（第一节）采购组织的筹建规范
一、采购组织机构设计原则
1. 责、权、利相结合
责是指责任，能够起到约束的作用；权是指权力，履行职责的保证；利是指利益，起激励作用。责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。如果有权无责，必然会出现瞎指挥、盲目决策甚至损公肥私的现象；如果有责无权，什么事情都要请示汇报才能决策，也难以真正履行责任，还会贻误时机，影响效率；如果没有相应的利益刺激，也难以保证采购工作的高效、准确，只有责、权、利有机地结合起来，发挥各自的职能，才能保证采购组织工作的有效性。
2. 统一
任何一个企业的采购组织要顺利地完成采购任务，都必须遵循统一的原则。统一的原则基本上包括三个方面内容：
⑴目标统一，都是为了完成采购任务，实现企业经营目标。总的目标定下来，再将总目标分解到各个部门、各分支机构的岗位和个人，形成子目标，当子目标与总体目标出现矛盾或不协调时，应强调局部服从总体。
⑵指挥统一，采购部门的多种决策、指令、命令要及时下达，一方面要防止令出多头，下级无法执行，无所适从的现象；另一方面也要杜绝上有政策、下有对策的散乱现象。
⑶制度统一，各种规章制度是大家行为的准则，采购部门有总体规章制度；多分支机构也应有与之相应的规章制度，但二者之间不能自相矛盾，应形成一个相配的体系，并且在制度面前人人平等。
3. 高效
采购工作要想高效的进行，必须有一套高效运转的组织机构，这种高效的组织机构应确定合理的管理幅度与层次。横向方面，各部门、各层次、各岗位应加强沟通、各负其责、相互扶持、相互配合；纵向方面，上情下达迅速，同时领导要善于听取下级的合理化建议，解决下级之间出现的矛盾与不协调。这样形成一个团结严谨、战斗力强的采购团队，才能使采购工作高效地开展。
4. 精简
精是指人员的精干；简是指机构的简化，只有人员精干，机构才能简化。如果人员素质差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可取的。
二、采购作业的基本内容
⑴交换
以物易物的方式，取得物品的所有权，并未直接支付所取得物品的全部价款。
⑵征收
政府以有偿或无偿方式，取得民间物品的使用权或所有权。
⑶自制
企业运用自己的技术与设备，制造自己需求的物料或零件，提供加工生产成品。
⑷借用
一方以无需支付任何代价的方式，取得他人物品的使用权，使用后，仅返还原借物品。
⑸外包
根据买方的图样、规格或工作说明书，将所需求的物品或劳务委托其他的企业承包。有时买方需提供原材料给承包商。
⑹转移
企业或政府机构的需求单位，从内部其他部门调拨物品，来满足需求。
⑺购买
购买由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程，即商场上所流行的 “一手交钱，一手交货”的方式。
⑻租赁
一方以支付租金的方式，取得他人物品的使用权。
⑼赠与
以无偿的方式，取得他人包括企业或政府机关物品的所有权，以达到使用的目的。
三、采购部门的职能
1. 采购部门的基本职能
采购部门的职能从大的方面通常分为以下三类：
⑴业务职能
计划。根据企业总体战略与目标以及内外部顾客的需求，根据企业下一年度或者下一阶段的生产计划确定原材料的需求，制定采购战略规划和原材料的采购计划。
组织采购。根据采购规划和需求，组织人、财、物实施采购计划，选择供应商，谈判价格，确定交货及相关条件，签订合同并按要求收货付款。
库存管理。采购的原材料验收入库、保管保养、发货，确定合理库存量并对库存量进行实时监控，确保生产的顺利进行，避免生产线因缺少原材料而停产。
供料。编制供料计划，领料审批，定额供料，回收利用，消耗控制与管理。
⑵拓展职能
在生产企业中，占成本最大比例的原材料以及相关信息都发生或来自供应商，所以许多企业与供应商建立战略性合作伙伴的关系，将采购管理从企业内部拓展到对供应商的管理，甚至整个价值链的管理。拓展性活动包括对供应商的选择与认证、与供应商建立合作伙伴关系以及对供应商的绩效考评等，以此来降低成本、提高供应的可靠性和灵活性、提升企业的市场竞争力。
⑶支持职能
人员管理。制定采购岗位职责，对采购人员进行能力考察、素质培养、工作评估、绩效考核与激励。
资金管理。物品采购价格的控制，采购成本管理以及储备资金的核定与
信息管理。进行物品编码，建立供应管理信息系统，在ERP系统中进行采购管理。
2.采购部门的具体职能
⑴分析企业原材料市场品质、价格等行情。
⑵寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握。
⑶与供应商洽谈，并安排参观工厂，建立供应商的资料。
⑷要求报价，进行议价，有能力可进行估价，并作出比较。
⑸采购所需的物料。
⑹查核进厂物料的数量与品质。
⑺对供应厂商的价格、品质、交期、交量等作出评估。
⑻掌握企业主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本。
⑼根据采购合约或协议控制、协调交货期。
⑽对呆料与废料的预防与处理。
（第二节）采购人员的配置规范
一、采购人员的素质要求
1. 思想品德素质
要成为一名合格的采购员需要具备如下素质：
⑴正直的人格。无论供应商是通过人际关系拉拢，还是利用红包、回扣等种种物质条件进行利诱，采购员都必须保持廉洁，不能以牺牲商场的利益来换取个人财富，违背法律、道德的做法最终只会害人害己。
⑵敬业精神。敬业精神也是采购员必备的优秀品质之一，这是做好采购工作的基本要求，采购员只有在这一精神的指引下才能做出成绩。采购员良好的敬业精神可以保证商品供应的稳定，从而保证商场销售的顺利进行。
⑶虚心、耐心、诚心。采购员在与供应商的交往中往往处于主动地位，但采购员仍然要不耻下问，虚心求教，尽可能多地掌握商品的相关知识。耐心是与供应商谈判制胜的有力武器，只有耐心地与供应商谈判，才能取得好的效果。与供应商交往还需要诚心，这样才能换回供应商的真诚合作，成功完成采购任务。
2. 能力素质
⑴表达能力。采购人员是用语言文字与供应商沟通的，因此，必须做到正确、清晰地表达所欲采购的各种条件，如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等。如果口齿不清，说话没有重点，只会浪费时间，从而导致交易失败。因此采购人员的表达能力尤为重要，是采购人员必须锻炼的表达技巧。
⑵分析能力。分析市场状况及发展趋势，分析消费者购买心理，分析供货商的销售心理，从而在采购工作中做到心中有数，知己知彼，百战百胜。
⑶预测能力。在市场经济条件下，商品的价格和供求在不断变化，采购人员应根据各种产销资料及与供应商打交道中供应商的态度等方面来预测未来市场上该种商品供给情况，如商品的价格、数量等。
⑷协作能力。采购过程是一个与人协作的过程，一方面采购人员要与企业内部各部门打交道，如与财务部门打交道解决采购资金、报销等问题；与仓储部门打交道，了解库存现状及变化等。另一方面采购人员要与供应商打交道，如询价、谈判等，采购人员应处理好与供应商和企业内部各方面的关系，为以后工作的开展打下基础。
⑸成本分析和价值分析能力。采购人员必须具有成本分析能力，会精打细算。购买品质太好的商品，价格也会很高，会加大成本；如果一味追求价廉，则必须支付品质低劣的代价或伤害其与供应商的关系。因此，对于供应商的报价，要结合其提供商品的品质、功能、服务等因素综合分析，以便买到适宜的商品。
3. 知识素质
在采购工作中，一方面采购人员要与不同类型的供货商打交道；另一方面，采购的商品品种繁多，规格不一，且市场上商品的供求变化快。为此，采购人员应该具备承担采购任务所需要的相关知识。
⑴政策、法律知识。政策、法律知识包括国家出台的各种相关法律、价格政策、专营方向，维护国家与企业利益。
⑵市场学知识。了解消费者需要，掌握市场细分策略以及产品、价格、渠道、促销方面知识，才能合理地选择采购商品的品种，从而保证采购的商品适销对路。
⑶业务基础知识。业务知识包括谈判技巧、商品知识(商品功能、用途、成本、品质)、签约的基本知识等，这是做好本职工作的关键，将有助于与供应商的沟通，能主动进行价值分析，开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。
⑷社会心理知识。了解客户的心理活动，把握市场消费者的心理需求，从而提高采购工作的针对性。
⑸自然科学知识。自然科学知识包括自然条件、地理、气候、环境变化以及数理知识和计算机知识。将现代科技知识用于采购过程，把握市场变化规律，从而提高采购工作的效率与准确性。
二、采购人员的行为要求
1. 遵守法律
⑴采购人员对所有的交易及合约，必须遵守国家有关的法律规定。
⑵采购员在执行采购工作时如果违反了相关规定，则要做出相应的惩罚。
2. 采购人员应遵守的行为准则
⑴在各种交易中，首先应考虑公司的利益，并信守及执行特定的政策。
⑵接受同事有意义的建议时，不可伤害自己职务上的尊严与责任。
⑶采购时应秉持公平无私的态度，以求所有的支出均能获得最大的价值。
⑷不断努力吸取物品及制造过程的知识，并建立执行其职务的可行方法。
⑸诚实地执行买卖工作。
⑹在情况许可时，对负有正当商业任务的访问者，给予迅速与礼貌的接待。
⑺买卖之间彼此尊重信任，促进优良的商业实务。
⑻避免采取欺压的采购手段。
⑼必要时，应提供忠告及协助给执行采购工作的人。
⑽与所有从事采购作业的机构和个人加强合作，以发展采购业务并提升地位。
3. 遵守企业管理制度
除采购管理协会或国家有关法律的约束外，有些企业机构会另行制定管理规则，对采购人员的商业伦理及与供应商的关系做了更详细的要求：
⑴出差费用。采购人员的交通费、住宿费、餐饮费及服务费等不得由供应商垫付。
⑵业务机密。成交价格、报价单、合约条款、供应来源、专利、生产日程及产品资讯等均为有价值的资产，买卖双方均应严守秘密，并遵守有关规定。
⑶个人需用品。采购人员不可为自己或同事向供应商订购任何物品。
⑷午餐。若为延续交易事项的讨论，可与供应商共进午餐，但纯粹应酬式的午餐应予避免；午餐的费用应分别由买卖双方轮流负担。
⑸晚餐与招待。晚餐与招待必须加以避免。若情况有必要时，采购人员必先得到主管的许可。
⑹礼品。对供应商所提供的礼品、特殊礼遇或折扣等，若已超出正常的商业礼节，则应予婉拒，但是促销用的小礼品则不受此限。
⑺供应商访问工厂。供应商因提供物品或机器而有访问工厂的必要时，应由采购人员征求受访单位的同意后进行。
⑻供应商的宣传与广告。供应商拟使用企业名称、照片、图表、产品等作宣传或广告，必先获得行销或销售部门的书面同意。
（第三节）供应商的选择规范
一、供应商的选择
1．选择供应商的基本原则
⑴多家供应商
也就是要保证每一品种都应以两三家供应商为主要供应商。对这两三家供应商，每家要购进一成以上，甚至三成以上的商品量，但切忌购进量达到七成以上。超过一半后，对供应商的依赖性就加大了，不利于分散采购风险。
⑵供应商组合原则
组合供应商就是把采购品种和供应商交叉组合起来。即：不是A品种选择甲供应商，B品种选择乙供应商，C品种选择丙供应商，而是A、B、C各类品种都从甲、乙、丙处进货这样一种方式，避免一类商品依赖于一个供应商。
⑶重视主要供应商
重视能够大量提供单一品种货物的供应商，这是选择供应商的一个重要条件。因为随着零售企业扩张速度的加快，对商品数量的需求也会成倍增长。如果供应商无力提供进一步的支持，企业的发展就会受到很大限制。
⑷逐步更换供应商
采购员应该根据企业所处的不同发展阶段有计划地更换供应商。零售企业在发展初期，相应地选择的供应商规模也不大，随着零售企业阶段性成长，原来小型供应商会变得不太适应企业业务扩大的需要，因此就需要有计划地更换供应商。当然更换供应商还要看实际业务需要，而且要分期分阶段进行。
⑸制定相应的选择标准
主要管理人员。通过正式会晤、面谈，了解对方主要负责人的见识、抱负和能力，推测该供应商的经营管理水平。
发展前景。可以通过营业数字、各项经营指标，了解供应商的发展状态以及未来发展潜力。
连续供应和扩大供应的能力。连续供应和扩大供应能力如何。更具体一点说，是逐年扩大指定量的商品的能力如何。这一点尤其重要。
市场地位。市场地位通常指那些拥有名牌产品的大型生产厂商，特别是这些生产厂商在不同地区的市场地位差异，对商场更有意义。
2．合格供应商应具备的基本条件
管理水平
了解供应商的企业是否建立了科学化、系统化的管理制度，是否有完备的工作指导规范，是否能严格执行管理规范。
品质保证
如果货源没有问题，就要以商品的品质作为鉴别供应商、选择供应商的标准。在进货时要明确了解供应商提供的商品质量如何，并对不同供应商提供的商品进行比较，比较的项目主要有商品性能、寿命、经济指标、花色品种、规格等，只有商品品质合格的供应商才是理想的合作伙伴。
价格优势
上述两项条件都没问题时，就要进行商品价格的比较，价格也是零售企业进货的主要参考因素。采购到物美价廉的商品不但能降低企业的采购成本，还能有力地吸引消费者，增强企业的竞争力。所以，在保证商品质量的基础上，应选择商品价格较便宜的供应商。
信用情况
在进货前采购员必须了解供应商的信用情况，主要包括：是否能准时收款发货、履行采购合同的情况、能否遵守交货期限，选择能长期稳定供货的供应商。
供货时间
了解采购商品的运货时间及结算资金占用情况等。
采购费用
商品采购除了涉及商品质量、价格，还包括采购费用，比如运输费、保管费等。比较不同供应商、对比不同地区的进货成本和进货费用，选择采购成本最低的供应商供货。
售后服务