谈判活动本身具有空间上的系统性和时间上的连续性。因此，在谈判调查活动中，搜集资料也要求能够反映谈判活动的变化状况及其过程转化的特征，要注意跟踪调查，全面反映谈判对手的概况。作为谈判调查的工作人员必须具备良好的素质，有较为敏锐的洞察力和判断力，对于搜集到的信息数据要按一定的方法和程序进行分类、计算、简录和编写，使之成为一份真实可靠的谈判档案。
总而言之，凡是与谈判有关的信息数据都应在搜集研究的范围之内，宁可想到不用，不可有用而忽略。只有对有关的信息数据搜集齐全，并研究深透，谈判时才能进退自如，游刃有余，而不会被对方所左右。请看下面的例子：
某冶金公司要向美国购买一套先进的组合炉，派一名高级工程师与美国方面谈判。工程师为了增加谈判筹码，事先查找了大量有关冶炼组合炉的数据，并花了很大精力调查，弄清了国际市场上组合炉的行情及美国这家公司的历史与现状。在谈判过程中，他利用手中的数据信息把美方开价的150万美元杀价为80万美元。在谈判购买冶炼自动设备时，美国开价230万美元，经过讨价还价压为130万美元，但该工程师仍不为所动，坚持出价100万美元。美方有意摆出最后的姿态，表示不愿谈了，并表示明天就回国。而该工程师微微一笑，把手一伸，做了一个优雅的请的动作。眼看着美国商人走了，冶金公司的其他人着急了，甚至埋怨不该那么寸步不让。工程师说：“放心吧，他们会回来的。同样的设备，去年他们卖给法国只有95万美元。国际市场上这种设备的价格100万美元是正常的。”不出所料，一星期之后，美国商人又自动回来了。这时该工程师开诚布公地点明了他们与法国的成交价格，于是美方不敢再耍花招，只得说：“现在物价上涨得厉害，比不得去年。”该工程师说：“每年物价上涨指数没超过6%，一年时间，你们算算，该涨多少？”美国商人被问得哑口无言了，在大量的材料和事实面前，美方不得不妥协，最终以101万美元成交。试想，如果这位工程师没有掌握这些与谈判有关的大量数据信息，美方能妥协吗？
有个著名的谈判专家说过，一切谈判的结果其实在谈判前就已见分晓。他的说法有点绝对化，没有顾及到谈判中的许多变数，但却着重强调了谈前有关准备的重要性。
知己知彼、百战不殆，不打无准备的仗，谈判中任何主张都离不开资料的佐证与其作无谓的争辩，不如在谈笑间以资料说话，和气谈判。
记住，资料就是票子。
由此可见，资料搜集工作在谈判中的重要性。