（一）进货时的商品损失管理
（1）查看进货传票与商品的实际数量是否有出入。如电话订货，容易出现进货传票记载的商品种类、数量与送来的货品不符的现象。尤其是向批发商订货时，由于品牌、大小、包装、容量或重量的错误，导致价款与实际进货不符。
（2）检验是否有未验收或验收不够准确的情况存在。如在生意繁忙的时候，无法分身对订货数量和规格进行详细验收核对，商品就直接被搬入仓库，也是造成损失的原因。因为当商品未经检验就进入库存，到要出货或商场（商店）的货源需要替补时，直接从库中取出来卖，可能发生商品短缺、污损等。而商品污损的原因，有可能是在对方送货之前，商品就已在卖方的仓库中堆放太久。
（3）查看进货记账上是否有商品损失。虽然进货传票记载无误，商品的验收也正确，但是把它转记入账簿时，由于记载的失误，也会造成商品的损失。
（4）查看是否存在仓储管理不良的情况。仓库等保管场所不良、温度管理不良也会引起商品损失。尤其值得注意的是光线的照射、水的侵蚀、虫害、变质、防火不当、包装破裂与堆积方式的欠妥等而造成商品损失。
为及时发现和防止进货时的商品损失，店长应注意核对清楚进货的商品和传票，特别是数量、单价、订货的单位等。尤其是与进货传票有关的记账，应同时做好检验工作。
（二）销售阶段的商品损失管理
销售阶段造成商品损失的主要原因：一方面是卖错价钱造成的，如成本40元售价70元的商品，误把它当60元卖掉，则原来有30元的利润，现在变成只有20元的利润了；另一方面是计量错误造成的，这种情况较多，如15公斤装卖20元的商品，误把17公斤装进去但贩卖时仍照20元卖，当然损失了2公斤的商品。此外，因为包装纸使用的错误，计量器的失灵、量法的错误，也易导致商品的损失。还有付账或收账的错误，也会造成商品损失。
为了发现并防止销售阶段商品损失，店长应提醒店员在结算过程中，不可使用不准确的计量器，而是最好把重量，尤其是秤上的刻度念出来，并把价钱口述一遍，以免顾客弄错价钱。在进行商品管理时，要标清商品价格、规格、重量，并核对清楚。
（三）陈列时的商品损失管理
（1）查看是否有诈骗或偷窃。这种情况，很多商场（商店）或厂商都遭遇过。据统计，商场（商店）遭窃的比率约占销售额的0.6%，而且有逐渐增加的趋势。
（2）查看是否存在不合格的温度管理。尤其是开放型的冷冻库，因为风的强弱变化，引起温度上升，冷冻库的冷冻机能失灵。
（3）查看是否有儿童的恶作剧。如水果被儿童拿去玩而摔坏，杂货店的瓶罐被踢破，衣料商品被小孩沾上墨水，包装好的商品被偷偷地打开，或被顺手牵羊等。
（4）查看是否存在陈列场所不当的情况。这种情况很多，如个别商场（商店）被太阳照晒，易导致副食商品变质、变色，医药商品变质、变色、成分改变等情况。
为了尽早发现并防止陈列时的商品损失，一般应把商品陈列在小孩接触不到的地方。为了防止盗窃、诈骗、顺手牵羊等行为，可在店内设置电跟、防盗器、闭路电视或在商品上做暗号等。在仓储方面，要多加注意冷冻库或冷藏库的温度，若是开放型冷冻库或冷藏库，上面最好不要有风通过，因为这样会使冷冻库或冷藏库的温度不稳定。