采购数据应在商品入库后，转入应付账款数据库，会计管理人员为供货厂商开立发票及催款单时，即可调用此系统，按供货厂商做应付账款统计表作为金额核准用途。账款支付后可由会计人员将付款数据登录，更改应付账款文件内容。高层主管人员可由此系统制作应付账款一览表、应付账款已付款统计报表等。
二、防范采购回扣
采购中的回扣问题经常发生，回扣是指卖方企业非法支付给买方企业或买方企业员工的贿赂金。卖方企业向买方企业或买方企业员工支付回扣以期取得买方企业员工的欺诈性合作，借以提高利润。而这是以买方企业的损失为代价的。卖方企业支付回扣给买方企业员工进行串通欺诈时，通常意在获取以下两个利益：
⑴非法提高利润率。提高利润率是卖方企业支付回扣的目的所在。卖方企业通过支付回扣给买方企业有关的员工，使其同意不正当的订单变动、价格上涨，买通买方企业的检验和质量控制部门，使其低于标准的材料和不符合规格要求的产品得以使用，并设法避开其他买方企业职能部门对质量和价格的不良反馈。
⑵非法争取业务。一些企业运用回扣，以先于竞争对手获得有关买方企业计划和战略方案信息，及买方企业估价小组所使用的未公开的投标估价准则，偷看竞争对手的密封投标，向竞争对手提供误导性信息从中破坏，使其不具备资格；或笼络买方企业公司有影响的要员否决其他竞争对手；或使标的设计要求只有支付了回扣的卖方企业才能达到，以此达到欺诈目的。
1．造成卖方企业欺诈因素
了解卖方企业欺诈的促成因素，是及时辨别卖方企业欺诈的一个重要前提。任何企业都可能发生卖方企业欺诈事件，但具有以下情形之一的企业更易发生卖方企业欺诈事件。促成卖方企业欺诈发生的一个重要原因，就是买方企业本身具有欺诈行为或不道德行为。企业的纪律风气很重要，如果企业本身行为不道德或容忍不道德行为的发生，那么员工接受卖方企业回扣或参与其他利益的争夺则会频繁发生。对卖方企业欺诈事件的先兆一无所知。由于不清楚卖方企业的欺诈行为的先兆，买方企业发生欺诈的可能性更大且不易被察觉，对卖方企业的欺诈行为不了解或不具备相关的知识，又无明确的对卖方企业欺诈行为制约的制度，很可能成为卖方企业欺诈的对象。
2．支付回扣资金方式
卖方企业所支付的回扣资金不可能在其账上发现，回扣资金通常是通过以下非法经济活动取得和支付：
非现金贿赂可以作为公司一项正常开支予以抵销掩盖。如公司为其工作人员购买或租用汽车时，可以为那些曾经对公司有“帮助”的买方企业员工赠送若干飞机票、旅游费、运动会入场券也可以这种方式处理；其中最易掩盖的贿赂就是卖方企业早已提供的产品或劳务，如修建对买方企业公司员工“有利的”娱乐城等。
按照卖方企业的意思，使用资金进行贿赂，向不诚实的顾问、律师和会计人员支付虚构的业务费。卖方企业在支付给对方的支票上，只注明是一笔应支付给受贿人或一家并不存在的公司或串谋者的款项，并同时将它作为销售费用、咨询费用等列支。这样，可以在某种程度上掩盖这种支付行为。以贷币的形式储存变现后的过期设备、剩余产品等的行为也是用以行贿的方法。
3．防止采购回扣的方法
⑴五到位、一到底。“五到位”就是采购的每一笔物资都必须5方签字，即采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人都在凭证上签字，才算手续齐全，才能报销入账。“一到底”就是谁采购谁负责到底，包括价格、质量、使用效果都记录在案，经得起检查，什么时候发现问题什么时候处罚。
⑵三分一统。“三分”即三个分开：市场采购权、价格控制权、质量验收权，三权分离，互不越位；“一统”即合同的执行特别是结算付款一律统一管理。物料管理人员、化验人员和财务人员都不能与客户见面，实行封闭式管理。财务部根据合同规定的质量标准，对照化验单和数量测量结果，认真核算后付款。这样形成了一个以财务管理为中心，以降低成本为最终目的的制约机制。
⑶三公开两必须。“三公开”即数量、品种和质量指标公开，参与供货的客户和价格竞争程序公开，采购结果公开；“两必须”，是必须货比三家后采购，必须按程序、按法规要求签订采购合同。
⑷三统一分。材料和备品配件的采购形成这种管理机制“三统一分”：所有外购材料统一采购验收，统一审核结算，统一转账付款，费用分开控制。只有统一管理，统一采购，才能既保证需要，又避免漏洞；既保证质量，又降低价格；既维护企业信誉，又不上当受骗。分厂对费用的节约或超支负责，并决定采购计划和采购项目，决定是否购买，购买多少。这样，物资采购管理部门和使用单位自然形成了一种以减少支出为基础的相互制约的机制。
⑸监督制度全过程、全方位。全过程的监督是指采购前、采购过程中和采购完成后都有监督。从采购计划的制订开始，到采购物资的使用结束，这其中有多个环节(计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用)，每一个环节都有监督。但重点是对制订计划、签订合同、质量验收和结账付款四个环节的监督。主要监督计划的合理性和准确性；合同的合法性和公平程度；质量的监督是保证验收过程不降低标准，不弄虚作假；对付款的监督是确保资金安全，按程序、按合同履行。把监督贯穿采购活动的全过程，是确保采购管理规范和保护企业利益的第二道防线。全方位的监督，是指行政监察、财务审计、制度考核三管齐下。
监督机制的生命在于责任追究，责任追究的关键是重奖重罚并及时兑现。只要发现不按程序、不按标准执行的先兆，就当即下考核单，或限期整改或严厉处罚，随时兑现。科学、规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格、提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。
三、保证采购质量
如果所采购的原材料的质量有问题，将会直接影响到产成品的质量。在采购中要彻底保证采购的质量，以求防患于未然。采购材料的成本是直接的，所以每个企业领导层非常重视，而品质成本是间接的，所以就被许多企业的领导层忽略了，价廉物美才是最佳的选择，偏重任何一方面都会造成最终产品成本的增加。
品质不良，经常性的退货，造成各种管理费用增加。经常退货，造成经常性的生产计划变更，增加生产成本，影响交货期，降低信誉和产品竞争力。还会需增加大量检验人员，增加成本。
生产过程中，因原材料不良造成制作中的不良品增多，返修多、返工多，增加时间成本和人员成本。成品品质不良率加大，客户投诉及退货增多，付出的代价就高。
1．选择合格的供应商
⑴对供应商提供符合要求产品的能力的确认，可用以下一种或几种方法：供应商能力和（或）质量体系的评价；产品样品评价；对比类似产品的历史情况；对比类似产品的试验结果；对比其他用户的使用经验。
⑵合格供应商的主要标志是：供应优质的产品；发货准时；发货数量准确；价格合适；服务良好。
2．合约控制
⑴质量保证协议
企业应与供应商达成明确的质量保证协议，以明确规定供应商应负的质量保证责任。协议可包括下列内容：
信任供应商的质量体系。
随发运的货物提交规定的检验/试验数据以及过程控制记录。
实施本企业规定的正式质量体系。
由供应商进行100%的检验/试验。
由供应商进行批次接收抽样检验/试验。
由本企业或第三方对供应商的质量体系进行定期评价。
内部接收检验或筛选。
⑵验证方法协议
与供应商就验证方法达成明确的协议，以验证是否符合要求。协议中有可能包括供需双方交换检验和试验数据，以保证其产品质量。验证方法的协议内容主要是规定检验项目、检验条件、检验规程、抽样方法、抽样数据、合格判据、供需双方需交换的检测资料、验证地点等。
⑶解决争端的协议
应制定的有关制度和程序，以解决供应商和本企业之间的质量争端。应就常规问题和非常规问题的处理做出规定。常规问题是不符合产品技术标准的一般性质量问题；非常规问题是产品技术标准范围之外的质量问题或成批不合格或安全特性不合格等，还包括处理质量问题时，其处理方法和补救措施。
3．检验
检验过程的具体实施主要采取方式有：
⑴建立健全取样制度
质检处见到物管处采购产品的取样通知后，由质检处的取样人员进行现场取样，取样必须按标准取样，要有代表性以防取样不规范，杜绝供应人员送样品、仓库人员取样的现象。因此要建立严格的取样制度，明确质检处人员按标准取样。
⑵采取封闭式检验法
封闭式检验就是要求采购部门、供货单位、车间人员未经许可，不准进入分析室，保证分析室的安静，以免人为因素的影响和干扰，确保分析人员在不受外界干扰的情况下按标准进行检验，并客观公正地进行判定。质检处的检验人员、管理人员、部门领导也不得与上述人员有非正常的接触。
⑶对不合格采购品的处置制度
对于不合格的采购品，要由采购处、生产车间、管理部门进行评审，根据评审意见决定对该批货是退货还是让步接收。让步接收只能是在不影响产品质量和保证生产的前提下，降价接收让步采购的物品，并要有质检处的报告单。
4．验收要点
验收控制的工作程序是：验收部门应独立于采购、发运、会计和存货控制等职能之外。
凡有可能，对每一个工厂和办公室区域应当建立一个中心验收点，所有收货都应通过这个点办理。
所有商品收货都要有已批准的购货订单的副本作证，任何在购货订单内的来货应有适当高层管理人员的书面批准为准。
收货应由检验部门检查、点数、称量或量度，至少必须抽查试验。
对所有购进货物的验收报告必须由请购或采购之外的人编制。
购进货物要编号。
采购和质量控制等部门应对所有来货备有记录（如手动的或联入电脑网络的验收记录），表明供应人、运输人、采购订单号码等。
超过原订购数量的进货不得验收，除非得到适当的批准，并在当地管理部门已建立书面许可的限度之内。
短少货物应立即通知采购和应付账款部门，以保证正常的会计处理和及时的后续追索。所有购进货物，必须经过质量控制检查，必须储藏在另设的分开的隔离区内或明显的标明“不得移动”等字样，一直保持到批准放行送储藏为止。