聪明合理地运用时间,是取得学业上成功的很重要一个部分。
科学制订学习计划
古人说:“凡事预则立,不预则废”。学习亦是如此。有了计划,才能使学习有系统、有条理、有步骤,才能胸中有数。我们的学习计划包括两个内容,即学习的内容和学习的时间。这二者结合在一起,又产生了学习的进度与速度等问题。
1.以最重要的学习内容为中心。
有些知识是至为关键的,或者说是带有战略意义的,应当把它视为重点,在学习计划中要有充分的体现。切忌无重点,胡子眉毛一把抓。
2.用好大块时间。
根据自己学习与生活的实际情况,使用好大块时间,把它用在最重要又需要连续学习的内容上。这样,能使每次学习都有较大的收益,避免整时零用。
3.采取循序渐进的原则。
知识的学习要由浅入深,切忌好高骛远,急于求成。要保证某门知识学习的全部时间。例如,要学习沟通技巧,一般不可少于50小时。
4.注意使用“黄金”时间。
难度大的重点学科和需要记忆的知识,用自己精力充沛的“黄金”时间来学。切忌时间安排无体系,想起什么学什么。
5.时间安排要有弹性。
从长远观点来看,要取得学习的成效,就得稳步前进,使每个计划都落到实处,时间上留有余地是必要的。
在规定的时间里学习
有些人产生一个错觉,似乎科学家要取得成功,必须天长日久地连续奋斗。勤奋固然是取得成功不可缺少的因素,但仅靠勤奋就能保证学习得好吗?世界上勤奋、刻苦的人并不少,成才者却寥若晨星。所以,我们还要强调学习时间安排的合理性,做到适时地进行工作、学习的调换和注意劳逸结合。俄国卓越的生理学家巴甫洛夫是以生活有规律而闻名的。他活了87岁,身体强健,精力充沛地从事了60多年的研究工作,常常一天工作10小时,这和他有良好的生活习惯分不开的。工作时,他专心致志,一丝不苟;休息时,他专心在花园里消遣、听音乐、阅读小说,并保证一天睡足8小时。这大概由于他是一个生理学家,更懂得合理支配时间和科研工作关系的缘故吧!
根据巴甫洛夫条件反射原理,如果在固定的时间、一定的环境条件下,看同一科目的书籍,那么,每当打开书本,大脑的有关部位就会不由自主地兴奋起来,从而取得更好的效果。如每天早上在固定的时间和地点背外语单词,时间久了,可增强记忆效果。就像每到吃饭时间,人的唾液和胃液照例要分泌一样。所以,什么时间做作业、预习、复习,什么时间阅读课外读物,什么时间听广播、看电视、参加文体活动,星期日怎样安排,都要尽量固定。除特殊原因外,准时完成计划。
学习时间越长越好吗?不,因为学习效率并不是靠量(时间)而是靠质(学习方法)来决定的。超过晚上12点的学习自然是无效率的,通宵学习则是效率最差的学习方法。关键问题是一天当中什么时间学,以及用什么方法学。“在规定的时间里进行学习”,这是研究学习方法的专家们所推荐的学习方法的重要法则之一。
工作时间的节约法
早晨上班时决定工作的程序,就能提高工作效率。
古人说:“早起的鸟儿有虫吃。”这种说法也可以作为现代上班族的座右铭。
例如比一般人早一小时起床,早一小时上班的话,在上班铃声响起以前,至少可阅读五六张报纸。如此一来,就能够比别人抢先获得情报,对于工作方面将有很大的帮助。除此以外,早些上班的人,亦能够有充分的时间,决定一天的工作程序。
不管是哪一种工作,程序的决定不佳,将不能获得良好的结果。如果你早一点上班的话,就有充分的时间决定程序,工作当然也能够顺利进行。
先把必须做的事情列举出来,再决定顺序。
在做工作项目安排时,不要连细节也定得死死的,必须具有某种程度的弹性,如此才能够顺利地进行。
有不少人时间安排得特别细化,从几点到几点做哪些工作,乍看起来,这种做法似乎很合理,实际上,这并不是很有效率的做法。
因为一旦决定了时间,难免会受到它的束缚。例如,工作进行得很顺利时,时间一到就非中断不可,轮到工作进行得不顺利时,仍然得枯坐到时间到为止。
与其采用这种方式,不如趁着干劲十足时,一口气把工作解决掉,提不起精神时,干脆做其他的工作,如此效果将更为良好。
具体来说,每天早上,一到公司,先把一天要做的事情全部列出来,如果前一天有未做完的工作,就必须把它也加进去。写完以后,全部看一遍,再决定从何处着手,以何种顺序进行。
对于能够同时进行的事情,最好一次就解决掉。
如此做的话,一次就可以解决掉两件事,腾出来的时间,可用于其他方面的工作。
工作的优先顺序以“八十比二十法则”决定。
把一天的工作书写出来以后,接下来就得决定优先顺序。
优先顺序的决定,可按照“八十比二十法则”进行。
例如,某保险公司有100个业务员,他们总共拉了100亿元的寿险。在这种场合之下,并非每一个人都拉了1亿元的人寿保险,而是比较能干的20名业务员,总共拉了80亿元的保险。
又譬如说,有一个人每星期能够接到100个电话,估计可能打电话的对象有100个人。以这种情形来说,并非每一个人打一次电话,想打电话的人会打好几次,不想打电话来的人根本就不会打。以这种情形来说,也可以说是:20%的人,打了80%的电话。——这也就是“八十比二十法则”。
每天的工作中真正重要的并不多,差不多只占全部工作的两成左右。只要想想评估这两成的重要工作是什么,即可以很快地决定工作的优先顺序,自然就可以决定效率好的工作程序。
对于重要的工作,以及次要的工作,有不少人采用一视同仁的方式,这种工作方式,不但效率不好,而且由于必须全部做完,精神方面的负担将使人不胜负荷。如果根据这个法则进行的话,由于只做全体的20%,即可完成80%的工作,因此,在精神方面会显得很轻松,而且效果也比较大。
工作最好分为“亲自动手”以及“委托他人”。
一般的工作可分为“只有自己会做”以及“他人也能够做”两种。
考虑到工作程序的话,应该把这两种区别清楚。一旦把只有你会做的工作委托他人做,或者把应该委托他人做的事,由你动手来做的话,将招致很多无谓的损失,根本就无法有效率地进行。
一般的上班族,不可能每一个人都拥有秘书,然而,只要把工作分为两大类,即可交给部属、同事甚至家人,由他们为你效力。
像剪报、剪杂志等工作,只要你告诉委托者重点,连孩子们也能够做得很好。所以,你不妨请别人多多帮忙,你自己则专门负责重要的工作。
必须集中精神做的事在上午进行。
一般来说,充足睡眠后的早晨,头脑的运转总是比较快。正因为如此,凡是非依靠脑力不可的工作,一般放在上午进行。而在下午可以安排一些不太耗费脑力的工作,这样既可提高工作效率,也可适当地调节自己,使紧绷的神经获得松弛,不至于被工作折腾得精疲力竭。
应用“同时并行处理”的原则处理工作。
如果你去观察那些工作看似很轻松,而实质上工作量却很大的人,也许会发现,他们是“同时并行处理”工作的专家。这样的人经常同时兼做几项工作。一旦对某项工作感到厌烦,就转做他项工作。
一位广告策划经理,当他在这个项目上没有思路,觉得再怎么努力也是徒然时,就不会一味地深究其因,而先转做他事。在从事他项工作的过程中,点子时常会突然出现。这样不但省时,也有助于提升效率。
虽然这样的工作原则可能更适用于一部分工作,但道理仍然可以借鉴,那就是不花费长时间集中于一项工作上。
比如要打通一个工作电话时,对方不能即时来接电话,处在“请稍等”的状态中时,就可以把话筒钩挂在肩上,继续做别的事,直到“喂、喂”声从话筒那端传来为止,而不是呆呆地用肩颊靠着话筒,等待本人来接。
这样既然本人不知何时才会来接电话,那样无所事事地呆等着,不如干点其他事情,而不至于太浪费时间!
这种在一定时间内同时从事两项以上工作的方法称为“同时并行处理”。其长处便在于能够把时间加以有效地运用。
事实上,在工作时间中,常会多出颇多可进行“同时并行处理”的空当。若能把单纯而无趣的工作与自己觉得津津有味的工作双管齐下,将可同时提升两者的效率,一举两得。