书城励志忙要忙到点子上
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第47章 管理时间的黄金定律

有一个关于时间的经典寓言:

四个20岁的青年去银行贷款。银行答应借给他们每人一笔巨款,条件是他们必须在50年内还清本息。

第一个青年想先玩25年,用生命的最后25年努力工作来偿还贷款,结果他活到70岁时都一事无成,死去时仍然负债累累。他的名字叫“懒惰”。

第二个青年用前25年拼命工作,50岁时他还清了所有的欠款,但是那一天他却累倒了,不久便死了。他的遗照旁放着一个小牌,上面写着他的名字—“狂热”。

第三个青年边工作边还贷款,在他70岁时还清了债务,然后没过几天他去世了,他的死亡通知上写着他的名字—“执著”。

第四个青年工作了40年,60岁时他还完了所有的债务。生命的最后10年,他成了一个旅行家,地球上的多数国家他都去过了。70岁时死去的时候,他面带微笑。人们至今都记得他的名字叫“从容”。

当年贷款给他们的那家银行叫“生命银行”。

生活中,善于有效利用财富的人很少,更让人惋惜的是,懂得该如何利用时间的人更少。

善于利用时间要比善于利用财富更重要,这恐怕是一个不用多加说明的常识。

所以,时间管理学对于每个人来说都是有实用价值的。有效的时间管理可以带来美好的生活。那么怎样做才能成为一名管理时间的高手呢?下面提供几种有效地管理时间的方法。

1.“ABCD”优先顺序法

美国钢铁大王卡内基曾经非常忙,总觉得时间不够用,为此,他十分忧虑。后来,他找到管理大师杜拉克请教解决的办法。

杜拉克思考了一下,说:“这样吧,你每天上班的前5分钟,把你想做的事情写下来,标题叫‘今日主要事项’,然后按照重要性顺序排列。所谓重要性是根据你对目标的理解来定,最重要的事情放在第一位,第二重要的事放在第二位,依次排序。然后你开始做第一件事,在完成第一件事之前,不再做其他任何事情,如果第一项工作要做一整天也没关系,只要它是最重要的工作,就坚持做下去。请把这种方法作为每个工作日的习惯做法。你自己这样做之后,让你公司的员工也这样做。”

卡内基依照杜拉克先生的建议去做了,每天如此。经过一段时间,他的工作安排得井井有条,而且效率极高。5年后,他成为全美的钢铁大王。于是,他为杜拉克的5分钟建议签了一张2.5万美元的支票。

杜拉克的方法告诉我们,做任何事情都要有计划,分清轻重缓急,然后全力以赴地行动,这样才能成功。

在安排计划的优先顺序时,有一种简单的“ABCD法”非常实用。所谓“ABCD法”,是根据自己的目标,将计划中最为重要的事情归于A类,这类事情如果没有完成,后果非常严重;其次的事情归于B类,它们需要你去做,但如果没有完成,后果不会太严重;把那些做了更好、不做也行的事情,做或不做都不会有任何不良影响的事情归于C类;把可以交给别人去完成,或完全可以取消、做不做没有差别的事情归为D类。

经过这样的分类后,处理事情时,就能避免考虑应该先做什么事情而浪漫时间。只要看一看计划表,就能够很快地知道自己该进行哪一项工作了。为了更加有效地进行工作,在A类的各项计划中,还可以再进行细分,用“A—1”、“A—2”、“A—3”等来表示其重要程度。这样一来,即使在时间紧迫的情况下,你也可以很快找到自己应该着手进行的事项。

成功应用“ABCD”工作分类法的关键,是你必须要严格自律,每天都将工作清单根据上述分类法加以清楚标明,接着从“A—1”工作开始做起,一次只专心做一件事。

100%完成“A—1”事项后,再依序完成其他事项,尽快授权或外包D类事项,可以取消的话就立刻取消。

俗话说:“射人先射马,擒贼先擒王。”掌握了“处理问题应当先抓住要点”的关键,养成用“ABCD”分类法作计划并切实执行的好习惯,会使你每天的工作和生活变得有组织、有秩序,可以帮助你完全掌控时间,掌握工作的重点与节奏。

2.谨守史密斯法则

生活中到底哪些事情是真正值得花费时间和精力处理的呢?下面的情况你都想到了吗?

(1)提高生活质量的事。

(2)你一直想做的事。

(3)付出20%,收益却占总收益的80%的事。

(4)能大大节约时间,或者可以使产品的品质大大改进的创新。

(5)千载难逢、稍纵即逝的事。

或许你还有其他对你来说真正重要的事情没有列出来。比如和亲人相聚,与情人共度一个没有电话干扰的周末,在非常疲倦沮丧的时候请假上街逛逛。当然,你还要充电、进修、补习……总之,你应该将时间用在那些让你真正感觉快乐、成功和满足的事情上,而不要让枯燥、低效的例行公事占据你绝大部分的时间。

美国一位时间管理专家史密斯在其著作《打开成功之门》一书中提出5项关于时间管理的自然法则,它的秘诀在于能否建立自己的生命目标(核心价值),并以顽强的意志投入全部的生命力量,把握今天的机会,不断超越昨天的原有格局。它包括:

法则1:掌握生活大小事—通过掌握时间来掌握生活。

法则2:确立核心价值—核心价值是自我实现和个人成就的基础。

法则3:排定优先顺序—当日常生活反映了你的核心价值,你就能体验发自内心的平静。

法则4:设定明确可行的目标—为实现成重要目标,必须远离安逸。

法则5:规划每日工作—每日规划做得好,时间宽裕效率高。

不管如何管理时间,它应有助于生活平衡发展,提醒我们在社会生活和家庭生活中要扮演不同的角色,以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。

3.统筹分配法

我们平时会做出各种计划,以决定时间该如何支配,行动该如何开展。对成功者来说,统筹分配法是时间管理非常重要的技巧,它贯穿于生命的始终,可以使人更有效率。无论在工作中还是在生活中,统筹分配法将使你聪明地管理和利用好时间。

对于时间安排,重要的是你必须首先搞清其中的某些问题—在什么时间做什么事能带来更高的效率,能更好地确保自己实现目标?

甲乙二人斗智,甲出了一个题目让乙来完成。这个题目看起来是不可能完成的,即在一个同时只能烙两张饼的锅中,3分钟内烙好3张饼,每张必须烙两面,每面烙1分钟。这样算下来,最少需要4分钟才有可能把3张饼烙完。可是甲只给了乙3分钟的时间,这怎么办呢?

乙想了想,突然想到了在3分钟内烙3张饼的方法:这种方法的宗旨就是打破常规的烙饼方法。先烙两张饼,1分钟后,把一张翻烙,另一张取出,换烙第3张,又过1分钟,把烙好的一张取出,另一张翻烙,并把第一次取出的那张放回锅里翻烙,结果3分钟后3张饼全烙好了。

效率意识的真正含义就是在同样的时间内争取最大的收获。现代人应该更加重视效率的真正含义,不断改进工作方法,在最短的时间内取得最好的效果。

在常规的工作过程中,其实有很多时间被浪费了,或许你根本就没有察觉到它的存在,但它一直在影响着你工作的效率。要想提高你的工作效率,要做的就是把它找出来,剔除它。

比如说,你不得不去参加一些会议,可能你很忙,但是这些会你又不能不去,所以你认为,这是在浪费你的时间。于是你在会上心不在焉,就等着赶紧散会,回去好继续做你的工作。结果你白白浪费了好几个小时,最后却什么也没有得到。

可是你完全可以把这当作一次难得的机会,因为,平时根本不可能把这么多人聚集在一起。你可以在活动期间,充分结交朋友,在聊天的过程中寻求商业机会。散会后,及时地把会上搜集的资料整理出来,然后经过分析、整理,最后很可能就得出了一个非常好的商业策划。

此外,我们必须既要会利用长时间完成较大的工作,又要会利用零碎的时间做小事情。

4.生命紧迫法

如果能过“洞中方七日,世上已千年”的神仙日子,那我们就用不着时间管理了,我们将有用不完的时间。但事实上年华老去,便无法回头。生命是有限的,不要让我们的人生留下任何遗憾。

五官科病房里同时住进来两位病人,都是因鼻子不舒服。在等待化验结果期间,甲说,如果是癌,立即去旅行,首先去拉萨。乙也同样表示如此。结果出来后,甲得的是鼻癌,乙长的是鼻息肉。

甲写了一张旅游计划表便离开了医院,乙住了下来。甲的计划表是:去一趟拉萨和敦煌,从攀枝花坐船一直到长江口,到海南的三亚以椰子树为背景拍一张照片,在哈尔滨过一个冬天,从大连坐船到广西的北海,登上天安门,读完莎士比亚的所有作品,力争听一次瞎子阿炳原版的《二泉映月》,写一本书……总共27条。

他在这张生命的清单后面这样写道:我的一生有很多梦想,有的实现了,有的由于种种原因没有实现。现在我的时间不多了,为了不留遗憾地离开这个世界,我打算用生命的最后几年去实现还剩下的这27个梦。

当年,甲就辞掉了公司的职务,去了拉萨和敦煌。第二年,他以惊人的毅力和韧性通过了成人考试。这期间,他登上了天安门,去了内蒙古大草原,还在一户牧民家里住了一个星期。现在他正在实现出一本书的愿望。

有一天,乙在报上看到甲写的一篇散文,打电话去问甲的病情。甲说,我真的无法想象,要不是这场病,我的生命该是多么的糟糕。是它提醒了我,去做自己想做的事,去实现自己想去实现的梦想。现在我才体味到什么是真正的生命和人生。你生活得也挺好吧?乙没有回答,因为在医院时说的去拉萨和敦煌的事,早已因患的不是癌症而放到脑后去了。

在这个世界上,其实每个人都患有一种“癌症”,那就是不可抗拒的死亡,即时间及生命的无情流逝。我们之所以没有像那位患鼻癌的人一样,列出一张生命的清单,抛开一切多余的东西,去实现梦想,去做自己想做的事,是因为我们认为自己还会活得更久。然而也许正是这点儿差别,使我们的生命有了质的不同:有些人把梦想变成了现实,有些人把梦想带进了坟墓。

所以,通过这个生命即将消逝的假设,可以了解你自己的内心,找到你最想做的事情,指导你现在的生活,让你感到生命中每一分、每一秒都是何等的珍贵。

设想一下,假如生命只剩下了24小时,在这段时间里,你最想做什么事?见什么人?了却哪些心愿?为谁再做些什么?你想和谁在一起?

此时此刻你想到的这些答案,便都是你此生中对你最重要的,最让你珍视的人和事。时刻以这样的时间紧迫感问问自己,知道自己需要什么从而有意识地利用时间,生命的价值一定能得到最大限度的实现。

高效悟语

爱迪生说过,世界上最重要的东西是“时间”。美国著名的管理大师杜拉克说道:“时间是世界上最短缺的资源,除非严加管理,否则你就会一事无成。”