对企业的财务活动进行监督、调整的一种控制形式。预算表现其执行主体的责任和奋斗目标,规定了预算执行主体的行为。
制度控制,是以公司章程、财务制度为依据,约束企业和各责任中心财务活动的一种控制形式。制度控制通常规定只能做什么、不能做什么。与预算控制相比较,制度控制具有防护性的特征,而预算控制主要具有激励的特征。
4按财务控制的对象分为收支控制和现金控制(或货币资金控制)
收支控制,是对企业各责任中心的财务收入、支出活动所进行的控制。控制财务收入活动,旨在达到高收入的目标;控制财务支出活动,旨在降低成本、减少开支,实现利润最大化。
现金控制,是对企业和各责任中心的现金流入流出活动所进行的控制。通过现金控制以求得现金流入流出的基本平衡,其中既要防止因现金短缺而可能出现的支付危机,也要防止因现金过多而可能出现的机会成本增加。
5按财务控制的手段分为定额控制和定率控制
定额控制,是对企业和责任中心的财务指标采用绝对额进行控制。一般而言,对激励性指标确定最低标准,对约束性指标确定最高控制标准。
定率控制,是对企业和各责任中心的财务指标采用相对比率进行控制。相对而言,定率控制具有投入与产出对比、开源与节流并重的特征。比较而言,定额控制缺乏弹性,定率控制具有弹性。
6按财务控制的主体分类
财务控制按实施控制的主体可分为出资者财务控制、经营者财务控制和财务部门财务控制。
出资者财务控制,是为了实现其资本保全和资本增值目标而对经营者的财务收支活动所进行的控制,如对成本开支范围和标准的规定等。
经营者财务控制,是为了实现财务预算目标而对企业及各责任中心的财务收支活动所进行的控制,这种控制是通过经营者制定财务决策目标,并促使这些目标得到贯彻执行来实现的。如企业的筹资、投资、资产运用、成本支出决策及其执行等。
财务部门财务控制,是财务部门为了有效地组织现金流动,通过编制现金预算,执行现金预算,对企业日常财务活动所进行的控制。如对各项货币资金用途的审查等。通常认为出资者财务控制是一种外部控制,而经营者和财务部门财务控制是一种内部控制。
(四)财务控制的作用
财务控制以实现最佳财务管理目标,提高企业经济效益为直接目的,运用现代信息科学的基本原理,对企业生产经营过程中发生的资金运动及其结果进行全员、全过程、全方位的控制。具体来说,财务控制具有保证、促进、监督和协调的四大作用。
1保证作用
财务控制可以从空间上、时间上对企业发生的各种成本费用进行监督、调控,发现偏差及时揭示,并采取有效措施纠正不利差异,发展有利差异,使实际成本费用被限制在预定的目标范围之内,保证预定成本费用目标的完成或超额完成,进而保证企业经营目标的实现。
2促进作用
财务控制是运用系统工程的原理对企业在生产经营过程中发生的各种耗费进行计算、调节和监督的过程,同时也是一个发现薄弱环节,挖掘内部潜力,寻找一切可能降低成本途径的过程。因而科学组织、实施财务控制,可以促进企业改善经营管理,转变经营机制,全面提高自身素质,增强企业的造血功能,使企业在市场竞争的严酷环境中自我生存、发展和壮大。
3监督作用
财务控制是一个全员、全过程、全方位的系统控制过程。它要求将企业发生的一切耗费时时刻刻置于当事人的监控之下,同时,灵敏的财务成本资料信息反馈系统可以将一切浪费行为、违法乱纪行为消灭在萌芽状态。因而,财务控制系统可以通过健全的内部结构将企业对国家财经法规的遵守情况置于直接的监督之下,保证国家财经法规的贯彻执行,为国家宏观调控的顺利进行提供信息保障和纪律保障。此外,企业外部利害关系人如投资者、债权人等可以利用财务控制系统产生的有关信息,监督企业管理层对受托经营责任和偿债责任的履行情况,从而作出正确的经济决策。
4协调作用
财务控制涉及各方的利益冲突,因为财务控制的好坏、成本的高低直接决定着各利益集团利益的高低,而物质利益协调的好坏,反过来直接影响到财务控制工作能否顺利进行。作为以系统论为其基础理论之一的财务控制系统,其核心观点是整体观点,即要求协调各子系统的行动为整体目标服务,通过财务成本信息的反馈,协商和调整局部之间的不协调之处,因此,财务控制可协调各利益集团的冲突,达到系统的协调统一。
(五)财务控制的程序
财务控制是对整个企业经济活动进行的调整与监督,其目的在于使企业的经济活动按预定的程序进行,并保证企业完成最终目标。
1制订控制标准
标准是财务控制的关键,也是衡量企业的经济活动是否按预定的轨道进行的尺度。企业的控制标准包括企业外部的控制标准和企业内部的控制标准两部分。前者是由国家有关部门或主管部门制定,具体包括国家的法律、政策、制度和业务方面的有关制度规定和办法等;后者是由企业单位按照有关规定制订的,具体包括对整个企业各项经营收支、各项资金占用消耗定额以及企业内部的牵制制度等。
2建立责任中心
建立责任中心是一种责、权、利相结合的内部经营管理制度。按照责、权、利相结合的原则,将计划任务以标准或指标的形式分解落实到车间、科室、班组以至个人。这样,企业内部每个单位、每个职工都有明确的工作要求,便于落实责任,检查考核。同时可以根据确定的控制标准,揭示偏差,及时调整,从而达到协调和控制整个企业经济活动的目的。
3分析、比较执行情况,采取措施
按照“干什么,管什么,就算什么”的原则,详细记录指标执行情况,将实际与标准进行比较,确定差异的程度和性质。对于已产生的差异进行认真的分析,属于工作中的原因,要进一步查明原因,改善管理,改进工作方法,不断挖掘潜力;属于目标(计划)本身不切实际的原因,要加强预测,不断改进和完善目标(计划)。
4考核奖惩
在一定时期终了,企业应对各责任单位的计划执行情况进行评价,考核各项财务指标的执行结果,把财务指标的考核纳入各级岗位责任制,运用激励机制,实行奖优罚劣,以便更好地调动各级部门、职工的积极性。
(六)财务控制制度的内容
财务控制涉及多方面的利益,是经济利益冲突的焦点,因此,企业财务控制制度的建立是一个系统工程。企业应当按照国家颁布的有关法律、法规、政策、制度,结合本企业的实际情况,建立有效的财务控制制度,作为规范企业组织行为和员工操作的准则。
1财产物资、现金收支的管理及清查盘点制度
规定各项财产物资的购入、收发、销售、盘盈、盘亏、毁损、报废的有关手续与管理制度;固定资产、低值易耗品、包装物的使用、维护、修理制度;现金的收付手续和牵制制度;定期和不定期的财产盘存制度。
2岗位责任制度
通过公司章程和内部岗位责任制,明确划分公司中股东大会、董事会、厂长经理、财务部门和各职能、营业部门的财务管理职权,建立一套既能确保各部门自主工作,又能相互约束,步调一致,实现财务管理的高效、有序运转的制度。
3财务管理基本业务程序制度
这些制度包括明确财务计划(预算)的编制、调整办法和程序;资金、成本费用、销售、利润预测的操作、结果反馈程序;资本金管理办法;负债的审批、登记、归还、计息的处理办法;应收账款的登记、核对、清理,应收票据的保管制度;投资方案、投资项目的可行性分析程序、立项审批、管理考核;成本费用计算与分摊办法,费用开支审批程序;销售价格管理、货款结算程序,销售退回、折扣、折让的管理权限;目标利润的制订与管理办法,营业外收支的管理制度和利润分配方法;财务分析的内部指标体系、分析方法、分析要求、组织与报告程序等。
二、财务控制的原则与方法
(一)财务控制的具体原则
1全面控制和重点控制相结合的原则
这是从财务控制的空间范围而言的,即要求财务控制做到点面结合,点和面的统筹兼顾。
(1)在财务控制中,要对财务成本进行全面控制,不能只考虑某个方面,也就是说,要求人人、处处、事事都要进行财务控制。所谓“全面”是指三个方面:一是全过程的财务控制;二是全员的控制;三是全要素的控制,即财务成本的所有要素,包括资金流量、成本费用、收入、利润等都要加以控制。
(2)在财务控制中要有所选择、有所侧重,在全面控制的基础上对重要的财务成本构成项目、内容要施加详细的控制,而对于一般的、不太重要的财务项目,可以进行合并控制,施加粗线条的管理。
(3)全面控制和重点控制要结合进行,相互补充,只有点面结合才能有主有次,全面而又不失偏颇,财务控制才得到最终的保障。
2日常控制和定期控制相结合的原则
企业的生产经营活动是连续不断进行的,对财务成本进行控制要求在企业生产经营活动的过程之中进行,即加强日常控制。日常控制应紧密结合企业生产经营实际情况进行,发现偏差,及时纠正,使财务控制得到切实的保障。为此,有必要将日常控制与定期控制结合起来进行。日常控制侧重于经营活动的即时控制,但工作量较大;而定期控制侧重于期末的盘点控制与定期检查,可以节省人力、物力。因此,必须很好地将两者结合起来。
3定性控制和定量控制相结合的原则
财务成本的定性控制也就是从质的规定性上对财务成本进行控制,即从大的方面把握企业成本的开支范围是否符合国家的财务制度,费用项目列支是否符合有关成本管理规章制度的规定,日常的财务成本活动是否有章可循,成本的节约与浪费是否奖罚分明。财务成本的定性控制通常是由财务控制的监督职能完成的,财务成本监督实际上也就是对财务成本的质的控制,这种定性控制是通过账务监督、制度监督和群众监督等方式完成的。
财务成本的定量控制则是从量的规定性上对财务成本进行的控制,即从量上把握企业的各项财务成本活动符合企业财务制度规定的标准及企业财务成本目标的要求。财务成本的定性控制只能保障开支范围符合有关法规规定和财务成本目标范围的要求,不能保证其开支大小也符合有关标准、要求,而定量控制则相反。因此,任何单独的定性控制或定量控制都不能控制财务成本,使其达到预定要求。没有财务成本质的控制,也就谈不上财务成本量的控制;只有将两者结合运用,才能在质与量两个方面达到控制的要求。
4专业控制和群众控制相结合的原则
要搞好财务控制,必须把专业控制和群众控制很好地结合起来。专业控制是指企业的财务控制工作要由专业部门来组织,财务控制的方法和手段要由专业部门来拟订,财务控制中发生了问题,要由专业部门来帮助解决。所以,没有专业控制,财务控制就会放任自流,不能形成一个系统。另一方面,财务控制又是一项群众性工作,依靠群众参加控制,就能使控制具有广泛的群众基础,就能更好地激发劳动者的积极性、主动性和创造性,自觉地把财务控制好。
5责权利相结合的原则
财务控制是加强经济核算,落实、巩固经济责任制的重要手段,所以也必须贯彻责权利相结合的原则。“责”是要完成财务控制指标的责任;“权”是责任承担者为了完成财务控制指标,对必须采取的措施所应具有的权限,即实施控制的权力;“利”是根据财务控制指标完成得好坏给予责任承担者的奖惩。在财务控制中,有责就应该有权,不然就不能完成所分担的责任;有责还应该有利,这样才具有推动责任承担者努力履行职责的动力。在企业内部,权利和义务应该是统一的,控制本身就是一种义务,同时也是一种权利,没有权,就不能起到控制的作用。
(二)财务控制的基本方法
方法是完成任务、解决问题的基本手段和途径。做任何工作、研究任何问题都应首先重视方法的研究。科学合理的方法,可以在解决问题中收到事半功倍的效果。财务控制是一个复杂的系统工程,实施财务控制,研究、解决财务控制中的实际问题仅靠单一的方法是行不通的,而是需要多种方法的综合运用。
1定额标准控制法
定额标准控制就是以定额为标准,对经济活动或资金运动所进行的控制。所谓定额,是指根据经验或科学计算而对某种行为的消耗、占用或产出所做的数量规定,其主要依据是以前的行为具有时间的延续性、环境的相对稳定性及各种变量处于正常状态。显然,对于没有历史延续性的行为、对于外界环境处于高速变化的事件及各种非线性变量不断产生的系统,定额控制是难以奏效的。
在财务管理中,符合定额的经济业务要给予支持,保证现金需要;超过定额的经济业务要分析超过的原因,再分别处理。