在集会进行期间，主持人掌握会场的能力大小，往往会影响到会议的成败。在掌握会场时，主持者最重要的是要注意少讲多看和调节气氛。
1．聚会的特点
聚会，是指人们聚集在一起，有议题、有组织、有步骤、有领导地研究、讨论、商议有关问题。在各种形式的聚会之中，最为正规的一种，就是人们平日接触最多的一种会议。但是，这里所说的聚会的严肃性和正规性倒是次于会议，多是指学术、朋友聚会、专题研讨会、企业单位内部的碰头会等。一般来说，聚会主要有4个特点。
（1）聚会是有议题的。
聚会的商量、讨论的议题就是聚会的主题，聚会的目的是要参加聚会的人围绕议题，各抒己见，集思广益，统一思想，解决问题。
（2）聚会是有领导的。
一般来说，正式的聚会，都有专人负责，专人主持。即使较为松散的聚会也有组织、准备工作，没有专人负责，具体操作，聚会就难进行。
（3）聚会是有组织的。
一个人独处，称不上是聚会；多人相聚，才能叫聚会。要使多人在一起聚会，就必须有组织地进行协调、安排。并为会议的召开处理日常性、事务性问题。
（4）聚会是有步骤的。
一次聚会要取得成功，就必须精心安排其内容与程序，并且采取必要的措施，确保聚会在召开时能够井然有序地进行。
聚会对会议的方方面面都有涉及，因此，主持人要开好聚会，首先就得了解聚会的特点。无领导、无准备、无组织的聚会，就不叫聚会，更谈不上所谓主持了。
2．聚会的要求
每位参加聚会的人都是为一定的目的而来的，如想从演说者那里得到一点实用的知识、参与某一问题的研讨、发表自己的看法等，而一次会议的成功在于它能使参加聚会的人的目的或愿望得到较好的实现。因此，在聚会之前，主办方和主持人要事先做好准备和演练。有了充分的准备工作，才不至于临场时出现尴尬局面。一般来说，一个成功的聚会要求做好以下工作。
（1）主办方事先考虑聚会中将会遇到的问题以及问题的答案。
在聚会讲话中，台下面临的是好多文化层次不同的听众，他们难免会提出这样那样的问题来，为了避免让听众的提问牵着会议的鼻子走，令会议处于被动地位而显得狼狈不堪的尴尬境地，主办方要事先预料会上可能出现的各种难题，并找出每一道难题的对策。
聚会没有正式会议那么正规，是松散型的，是给广大的与会者开的，人多口杂，会议不可能做到人人叫好。只要主办方尽了自己最大的努力就足够了。但会议的成功与主持人的关系密切，因此，主办方要选择好主持人。让主持人在会前做好准备工作。最好为主持人列出几个最难以解决的问题。让主持人在开会以前，知道问题的答案。
一般情况下，组织者和主持人都难以判断出自己在会议中将要遇到的困难，这时，组织者最好向主办过这类聚会的人请教。通过他们提出的问题，和主持人一道分析，从中总结经验，这样可以了解聚会中可能会遇到的障碍或反对意见，针对自己的领域可能遇到的困难做些准备。充分的准备可以让主持人临场不乱。
（2）事先写好发言大纲。
组织者要想让会议圆满成功，就得让主持人在演说中得到充分的发挥，事先按照讲话内容写一份讲话大纲。在写演说词时，一定要把握住演讲的要领，演说词要有思想，有说服力度，字句要经过反复锤炼、考虑、斟词酌句，最好在纸上或者资料索引卡片上事先写下主持人要演说内容的提纲，确定主持人应该讲些什么内容，每一部分应该安排多长时间。让主持人对自己的发言做到心中有数。
在主持之前，主持人应该写下几个能够概括主持内容的词语，用这些词语在聚会中提醒自己并把握自己将要讨论的话题。确定好纲要中的关键词语之后，再根据关键问题准备要说的话。在这些关键问题之中，可以分出一定主次，以便在必要时，找出一些可以删减的部分。在实际开会时，常常会有意料外的事情发生，往往耽误了时间。这样，有一些可以删去的内容，能够使主持人在缺少时间时摆脱困境。准备要说的话时，先用表记下所需的时间。
如果使用索引卡片，一定要给它们编上号。这样当主持人丢失某张卡片而不得不重新准备时，就可以只准备丢失的那部分，而且也不至于在讲话中因不知道说到何处而乱找卡片。当然，使用索引卡片时，最好能用计算机把关键词语打下来，然后贴到卡片上。电脑所打出的整洁漂亮的印刷体通常比手写体更容易辨认。
（3）事先了解听众真正感兴趣的问题。
这一点需要主持人亲自参与，事先弄清楚聚会参与者是来自什么单位，是企业还是机关，是学校还是厂矿，是领导干部还是研究人员。根据不同情况，认真准备材料，才能使听众接受自己在聚会上的讲话。
作为聚会的主持人，只有对人们参加聚会的目的以及他们聚到一起的原因了解得越透彻，会议就会越有效，越成功。在做会议开场白的时候，主持人可以说几句能引起会议参与者的注意力和感兴趣的话。
（4）确定聚会的目的和任务。
任何一项工作都有一个目的，什么样的目的，决定了什么样的内容和形式。明确聚会的目的，这是组织者首先要明确的问题。另外，组织者还要明确每个参与者的任务和角色。这两点是组织好会议活动的基础。
3．聚会主持人的特点
聚会主持人在会议上要做的，主要是落实议程、控制时间、掌握会场等三项工作。处理这三项工作是否得力，是检验一名会议主持人是否称职的标准。
（1）聚会主持人是落实议程的责任者。
议程，是聚会议程的简称。它指聚会具体进行时所应遵循的既定的先后顺序。凡属较为正式的集会，其议程大都在事先进行过认真的讨论和拟定。
聚会主持人作为会议的现场指挥者和掌握者，要使既定的会议议程得以落实。重点是要做好以下两点。第一点是熟悉议程，要使议程得以落实，主持人就必须熟悉议程。只有熟悉了会议议程，才能在会议进行时熟练地驾驭会议，并且沉着妥善地应付一切难以想象的突发性问题。
一般来说，聚会的议程和正式会议一样，其中包括以下几项。
①主持人宣布正式开会，必要时，全体起立，奏国歌、会歌。
②由专人作主旨报告。
③对主旨报告进行分组讨论，或者进行大会发言、讨论。
④进行总结，达成共识，或者通过相应的会议决议，宣布散会。
较为正式的会议议程都不外乎以上4点，基本框架一般不会变动，但在具体环节上，却是可以随机调整的。要做好这一点，主持人就要靠经验和应变能力行事。
落实议程的第二点是执行议程。在一般情况下，聚会的主持人作为会议的工作人员。不能随意变更聚会的议程，尤其是其中的主要议程。不论遇到了什么情况，主持人都必须想方设法履行自己的职责，以确保聚会按照既定方针进行，兑现各项议程，完成预期的任务。执行会议议程，是聚会主持人必尽的职责。
主持人不能对聚会的议程进行全面的调整，或是对其进行增减。倘若遇到了特殊的情况，比如，发言人缺席、发言时间不够用、听众意见较大，等等。当主持人认为确有必要对议程进行临时调整时，最好及时征求聚会或主办方的意见，不到万不得已，不能自作主张，或擅自离席。这是聚会对于主持人的要求。
（2）聚会主持人是控制会议时间的责任者。
一次聚会的成败与时间的长短有很大意义，聚会何时举行、举行多久，都是需要聚会的组织者进行认真考虑的。对主持人来说，控制会议时间是他在主持时要做的主要工作。他的职责有以下几点。
①把握起止时间。聚会主持与其他会议主持一样，都要公开宣布起止时间。这一时间的确定，是经过组织者借鉴各种会议或是认真考虑后才制订的，全部与会者及会议工作人员都要遵守。因此，主持人在主持会议时，定在上午8：00开会，不能在8：10分才宣布开会；上午10：00散会，就不能在10：30散会。没有非常重要的特殊情况，主持人不能随便拖延开会与散会时间。严守会议的起止时间，是会议主持人必须遵守，并且切实要把握的。
②限制发言时间。主持人不仅要遵守会议的起止时间，对与会者的发言时间也要有明确的限制。从一定意义上讲，限制发言时间是防止会议拖延时间的良方之一。在拟定会议议程时，即应对每位发言人的发言时间有所限定，并一律通知其本人。主持人在主持会议时在这方面要做的工作，一是在发言人发言之前最好再次关照一下其限定的时间长度；二是可用技术性手段，如时间一到，铃响提示，在现场限制时间。但是，在主持聚会过程中，主持人限制发言时间，不可手法粗暴、态度恶劣；不要当众口头打断他人的发言，令其难于下台。
③安排好休息时间。倘若聚会举行时间较长，一般应当在其间安排一定的休息时间。以供与会者略微休息，活动手脚，处理私事。大体上，一次会议最好控制在3小时之内，并以2小时左右为佳。凡举行会议的时间长于1．5小时，即应在期间安排一次长约1刻钟的休息。如果事先未定会议要开多长时间，而在举行过程中已经超过了1个小时，并且尚未告终，则主持人应主动建议进行一次必要的会间休息。在进行会间休息前，须明确休息时问的具体长度，以便与会者能够准时返回会场。这三点是很重要的，稍有不慎，都会使会议的进行受到不良影响。
（3）聚会主持人是掌握会场的责任者。
在集会进行期间，主持人掌握会场的能力大小，往往会影响到会议的成败。在掌握会场时，主持人最重要的是要注意少讲多看和调节气氛。
①少讲多看。主持人要明白自己的身份，清楚自己在聚会中的主要任务是主持会议，而不是主要的报告人或发言人，一定要注意恪守本分，不抢风头，尤其是不要在主持会议的过程中夸夸其谈，离题万里。
聚会主持不像娱乐性主持人那样活泼，可以即兴演说，夸夸其谈。聚会主持人所要做的，基本上是“照本宣科”，使既定的会议议程得以贯彻。因此，应当做到多看多听，认真观察会议的进行情况和现场与会者的情绪与反应，以便防微杜渐，尽可能的不出问题，少出问题，并且及时地发现问题，解决问题。
②调节气氛。主持人在集会举行时仅仅多听多看还是不够的，必须变被动为主动，采取必要的措施，以调节现场的气氛，保持良好状态。其中，应予以注意的是：
当贵宾出席集会时，主持人可在开会之初或对方演讲之前，对其进行适当的介绍；
在发言人发言前与结束时，主持人应领头鼓掌，以带动全场听众予以响应：
当会场上出现局部骚动混乱时，主持人则应以适当的方式及时加以阻止。
4．聚会主持人的主持技巧
聚会的成功与主持人关系紧密，俗话说：台上十分钟，台下十年功。主持人虽然不必像话中说的那样夸张，要练上十年，但是，聚会主持人主持聚会的会议时一定要做到以下几点。
（1）了解听众。
主持人要主持好一个聚会，首先要了解听众，具体来说，是要了解其思想状况、文化程度、职业特点和心理需要，然后因势利导；否则，就很有可能闭门造车，无的放矢，从而在主持中说东道西，言不由衷。
（2）语言生动活泼。
在发言时，主持人最忌语言晦涩枯燥，而简单明了、通俗易懂、生动形象的语言则最受欢迎。因此，发言时所用的语言，应当朴素、具体，而又幽默、形象，不失哲理。
（3）感情真挚。
在发言时，主持人要争取以自己的真情实感去感染听众，争取听众，打动听众，但是不能为了做到这一点而一味煽情，无病呻吟，矫揉造作，逢场作戏，只会招来听众的反感。
（4）语言连贯，结构合理。
主持人讲话时不但要层次清晰，逻辑缜密，更重要的是，在短短的引导语言中要能够尽快地抓住听众的注意力。要做到这一点，就必须在事先进行适当的、合理的安排。有条件的话，在发言准备完毕之后，最好多读几遍，并且进行一两次预演，以便做到知己知彼，心中有数。在预演时，若有他人在场，并请其发表意见，往往效果会更好一些。
（5）态度谦虚、谨慎。
傲慢最容易引起人反感，主持人在现场发言时，务必要注意自谦敬人。具体而言，要注意以下4个方面的问题。
①自谦。自谦是自重和有自知之明。在发言时，主持人务必要明白：自己的话语能否为听众所接受，自己能否得到应有的尊重，关键在于自己的临场发挥水平，而不在于自吹自擂。在发言时要少用“我”字，别提“本人”，尤其是要力戒自我推销、自我宣传和自我肯定；要是把主持的重点放在与聚会内容或主题有关的方面，通常会比“我”字当头要好得多。
②对聚会者有充分的尊重。主持人在主持的整个过程中，都不能失敬于听众。在上台主持之初，循例要向听众欠身致意，并进行问候。在主持之时，不能使用任何对听众不尊重的语言、动作或表情；当主持结束时，要先道一声“谢谢大家”，在欠身施礼后，才好退场。这些尊重听众的重要礼规，一般不可或缺。
③善于引导。有时，在集会上发言的人，其见解难免会相去甚远。极个别的时候，在会上还会出现各执一词、针锋相对的情况。这时主持人要巧妙化解，善于引导大家求同存异，以理服人，发言对事不对人；切勿加入争论之中，以致于同他人在会上言词之间毫不相让，甚至为此而大肆争吵。
④主持词得体、恰当。在主持之时，主持人必须讲究语言的得体，让聚会者听了心里舒服。这不仅要有杰出的口才，还须运用一些交际能力。
（6）仪表整洁。
仪表是否整洁影响着主持人留给来宾的印象，仪表是由身体（如身材、胖瘦、面容等）和其他附着物（如衣服、饰物等）以及气质言行等非物质化因素共同构成的。虽然身体受生理条件的限制，通常不易改变，但通过美容、化妆可以进行修饰。而身体的附着物的选择变化余地更大，一是通过选择得体的衣服、饰物装饰自己；二是彬彬有礼的举止和谈吐得当的言谈；三是谦虚的作风和出色的工作。这三点是塑造美化气质甚至改善言语的最关键所在，给人好感。对于主持人来说，主持人的仪表有以下3方面。
①外表妆容。主持人的外表要整洁得体，衣着干净，第一印象中，仪表占了大部分，主持人的外表，往往会在其出场之时，给听众留下深刻的印象。所以在发言之前，主持人一定要抽出必要的时间，对个人仪表进行修饰和检查。其重点主要是外表妆容，发型和面部是主持人仪容的重中之重。在进行具体修饰时，一定要认真、仔细，做到干净、整洁、卫生。头发务必要梳理整齐，男士通常应当剃去胡须。无论如何，都不要在集会上出场亮相时不修边幅，蓬头垢面，邋邋遢遢，倒人胃口，让来宾无法接受。