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第1章 该放弃时要学会放弃(1)

人们总喜欢办事有始有终

倘若信才写了一半,笔突然没有墨了,你是随手拿起另一支笔继续写下去还是四处寻找一支颜色相同的笔,本想找到之后再继续,但在找笔时思路又转到别的方面去了?

或者,你是否被一本间谍小说迷住了,哪怕明天早上有一个重要会议,也要读到凌晨4点,读完才肯释卷?

又或者,你突然爱上了编织。每天回到家的第一件事情就是拿起编织针,虽然只是重复动作,却搞得茶饭不思。如果中途被别的事情打断,只要有机会,就要接上,尽管织完了也并不着急穿。

之所以出现这些现象,是因为人们天生有一种办事有始有终的驱动力。有个例子很能说明这种心理:一位大作曲家爱睡懒觉,他的妻子为使丈夫起床,便在钢琴上弹出一组乐句的头三个和弦,作曲家听了之后,辗转反侧,最终不得不爬起来,弹完最后一个和弦。趋合心理迫使他在钢琴上完成他在脑海中早已完成的乐句。

实际上,人们不只喜欢办事有始有终,还倾向于将不完美的变得完美,将不完善的变得完善。

正如你试着画一个圆圈,如果在最后留下了一个小缺口,那你的心思会倾向于要把这个圆完成。

倘若一个人的内驱力太强,非把每件事都做完才肯安心的话,则可能会导致生活没有规律、太紧张、太狭窄。很显然,这并不是好事。同样,一个人的内驱力太弱的话,就会拖拖拉拉,永远也完不成一件事。这两种人都需要调整他们的完成驱动力。

对于内驱力太弱的人,心理医生为他们提出了一个解决的方法:如果你精力集中的时间限度是10分钟,而工作要一小时才能做完。那么,你最好在脑筋一开始散漫时就停止工作,然后用3分钟的时间活动一下,例如跳几下,去倒一杯水,或是做些肌肉拉伸运动。活动过后,再把另一个10分钟花在工作上。

而对于内驱力太强的人,要怎样才能把脱缰之马一般的“完成内驱力”抑制住呢?

第一,在看事物的时候运用自己的价值观标准,如果发现一个工作不值得做,那么就勇敢地放弃。

第二,编制一个时间表,把必须做的事以及要花费的时间都写下来。努力培养出一种较合实际的时间意识,把完成期限定在比要求办妥的时间稍前一些。如果有笔账必须在2月1日缴付,那就预订在1月25日交付。

第三,一点一滴地尝试控制内驱力,我们可以先从小事开始训练自己,比如强迫自己在洗碗槽里留下几只碟子不洗;看一本书的时候,尝试中间休息一下。

不钻牛角尖

追求完美的另一个后果就是半途而废:当一个计划进行到一半或者一项任务进行到一部分时,你遇到了一个问题:这个计划或这个任务倘若就这么干下去,勉强也还凑合,可总是觉得不太理想。这时,追求完美的你,可能就觉得很遗憾,工作的劲头也就大大下降。你开始冥思苦想,原先的工作也因此而停滞了,你一心想要解决那个让你“遗憾”的问题,然后再继续工作。这个问题在创造性的活动,例如写作、方案策划时更为突出。请看下面这个例子:

罗欣是一个文案策划人员,她要利用一个多星期的时间,写一个公司产品推广的系列文案,也就是要通过不同的角度,宣传公司的产品。

这一系列的文案至少需要从10个角度出发,写上十几篇不同的策划书,因此罗欣的压力非常之大。有一天,她突然在文化的角度上有了一个好的创意,她立即动笔去写,写到一半时,她觉得在此引用一句名言会比较好。她隐约记得某个名人说过一句与此相关的话,可是却忘了到底是什么。她冥想苦想,却越想越模糊,这使得她心烦意乱,根本没有心思接着刚才的思路写下去。

她想:为了使我这篇文章更加完美,我一定要把那句话找出来。于是,她拼命地动用网络、书籍、他人等多种途径,但直到找到下班,也一无所获。此时,她心里十分沮丧,根本就没有心思再写下去。她于是收拾好东西准备回家,打算回家后继续找,第二天再来完成这篇策划书。然而,等到她第二天打开文件时,她发现自己对这个角度已经毫无感觉了。写了一半的策划书也就因此搁浅。

从这个例子中我们不难看出。过分追求完美,在一些小事上钻牛角尖,最后只能使事情半途而废,白白浪费精力。其实,例子中的罗欣,大可以不理会那句名言,或者等到把策划书写完时再去找,或者那句名言会突然冒出来,也未可知。

我们希望把工作做得更好,甚至尽善尽美,这种想法是很好的。不过,必须记住首先你要做到按基本要求完成工作,等到完成了基本工作以后,再来追求卓越,切不可因为追求完美就忘了自己的基本责任,使事情半途而废。

适当砍掉不必要的工作

我们的工作之所以变得复杂,其中有很大一个原因就是我们承担了原本不属于我们的工作,譬如来自上司的压力和同事的推卸责任,另一个原因就是因为我们自己的疏忽或沟通不当,造成了不必要的重复作业和无效的错误作业。要简化我们的工作,首先就必须将这两部分内容有策略地“砍”掉。

1.应对不称职的主管

在职场上,对自己工作安排最重要的人就是自己的主管,好的主管会帮你管理好你的时间和工作,而不称职的主管则不能帮你排出工作的次序,并且将大事小事都推到你身上。

成功的关键在于知道哪些事该做,哪些事不该做。对于主管的要求,不要事事都答应,而应有选择性地工作。当遇到不断把工作加到你头上的主管时,你要积极地与主管沟通。

首先不要马上推说自己任务太多,而是应该将自己所有的事情列一个完成顺序表,否则主管会认为你是在推卸责任。因为作为一个管理者,他的事情实在是太多了,他以自己的工作量为中心,你的工作量对他来说是次要的。所以,一个明智的做法是:不要让主管觉得你是把工作推回给他。你可以将你所有事情的先后顺序列出来,然后让主管去替你决定。譬如,昨天,主管交待你要写一个媒体分析报告,说是马上要用,然而今天,他又让你准备发布会的材料及统稿。此时,你就可以将你所有的事情列一个顺序表,然后请领导指示:那么,我是先准备完发布会的材料,还是写媒体分析报告呢?此时,领导或许会意识到你的工作内容有冲突,将这两项工作都分配给你并不合适。请看下面这个例子:

林宏的上司一次性给了她30个工作目标,但是林宏没有接受,她们为此打了半年的拉锯战。在几次会上,林宏都十分郁闷地告诉上司,她打算接受其中的两项目标。因为其他的都是次要目标,并不重要。

但上司坚持认为所有的目标都很重要。几经商讨,他才将目标减少一半。林宏把15个目标列成一个清单,重申每个目标都不容易完成,应该再删除至少10个,上司没有同意。

不久,这个上司就被开除了。因为上司的上司的结论是:我们要将目光专注于一两个重大目标上。

由此可见,不称职的主管将加大你的任务量,而这些任务中有很多其实是没有意义的。为了对付这样的上司,就必须与之沟通,据理力争,引导他将眼光放到几项最重要的工作上来。当然,谈话时一定要采取一定的技巧,不要触怒上司。

2.对付推卸责任的同事

在工作中,我们时常会遇到这样的事情:如果你不够机警,同事们急着完成工作任务时所犯的错误,最后都会落到你头上。如何应对这个问题呢?可以采取如下的技巧。

(1)与同事沟通,明确责任。工作一开始,大多数同事都会挑最轻松的工作来做,想办法减轻工作量,因此,当一项任务分配下来,需要你和同事协作时,你要主动与之沟通,明确双方的职责范围。

(2)协助同事明确最重要的事情,你将因之而受到赞扬。这是一种高明的“自我利益”的技巧。倘若同事的工作忙不完,那么多余的工作就会落到你的头上,但若是你帮助同事减少了任务量,那就皆大欢喜。

(3)兼顾利人利己。在必要时候帮助同事做一些事情,或者帮同事找到做事的成就感.这样他们不仅不会推诿责任.也许还希望主动承担更多的责任。

永远都不要一件事情重复做两次

如果你过去做过某项工作,而后发现自己又在做,请停下来,问自己:“重复工作是否有意义?怎样避免无意义的重复工作?”许多人在重复性的工作上浪费时间。想想如何能有效地做好重复性工作,这样你就能节省许多时间和精力。如果你做的事情需要多次重复,那么不妨想一想如何实现自动化。反复看看你每天、每周、每月需做的工作,分析一下怎样能节省力气。

如何应对重复性的工作呢?以下有几个好的建议。

1.使用自动化程序

比如说,利用电话自动回复系统、邮件自动回复系统,利用打印机、录音饥等。

2.重复使用信息

比如不妨复制一些信息,把它们存在Word文档里。需要时直接复制粘贴就行,没必要一而再、再而三地重写。

3.学习使用快捷键

如果你发现自己总是在开始菜单中打开一份电脑文件,为什么不在你的桌面上建立那份文件的快捷键呢?

再比如,你经常需要改变字母的大小写,此时如果用菜单系统来实现实在是太麻烦。这时,你就可以使用快捷键——按Shift和F3键,按一次是首写字母大写,两次是整个词大写,三次是全部小写。

大多数快捷键都是两个或三个键的组合,你必须要同时按下才能发出指令。尽管刚开始可能有点不方便,但经常使用之后,就会熟能生巧了。查看一下Word程序中的帮助菜单,你能找到所有快捷键。

4.建立一个“常见问题”文件

如果你经常需要回答同样的问题,你可以建立一个“常见问题”文件。准备好人们可能需要的信息,尽可能地把你自己从这些事中脱离出来。

决策完美了,机会却没了

如果凡事都要求考虑得很完美以后才愿意付诸行动,那么,不仅会降低效率,还会失去很多机会。

一群老鼠吃尽了猫的苦头,于是召开全体大会,号召大家贡献智慧,商量对付猫的万全之策,争取一劳永逸地解决事关大家生死存亡的大问题。

众老鼠们冥思苦想。有的提议培养猫吃鱼吃鸡的新习惯,有的建议加紧研制毒猫药,有的说……最后,还是一个老奸巨猾的老老鼠出的主意让大家佩服得五体投地,连呼高明。那就是给猫的脖子上挂上个铃,只要猫一动,就有响声,大家就可以事先得到警报,躲藏起来。

这一决议终于被全票通过,但决策的执行者却始终难以产生。高薪奖励、颁发荣誉证书等办法一个又一个地提出来,但无论什么高招,好像都无法将这一决策执行下去。至今,老鼠们还在自己的各种媒体上争论不休……

决策与制度不仅要英明,更要能够实行。

当工作只停留在欣赏层面的时候,那么,它也就失去了本身的价值。事实上,做任何事情,保持一种平常的心态是很重要的。对自己高标准严要求原本是一种美德,但一旦要求达到了吹毛求疵、十全十美的程度,就成了苛求,既不利于自己的身心健康,也没法收到应有的工作效果。

日本人仓内天心所写的《茶之书》中,有这么一则有趣的故事:

茶师千利休看着儿子少庵打扫庭园。当儿子完成工作的时候,茶师却说“不够干净”,要求他重做一次。于是,少庵又花了一个小时扫园。然后,他说:“父亲,已经没事可做了。石阶洗了三次,石凳也擦拭了多遍,树木也洒过了水,苔藤上也闪耀着翠绿,没有一枝一叶留在地面上。”

茶师却训斥道:“傻瓜,这不是打扫庭园的方法,这像是洁癖。”说着,他步入园中,用力摇动一棵树,抖落一地金色、红色的树叶。茶师说:“打扫庭园不只是要求清洁,也要求美和自然。”

千利休其实是训诫儿子,做事太苛求绝对完美的心态与做法不仅违背自然,也往往使我们离完美更远。

不管是工作还是待人接物,我们固然要尽己所能,但也不需太过苛求。一个人勤于工作很好,但如果因为工作而忽略了家庭与健康,长久下来,人生的画面必定出现偏差。当一个人不顾一切地追逐幸福的尾巴,却反而会因小失大,离幸福更加遥远。事实上,追求完美的思想无时无刻不在左右着我们的行为,影响着我们在工作中的表现。如果这种想法不好好控制,会对你造成巨大的损失。

小胡和小罗同是一家网络公司的网页设计者,可以说,公司能发展到今天的大好局面,全靠他们两人的鼎力相助。值得一提的是,两人的工作方式完全不同。小胡是个做事细腻、追求完美的人。把任何一个方案都做得尽善尽美是他多年来一成不变的习惯,连细枝末节的小事也不愿漏掉。而小罗是个追求快节奏的人,灵感一出现就马上抓住,立即去做。不久,小罗得到了升迁,原因是他提出的好方案得到了客户的大力赞扬。小胡也同样做了方案,而且他的方案内容比小罗的方案更加详细、更加完美,但是却晚交了一个星期,变成小罗的助手。小胡非常懊恼,因为他的苛求完美,让他错过了升迁的机会。

从这一事例中可以看出:对于一些细枝末节的小事情,一定要学会妥协。这里所说的妥协,是在追求、苛求完美过程中的妥协。妥协并不是没有原则的,关键是要把握适度。不能因为妥协而偏离了妥协的最终目的。适度妥协是为了达到更好的效果,其本身是一个积极的举措,而不是一种消极的行为。

在我们周遭,常常会发现这样一些人,他们很有才智,而且非常勤奋,但是很少看见他们有出色的成绩。他们迟迟不能有出色成绩的原因,有一部分就是他们有完美主义倾向。这些人往往处于一种等待当中,他们一直在等待所有的条件都成熟。然而,现实情况是,当条件达到一定程度的时候,你就要动手去做,把握先机。只有这样,你才可能取得成功,等待是等不出结果的。

在工作中,我们一定要学会当条件达到一定程度后,就当机立断,不要为了追求一些细节的完美,而失去最重要的东西。

不要非做“第一”不可

你也许觉得奇怪,不要我们去夺“第一”,这不是叫我们失去进取之心吗?在竞争如此激烈的现代社会,应该人人去争“第一”才是呀!不错!是得人人去争!但问题是“第一”只有一个,而且争“第一”时还得看争的代价,争得不好,恐怕什么都保不住!