新闻发布会不是某机构开的堂会，也不是各媒体的记者联席会，而是政府或企业的品牌推广会和情况说明会，最重要的礼仪就是言之有物，真诚以待，所以专业而充分的准备是发布会成功的必要前提。
新闻界最讲究新闻眼，只要能够抓住“活鱼”（即鲜活的新闻素材），他们愿意不辞辛苦地参会，因此，发布会上一定要披露一些有价值的“干货”而不能仅仅是不痛不痒的外交辞令，如果一封电子邮件就能够完全说明情况，何必麻烦记者们专程跑来？
值得召开新闻发布会的事件包括：公司及产品（或服务）成为公众关注热点事件，具有里程碑意义的新产品上市，聘用知名明星作形象代言，公司重大人事调整等。而像这种分量的新闻发布会，几个关键要素必须提前备好：
一篇附带事件经过、背景材料、专家答疑和应对措施的新闻通稿（含电子版稿件），如果有相关声像资料，也可一并附上；
必要的“彩排”。公司召集善于提问员工组成模拟记者席，让他们提问两类问题——一类是肯定会被记者问到的问题，另一类是不希望被记者问到的问题。
让专业技术人员参与彩排，以检查发言人所说是否存在漏洞以免授人以柄。
新闻发言人的人选也有是否尊重媒体的问题，他们除去应该具有知识面广、表达力强、反应迅速、外表亲和等条件外，还应该在公司身居要职，否则会被媒体认为发言人无权代表公司发表见解，只是敷衍性的例行公事。
还要牢记的一点是，永远不要用电话邀请，而必须寄、送印有公司标志的请柬，寄、送时间以发布会前一周为宜，务必记住临近会期时一定打电话进行确认。