目前，我国的涉外活动日趋频繁，几乎每天都要接待来自世界各地的外国友人。其中有“官方外交”如接待国家元首，政界、商界、军界等各界要人，有“民间外交”，如接待各类友好团体、工商企业的代表或个人等。无论是“官方外交”还是“民间外交”，做好接待工作，以礼相待是我们义不容辞的责任。
接待外宾前，应做好以下准备工作：
1.邀请。外宾来访，总是基于一定的缘由。有的是外宾提出访问的要求，有的是东道主发出邀请。无论何种缘由，双方必然要经过仔细协商，并由东道主发出正式邀请。正式邀请应以书面信函方式通知对方，这样较正规，以示尊重。邀请时应说明来访时间。许多国家对邀请外宾来访都作出某些规定，如访问时间一般在一周左右，并避开东道主的传统节假日和重大活动。邀请时还应说明来访者的费用如何安排。通常“官方外交”比较通行的做法是，来访者的国际旅费自己负担，抵达东道主所在，地后一切由东道主负担（告别宴会或答谢宴会通常由来访者自理）。民间外交的费用通常由双方协商解决，有的由东道主全部负担，有的则由来访者自理，多数则是双方各承担一部分，这样比较符合情理。
2.弄清来访者的基本情况，确定访问日程。要做好接待工作，就必须对来访者做详尽的了解，包括来访者的人数、姓名、职务、性别、爱好、忌讳等，以便做好相应的准备工作。同时应事先与来访者协商，确定访问的日程，包括来访日期，乘何种交通工具，抵达具体时间，每日的访问内容及安排，最好有详细的计划，有的甚至精细到几时几分，在何处做什么，由谁负责都一清二楚。日程安排拟定之后应先告知来访者，以便来访者心中有数或及时修改。对来访者提出的一些特殊要求，东道主在力所能及的条件下应预以考虑，但不能违反外事纪律。日程安排不要太满，应给来访者一定的自由活动时间。
3.确定接待规格。“官方外交”的接待规格往往是敏感问题，因为它体现了东道主与来访者之间关系的亲疏程度，因此，确定接待规格十分重要，一定要掌握好“度”。比如：欢迎仪式由谁亲自迎接，哪些人陪同迎接，欢迎场地布置的是否气派，欢迎群众的多少，采访记者的多少，鸣放礼炮的数量，或是宴会的规模大小等都可以体现其隆重程度。“官方外交”的接待规格一般实行“对等”原则，主要视来访者的身份地位确定接待规格，各国都有大致统一的接待规格，一般不可降低标准。有些时候为了某种政治上的需要，或是两国关系一度出现裂痕又重新改善，此时可“破格”接待，以向对方表示友好和诚意。“民间外交”的接待规格则视需要，根据实际情况来确定。但是也不可忽视“民间外交”的接待规格。比如若来访者曾经是某国的总统，在接待时，除了欢迎仪式、国宴等从简外，在其它方面应尽量按照总统的接待规格，这样做会使来访者感到亲切友好，有利于以后的交往和建立深厚的友谊。当然应注意“从简求实”原则。
4.深入研究来访者的意图和相关内容，以做好充分准备。无论是官方外交还是民间外交，来访者都是针对某些需要交流的问题而来的。因此作为东道主除了做好礼节性的接待 工作外，还必须对来访者的来访意图及其相关内容做深入研究调查，以做到心中有数。尤其是对于双方会谈、谈判的议题必须事先做好准备，列出会谈提纲，并统一口径。否则赤膊上 阵可能会一事无成，有可能会打乱整个接待日程安排和计划。
5.安排好来访者的安全保卫、医疗保健、生活起居、交通通讯、新闻报道、赠送礼品等事务性工作。在涉外交往中，保证来宾尤其是政府首脑等重要来宾的安全是头等重要的大事。东道国政府应同来访国政府一道共同配合，制订详细周密的安全保卫计划，对来访者到达的所有地点都要事先检查，绝不能有半点马虎。对重要来访者的来访日程安排、行程路线等都应做好保密工作。重要来宾应指派专门医生和护士随同，做好医疗保健工作。对来访者的居住环境、生活起居、交通车辆、通讯设备、饮食及其卫生等都要精心安排、尽量符合来宾的生活习惯，注意其民俗禁忌，应派优秀的服务人员做好生活接待工作。此外，应安排好来访事宜的新闻报道工作，必要时可举办记者招待会，向新闻界提供来访者的相关资料，以便做充分真实的报道。接照国际惯例，来访者一般要向东道主赠送礼品，东道主也应准备相应的礼品，以便于宾主见面时互相赠送。东道主应为每一位来方者准备一份礼品，切勿有所遗漏。以上工作虽然琐碎，但十分重要，绝不可掉以轻心，来不得半点马虎。涉外人员必须做好精心细致的准备工作，否则一旦照顾不周，则是“非礼”，会影响到国家的声誉。