书城管理谁砸了会计人的饭碗
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第88章 如何适应电算化发展潮流

自从2000年末国家经济贸易委员会主任李荣融提出企业管理信息化首先从财务管理信息化做起以后,国家经贸委就不断对企业管理信息化提出新的要求。2001年11月26日,国务院副总理吴邦国在“推进企业管理信息化工作现场会”上强调,要大力推进国内企业信息化建设,努力提高企业的整体素质,切实增强企业的国际竞争力。这些都表明了国家迫切希望企业提升竞争力而大力推动企业信息化的决心。

与此同时,WTO的鼓声也迫使相当部分的企业领导开始认识到信息化给企业带来的竞争优势。从我国企业管理软件得到应用的过程来看,最早是财务软件,它解决了记账和算账的问题;接下来是进销存软件,它解决的是企业内部物流管理问题;而现在已经发展到了生产管理软件、分销管理软件的应用阶段,它解决的是企业资源管理问题。

1999年我国财务及企业管理软件市场的销售总额为48亿元,占整个软件市场销售额的27.3%、整个应用软件的43.6%,成为我国软件市场的一面亮丽旗帜。虽然这个成绩和国外大多数国家相比还处于一个落后局面,但是年平均增长率已经超过了25%,可以说已经取得很大的成绩。

会计电算化的迅猛发展,必将并且还将剥夺一部分会计人的饭碗。有资料表明,总体上看实行会计电算化会把原来的会计人总数压缩到1/3以下。但是,这种“剥夺”是时代的进步,是不以人的意志为转移的发展趋势。会计人只有迎合和适应这种时代的发展要求,才能永远立于不败之地。

会计是电子计算机最早用于商业化的领域之一,其主要原因就在于会计的技术本质是一种信息的处理过程。因此,信息技术的每一步新发展,都必然会引起会计操作方式的改革。会计电算化,其实质也就是把电子计算机应用于会计工作。当然,会计电算化绝不仅仅是把电子计算机当作一种单纯的计算工具,就好像用计算机替代算盘一样那么简单,它给会计操作方式和操作环境方面带来的是革命性的变化。

信息加工的及时性和准确性得到提高

会计电算化的应用使得会计数据的加工速度得到极大提高,平时在手工操作方式下所不敢想象的一些科学方式,已经有条件投入实际应用了。例如根据会计准则规定,企业在许多环节可以根据自己的实际情况选择不同的核算方法。由于会计工作本身也有一个所得和所费相比较的问题,所以很多科学方法因为在手工操作下过于繁琐而只能选择弃之不用。会计电算化的实行,这方面的问题就可以迎刃而解了。只要在输入数据的时候没有差错,计算机在自身的运转中绝不会出现差错,这就使得会计信息不但处理速度快、而且计算结果准确率大大提高。会计方法的选择再也不用受到技术上的限制,允许选择的余地就大大扩大了。

会计核算程序和信息提供方式发生改变

实现会计电算化以后,会计信息的数据存储在计算机中,计算机可以随时随地对数据进行任何处理,这样,只需要保存最基本的凭证数据就可以直接产生最终结果,而不需要展示和保存任何中间产物如科目汇总、凭证汇总、明细账、日记账、总账、账账核对等等。会计信息的使用者再也不用等到月末、季末、年末,随时随地都可以根据自己的授权范围,得到从计算机上动态产生的会计账簿和会计报表。

内部管理和控制措施有了变化

在没有实现会计电算化的手工操作方式下,企业内部的控制措施主要是通过制作凭证、记账、更正错误等工作方式来规范会计资料的传递程序、用不同的岗位分工来实现会计人之间的相互牵制。实现会计电算化以后,绝大部分会计信息都是通过财务软件来进行的,所以,怎样保证数据安全就显得非常重要。比如,为了防止数据被非法修改就要在软件中进行权限设置和检查,并且保证计算机的正常工作条件,防止计算机设备和数据遭到人为的破坏、修改和丢失。因为会计电算化信息一旦遭到非法修改不容易被人发现,而且它还直接连接着企业内部和外部的各个方面,所以在这方面造成的危害性很大。

会计电算化应用在观念上还显得落后

会计电算化的研究和运用,最近20年来在我国取得了长足的发展。从20世纪80年代采用行政命令推广、到90年代的商品化会计软件的应用,会计电算化的功能已经从最早的工资核算,普遍发展到了账务系统、报表系统,具备成本、材料、销售核算和管理全套功能。然而不可否认的是,我国各类企业应用会计软件的水平还大大落后于会计软件本身的发展。

分析造成这种现状的原因,主要的不是硬件的配置,而更多的在于会计人和管理者的思想观念还显得落后。

根据组织行为学的结论,通常地不管是个人还是组织,都会尽量避免出现不确定性情况。相对于传统的会计核算来说,实现会计电算化就必然会对会计人和企业增加某种不确定性,原来的已知条件会变成未知数。而要适应这种未知情况,会计人和企业本身都有一个学习和适应的过程。面对着这样的挑战,大多数会计人从本能上都有畏难情绪。原有的长处可能会变成短处,需要重新学习相关的专业知识和技能,否则就会遭遇被淘汰的危险。

另一方面,由于我国会计人绝大多数都是从旧的计划经济体制下得以培养的,普遍素质较低,吸收新知识困难较大,所以在电算化的推行过程中或多或少有一种抵触情绪。其基本表现是在信息需求调查时不好好配合,故意通过错误的操作指令使得系统陷入混乱乃至瘫痪状态。即使是会计软件的功能十分齐全,但是在企业的实际使用中还只是使用其中的很小一部分。有的会计人对计算机的核算过程抱着一种怀疑的态度,宁可相信自己也不相信机器,顽固地坚持手工核算。有的则是害怕实行电算化以后会夺了自己的饭碗,而千方百计阻挠电算化的推行。

扩展会计工作范围,让自己立于不败之地

企业管理信息系统(简称MIS)包含着许多子系统,而会计信息系统则是MIS中最重要的一个子系统。因为几乎每一个员工都会涉及到会计数据的生成,几乎每一个管理者都要涉及到会计数据的使用。所以说,会计信息系统的建设决定着企业管理信息系统的成败。而会计电算化的实行,在某种程度上又决定着会计信息系统建设的现代化程度。所以,会计人应该把这一点放到整个企业MIS建设的高度来对待。并不能简单地认为,计算机的运用只是代替了算盘;会计电算化的实行,只是减轻会计人的劳动强度等等。

实现会计电算化以后,会计人的作用仍然是无法替代的。计算机无论怎样先进都只是一台机器,需要通过人员的操作来进行运作。特别是会计信息的分析和使用,需要通过会计人的设计和维护。

也正是因为会计信息管理系统是MIS中最关键的一个子系统,所以实行会计电算化绝不仅仅是会计部门自己的事情,更不是电脑操作人员开机、关机、输入数据、打印报表这样简单的事情。会计电算化把会计人从繁琐的账务处理中解放出来以后,要把更多的精力投入到信息的分析和利用、预测决策等创造性的工作中来,扩大会计工作的范围,把自己打造成为专业信息分析员,利用会计知识的长处来分析、提供和利用各种财务信息,不断扩展会计工作的范围,确保自己在企业中处于重要地位。

只有这样,会计人面对新技术的挑战才能立于不败之地,才能永保自己的饭碗。