书城管理人力资源工作制度规范与流程设计
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第23章 人事档案管理

(第一节)人事档案管理工作知识准备

一、人事档案管理任务

档案管理是公司人力资源管理的一个重要组成部分,档案要齐全,这样有利于掌握员工信息,有利于企业有效利用人力资源。档案管理主要包括档案建立、查询、投递与接受等工作。

1.保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。

2.维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。

3.便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相连的,科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

二、人事档案管理内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

1.材料归档制度

新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。

2.检查核对制度

检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:

突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后;

对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失;

发现某些损害之后,如发现材料变霉、发现了虫蛀等。

3.转递制度

转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递的大致程序如下:

(1)取出应转走的档案;

(2)在档案底账上注销;

(3)填写《转递人事档案材料的通知单》;

(4)按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。

4.保卫保密制度

具体要求如下:

(1)对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。

(2)库房备有必要的防火、防潮器材。

(3)库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。

(4)任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

(5)无关人员不得进入库房,严禁吸烟。

(6)离开时关灯关窗,锁门。

5.统计制度

人事档案统计的内容主要有以下几项:

(1)人事档案的数量。

(2)人事档案材料收集补充情况。

(3)档案整理情况。

(4)档案保管情况。

(5)利用情况。

(6)库房设备情况。

(7)人事档案工作人员情况。

(第二节)人事档案管理工作规范化制度

一、人事档案保管制度模板

二、人事档案利用制度

三、员工培训档案管理细则

四、人事资料管理细则

五、文书立案归档制度

六、声像档案管理办法

七、员工档案

八、管理人才储备表

九、档案查询申请表

十、档案转出记录表

十一、档案清单

十二、档案查询记录表

(第三节)人事档案管理工作流程设计

一、员工档案建立工作流程设计p52

二、员工档案查阅工作流程设计p53