应用典范
宝洁(Procter&Gamble,美国企业,主营家居个人用品)
在2004年公布的世界500强企业排名中,宝洁位于第86位。
解释
管理简单化法则,指的是在管理过程中,尽可能将复杂的问题简单化,包括组织、文件、程序、沟通等的简单化,从而提升管理效率,降低管理成本。
随着企业规模扩大,加上新的管理理念和管理方法的诞生和运用,企业管理显得越来越复杂,原本是可以快速高效处理的问题,常常因为要“规范”而得不到及时处理。表面上看来,“规范”的确是必要的,但如果为了规范而付出太多的成本,或者使效率大大降低,这种规范的必要性就值得怀疑了。管理简单化,已经成为一种潮流或趋势。
典型案例
宝洁公司的制度具有人员精简、结构简单的特点,并且该制度与其雷厉风行的行政风格相吻合。
管理者制定了“深刻明了的人事规则”,它得到顺利的推行并获得了良好的评价。这种简洁明了的效率就集中体现在该公司“一页备忘录”原则上。所谓“一页备忘录”是指尽量精简公司所有的报告文件,以尽可能简练的语言来描述公司的现状和未来的发展趋势。其内容会随着具体情况的变动而增加或减少。这一风格可以追溯到该公司的前任管理者理查德·德普雷。
理查德·德普雷强烈地厌恶任何将简单问题复杂化的做法,所以,他十分反感那些超过一页的备忘录。他通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令:“把它简化成我所需要的东西!”如果该备忘录过于复杂,他会加上一句:“我不理解复杂的问题,我只理解简单明了的东西!”他认为,管理者的工作任务之一就是教会别人如何把一个复杂的问题转化为一系列相对简单的问题。只有这样,才能既提高管理者自身的工作效率,又能更好指导下属着手后面的工作。
随着MIS(管理信息系统)的放散和预测模型及大量员工之间无止的较量,导致了解决问题过程的“政治化”,这进一步地增加了不稳定性因素。而一页备忘录解决了很多的问题。
首先,只有少量的问题有待讨论,那么复核和使其生效的能力将大大加强。其次,建议条目按序展开,简洁、易懂。总之,一页备忘录使企业的管理远离了模糊和凌乱,并因简洁明了这种积极的作风为公司带来了令人欣慰的高效率。