书城成功励志开创智慧人生的九大法则
31508100000009

第9章 提升工作效率(1)

问明白了再做事

许多人在执行时有一个毛病,不管自己对事情有没有把握,说干就干。但是干出来的结果,往往很糟糕,小则吃力不讨好,大则给单位造成想象不到的损失。

说干就干,从不拖拉的角度讲,的确值得肯定,但永远要记住,就算是能力再强的人,也不可能对所有的事情都拿得准。心中有疑惑、不能确定的时候,千万不要自作主张,闷头就做。

遇到疑问,不妨先问一下,问明白了再做。

在一次培训中,一位主管讲了一件发生在她自己身上的事情。毕业后,她的第一份工作是在一家服装公司做销售。有一次,她联系了很久才争取到一位客户。签合同那天她又兴奋又紧张,努力做好万全的准备,还带去了一些客户需要的工作服样品。没想到客户觉得样品很不错,签完合同后又决定再从她们公司订制一些衬衫。

这可真是意外之喜!她痛快地答应客户,马上就回公司把衬衫的样品拿了过来。客户对衬衫也很满意,当场就敲定了款式和面料。

在报价的时候,她犹豫了一下,其实她对衬衫的业务不太了解,到底该报什么价格她也拿不准。可是因为不想失去这个单子,她就按照以前听同事闲聊时说过的价格报了上去。合同顺利地签了下来。

等她兴高采烈地回到公司,准备申请款项去买面料的时候,她才发现,客户订的面料实际价格竟然比自己的报价贵了3倍!

这样一来,这个单子不仅没有盈利,反而给公司造成了损失。

可是合同已经签了,为了维护信誉也没办法再更改了,这笔损失只好由她自己来赔付。

这件事情对她影响非常大,从此她给自己总结出了一条必须遵守的工作准则:拿不准的事,一定要向有关领导、客户或同事询问,问好了,一切都明白了,再开始去做。

因为迫切想要成交,这位女主管在“拿不准”的情况下自作主张,结果好事反倒变成了坏事。

其实,打个电话问一下,也就是一分钟的事,这样的错误完全可以避免。

想想在工作中,我们是不是也曾经犯过类似的错误?

拿不准的时候,我们不愿意问,原因可能有几种:一是觉得事情急,没时间问;二是觉得没必要问,根本就不会有事,三是不敢问、不好意思问,怕别人觉得你怎么连这都不懂。

这都是在给自己找借口。你觉得没时间,打个电话花得了几分钟?你认为没问题,是不是就真的没问题?你不好意思,等到给单位造成损失了,你难道就觉得好意思?与其等到事后才来后悔,就不如事先多问一问,一次把事情做到位。

准备好了再做事

“我第一次做这种工作,出错也是难免的。”

“这种事情我过去从来没做过,当然不可能做好。”

这样的话我们是不是很熟悉?听起来,好像第一次做的事做不好是理所当然的。实际上,这是在为自己的不负责任找借口。

谁说第一次做的事情就一定做不好?还是你根本就没有想过:正因为第一次做,以前没有经验,所以才要想好再做。

我有一位学员,是个年轻的女孩,她的第一份工作是销售保险。

她很幸运,进公司不久就谈成了一笔上百万元的单子,只要她把保单送到客户那里,签好合同,交上保费,那这笔单子就完成了。

对于她这第一笔业务,组长很重视,教她怎么引导客户看合同,在什么地方让客户签字,有哪些事项需要注意,其中最重要的是如何使用移动POS机帮客户交保费。

移动POS机是一种可以方便快捷地用银行卡刷卡付账的设备,因为体积小,携带起来也很方便,她们在外面签单的时候经常会用到它。

为了避免出意外,组长还特意交代她,先跟同事现场模拟操作一下移动POS机如何使用。可她拒绝了,觉得这些步骤都很简单,根本用不着花时间模拟,就自作主张省略了这一步,直接去找客户了。

刚开始的时候一切都很顺利,可就在最不该出问题的地方出现了问题,POS机打不出收费小票!

她无论怎么操作都不行,急得她手心里都冒出了冷汗,最后只得跟客户道歉,跑到外面给组长打电话求助,这才知道原来是少按了一个键。等她打完电话回来,客户已经改了主意,沉着脸告诉她:“我马上要开会了,下次再说吧。”

这下她彻底着慌了,连忙又给组长打电话。组长立即又给客户打电话,准备解释一下,然而,客户一句话就顶回去了:“你不用解释了,你们的业务员连最基本的操作都那么不专业,我怎么放心把这么大的保单交给你们公司?”

就因为她成单心切,高估了自己的水平,自以为十拿九稳,不肯在做事之前多花点时间做准备,这才失去了工作中第一个大单子。

这位女员工对第一次做的事觉得很容易,不等想清楚、做好准备,就急急忙忙地去做,最后却在看似简单的地方栽了大跟头。

有些人也会犯这样的错误,事后又以“不是我能力不够,而是第一次做,没经验,所以错了也正常”或者是“第一次错了也没什么,下次做好就是”这样的话来当借口为自己开脱。然而,机会未必会给你第二次。

第一次做的事,正因为没有经验,所以才要想好了、准备好了再去做。而且,你没做过,并不意味着别人也没有做过,你完全可以向有经验的人虚心请教。

想好了再做,即使是第一次做的事做起来也会有章法,不会出现因考虑不周全而出错的情况,这也是提高执行水平的一大妙招。

固化优化后再做事

我们经常见到这样一类人:

他们就像顽固的石头,做同样的事情,一再犯错。这次做不好的事,下次还是做不好,上一次做不到位的下一次还是做不到位。就算是给他提醒多少次,也没有用。

为什么会出现这样的情况?因为他们不懂得固化和优化。

再次做的事情,一定要固化和优化之后再去做。固化,就是总结上次做这类事情的时候,好的地方是什么,再做的时候继续保留;优化,是指上次做的时候有什么缺点和不足,下次做的时候改进和避免。只有这样,才能一次比一次做得好,而不是低效率重复、一再犯同样的错误。

可能有些人会想:“做事多了,自然就会成长起来的。事前准备,事后还总结,这太费神了,有必要吗?”其实不然。这样做可以避免我们重复做无用功,可以提高效率,帮助我们把执行做到位。

海尔集团订单执行推进本部0EM推进经理逢春桂,在与日本S公司开交流会时发现,每次S公司的工作人员都会抱着一大撂儿资料来开会。

他觉得很奇怪,这么多资料都能用得上吗?每次都不辞劳苦地把所有资料拿过来,是不是有点多余?但不久之后发生的一件事让他改变了这种想法。

在沟通时,海尔的一个工作人员提了一个问题,对方说这个问题早在一个月前去海尔交流的时候就已经回答过了。

逢春桂吃了一惊,因为他知道回答问题的这位S公司职员上个月根本就没有参加会议。他是怎么知道上个月会议上沟通过哪些问题的呢?

经过了解,逢春桂才知道,那些被自己轻视的资料原来还真是有用的!那上面记载着这次项目的全部内容,详细到了每次沟通的地点、时间、参与人员、沟通内容,等等。一般人都会觉得很奇怪,为什么要这么做呢?

这些都是每次参加会议的人写的报告总结出来的,不仅仅是将资料存档,还发给所有与此项目有关的工作人员。这样不管是谁来开会,都会对沟通过什么、沟通进行到了哪一步,一清二楚。

能做到这一点实在是很了不起!它的好处不仅使信息传递畅通,避免同样的问题重复沟通所带来的浪费,提高工作效率,而且对于了解对方重视什么、关注什么、最在乎什么都一目了然,再次交流或者谈判时,就能避免触碰对方的“雷区”,而重点解决对方关心的问题,这样一来,事情是不是就可以顺利很多?

有很多人都不会注意资料和经验的积累,总觉得这是浪费时间,或者是觉得即使不这么做也不会影响自己的工作。但事实却是,经验经过先优化再固化形成流程后,可以为我们今后的工作节省时间,更可以让后人站在我们的肩膀上往前走,提高整个组织的工作效率。

我们都知道,周恩来总理是一位极为出色的执行者,他带出来的那些工作人员大部分也都是非常优秀的执行者,这与周总理的要求和帮助是分不开的。

纪东的《难忘的八年——周恩来秘书回忆录》一书写到,周总理很注意提高身边工作人员的执行水平,对他们提出了一些要求。例如,要抓紧一切时间阅读各种书籍、资料来提高认识水平和综合分析能力,等等。在实际工作中,总理的要求也很高,从不允许有半点敷衍、应付,“大概”、“可能”之类的回答是绝对通不过的。