书城管理执行重在到位
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第16章 执行到位的三大检验标准(5)

等一切处理妥当,已临近下班,刘丽只好准备回家连夜赶写报告。当刘丽坐到电脑前开始写报告时,却突然发现,有些背景资料忘记带回家了,这可怎么办?第二天,刘丽只好一早就冲到办公室狂赶报告,总算在经理上班前勉强把报告写完了。

开完会后,经理把刘丽叫到办公室,开门见山地质问她这一个星期的工作状况,然后严肃地说:“你有一个星期的时间,为什么交出这样没水平的报告,甚至还有一大堆错字?”刘丽这才意识到事情的严重性,便老老实实地讲述了报告的完成过程,等着被“炒鱿鱼”。不料,经理长叹一声说:“你们这些刚毕业的年轻人,有热情但不够成熟,做事情完全分不清主次先后。”随后,经理一笔一画在白纸上写下十个字:“要事第一,要务优于急务”,他语重心长地告诉刘丽:“秘书的工作很琐碎,但是一定要分清主次,才能把工作做到位。”

经理的一席话,让刘丽茅塞顿开。从那以后,她抱着“要事第一”的原则,做事前先安排好顺序,使事情忙而不乱。

工作中,讲究轻重主次的层次性非常重要。如果工作中没有层次性,结果必然会没有头绪,一团乱麻;如果层次分明,工作就能够有条不紊,举重若轻,事半功倍。

要事第一的观念如此重要,但却常常被我们遗忘。我们必须让这种重要的观念成为一种工作习惯,每当一项新工作开始时,都必须首先让自己明白什么是最重要的事,什么是我们应该花最大精力重点去做的事。

然而,分清什么是最重要的事并不是一件容易的事,工作中,我们常犯的一个错误就是将紧急的事情视为重要的事情。

其实,紧急只是意味着必须立即处理,比如电话铃响了,尽管你正忙得焦头烂额,也不得不放下手边的工作去接听,它们通常会给我们造成压力,逼迫我们马上采取行动,但它们却不一定很重要。

那么,什么才是重要的事情呢?通常来说,重要的事情应是那些与实现公司和个人目标有密切关联的事情。

根据紧迫性和重要性,我们可以将每天面对的事情分为四类:重要而且紧迫的事;重要但不紧迫的事;紧迫但不重要的事;不紧迫也不重要的事。

任何人的精力和时间都是有限的,没有人可以在有限的时间内,独立处理好所有的事务,因此你必须把有限的时间用在最重要的事情上。换句话说,只有把要事放在第一位,按照人生的任务和责任,把纷繁复杂的事情按重要性排序,并按轻重缓急付诸行动,才能高效利用时间,把自己的工作落实到位。

※今天要做的事,不要留到明天做

每一天,每个人似乎都有很多工作要做,每个企业也有很多工序、很多项任务需要完成,这就不得不编排一些详细的进度计划,并严格按照计划执行,以保证工作质量和工作期限。这些繁杂的进度计划,不管是年度的、季度的,还是月度的,最终都要落实到每天的具体工作上来,也就是所谓的长计划、短安排。可以说,做好每天的工作是保证长期计划的基础,只有每日的具体工作得到执行,顺利地完成,进度计划才能顺利推进。这样一来,今日事,今日毕,就显得尤为重要。

管理学家彼得·德鲁克说:“真正推动社会进步的,是默默高效率工作着的人。而一个高效率工作的人,最重要的一点就是日事日毕,日清日高。”

“日事日毕,日清日高”就是著名的“OEC管理法”,就是全面地对每人、每天所做的每件事进行控制和清理。意思是说,今天的工作今天必须完成,今天完成的事情必须比昨天有质的提高,明天的目标必须比今天更高才行。

海尔集团的张瑞敏对此深有感悟,他曾经这么说道:我们曾经给员工打一个比喻来说明这个“日清日高”的概念。把一块钱人民币存到银行里,如果计算利息不是单利而是复利即利滚利,假如利息率仅仅为1%,那么70天的时间,一块钱就会变成两块钱。这个意思说明,把所有的目标分解到每个人身上,每个人的目标每天都有新的提高,这样就可以使整个工作有条不紊地、不断地增长。我们的每个员工都有一张“三E卡”,所谓“三E卡”,就是每天、每件事、每个人,“每个员工干完今天的工作后,必须要填写这张卡片,填写完之后,他的收入就跟这张卡片直接挂钩。这张日清卡,使我们把整个的工作、大目标分解落实到每个人身上。比方说我们的冰箱共有156道工序、545个责任区,这些都落实到每个人头上去。我们的冰箱仓库一共有1964块玻璃,每一块玻璃都有一个责任人,这就使得整个玻璃的质量能够保证是优质的,这其中的关键是员工的素质,也就是只有优秀的员工才能生产出优秀的产品。

“日事日毕,日清日高”这种理念,并不只是针对企业管理的,对于员工个人来说也非常重要。它称得上是一条自我管理的黄金法则。在工作中,如果能够坚持这个原则,就可以保证工作效率,保证你所有的工作能保质保量而且按时完成。

海尔公司的洗衣机海外产品经理崔淑立在接手美国市场时,很多人说,有一个客户非常难拿下,之前所有的产品经理在这位客户面前都折了戟。

崔淑立却不信这个邪。一天崔淑立一上班就看到了那位客户发来的邮件,对方要求给洗衣机设计一个新外观。当时正是美国的晚上,客户早已经上床睡觉了。崔淑立很后悔没有能够即时回复对方,这样客户必须等到第二天才能看到回复的邮件。从这天起,崔淑立决定,晚上过了11点才下班,这样就可以在当地的上午时间里处理完邮件。

这一招果然奏效了。崔淑立与客户能够及时沟通,开发部也很快完成了新外观的设计。正要把图样发给客户的时候,崔淑立觉得应该配上整机图,以免影响确认。于是崔淑立“逼着”自己和同事们完成了整机外观图,并发给了客户,这时已经是晚上12点了。

凌晨1点的时候,崔淑立回到家,第一件事就是打开电脑。果然,客户的回复如期而至,对方说:产品非常有吸引力,美国人一定会喜欢。她兴奋不已,睡意全无。

在样机推进过程中,崔淑立常常半夜起来开电脑,看邮件,如果可以回复,就即时答复客户。美国那边的客户完全被崔淑立折服了,那个难缠的客户终于被“搞定”了。

对于这种情况,可能一般人会说,“十几个小时的时差,我可没办法当天处理”。但换成一个能够真正把工作做到位的人,结果就不一样了。其实不管是市场,还是客户,或者工作难度,都没有发生变化,能够让事情有所改变的关键因素就是人。就像崔淑立说的那样:“我从中感受到的是自我经营的快乐!有‘时差’,也要日清!”这样高效率的执行观念,执行想不到位都难。

在执行过程中,最严重的现象就是拖延,不能够积极行动。因为拖延,导致工作没有效率,事情执行不到位的例子枚不胜举。工作就像一个雪球,今天有今天的事情,明天有明天的任务,如果你今天做不完,就会推迟到明天,明天原定的计划自然就泡汤了,这样,工作一定会越堆越多,弄得焦头烂额。在这种情况下,想把工作做好就是一句空话,最后往往为了应付检查敷衍了事。长此以往,不仅工作没做好,生活也是一团糟。

为了改变这种忙碌却没有效率的工作状况,使自己的生活更加有规律,工作更加顺利,最好的办法就是坚持今日事今日毕——要订好计划,有目的地做事,今天的事情必须今天完成,这样才会“日清日高”。

今天的事必须今天就做完,绝不拖延到明天,这是提高执行效率的最简单有效的办法。正如日本效率专家桑名一央所说:“昨天已是无效的支票,而明天是预约的支票,只有今天才是货币,只有此时此刻才具有流动性。”

不管是效率还是能力,提高都有一个过程,谁都不可能一口吃成一个胖子。如果你做到了“日事日毕,日清日高”,每天提高1%,长期坚持下来,你的工作能力和工作效率,必然会以几何级数的方式提高。

※专注是业绩的提速器

只有一块手表,可以知道是几点;而拥有两块或两块以上的手表,却无法确定是几点。两块手表并不能告诉人们更准确的时间,反而会让看表的人失去对准时间的信心,这就是著名的“手表定律”。

“手表定律”给了我们一个非常直观的启发:我们不能同时设定两个以上不同的目标。设定两个以上的目标等于没有目标。集中精力做好一件事,更能取得结果。许多时候我们忽视了这一点。在平时工作中,我们会看到这样的员工,他们在各种风潮面前左右摇摆,在工作中朝秦暮楚,跟着感觉走,总是心浮气躁,不能集中自己的时间、精力和智慧,干什么事情都是虎头蛇尾、半途而废。

在亚特兰大举行的10公里长跑比赛中,赞助者为可口可乐公司。为了促销产品,可口可乐的商标显著地展示在比赛申请表格、媒体、T恤衫比赛号码上。

比赛当天早上,大会的荣誉总裁比格斯站在台上说:“我们很高兴有这么多的参赛者,同时特别感谢我们的赞助商百事可乐。”站在比格斯背后的可口可乐公司代表极为愤怒:“是可口可乐,白痴!”

超过1000位的参赛者一片哗然……当时比格斯感到万分的羞辱和懊悔。他事后说:“我知道是可口可乐,但是我当时分心走神了,结果洋相百出,给人留下了笑柄,可口可乐公司也对我不满。就是在那要命的一天,我知道了专注的重要性。”

比格斯的教训告诉我们,一个人不能专注自己的工作,是很难把工作做好、做到位的。一个人从事某项工作,如果不能全神贯注,不能集中精神,就很容易出错。

美国政治家亨利·克莱曾说:“遇到重要的事情,我不知道别人会有什么反应,但我每次都会全身心地投入其中,根本不会去注意身外的世界。那一刻,时间、环境、周围的人,我都感觉不到他们的存在。”

当你全心全意地投入工作时,你的效率就会节节攀升。如果你在工作、学习、休息时都不能集中注意力,那么无论你做什么事情,都很难取得良好的效果,也就无法从中获得丝毫的满足感和快乐。

一天,奥地利作家斯蒂芬·茨威格去乡下探望好朋友、著名雕塑家奥古斯特·罗丹。在简朴的工作室里,罗丹兴高采烈地介绍自己的新作——一个女性半身像。他仔细地审视着这幅作品,对旁边的茨威格说:“只有那肩膀上的线条还显得有些僵硬。对不起……”

说着说着,罗丹顺手拿起一把小刀就开始摆弄起这座雕像,自顾自地干了一个多小时,把身边的茨威格忘得一干二净。除了理想中的雕像外,他脑子里再也装不下任何东西,工作就是他存在的唯一理由。终于,完美的雕像诞生了,大功告成!

然后,罗丹心满意足地朝门外走去,却突然发现了一直耐心等待的客人。他觉得非常过意不去,连忙向客人道歉:“对不起,先生,我简直把你忘记了。”

虽然被冷落了一个多小时,茨威格却感叹道:“我在这一天的收获,比在学校几年的收获还大。我从来没有见过一个人可以如此专注地工作,甚至忘了时间和整个世界,这太让我感动了。在这短短一个小时里,我懂得了成功的秘诀——专注。只要我们全神贯注地工作,无论大小,最终一定会成功。”

专注,可以帮助你精力充沛地完成工作,使你心无旁骛、一心一意、卓有成效地把一件事做好。执行中你应该努力专注于当前正在处理的事情,如果注意力分散,头脑不是在考虑当前的事情,而是想着其他事情的话,工作效率就会大打折扣。

即使事情再多,也要一件一件地进行,做完一件事就了结一件事情。全神贯注于正在做的事情,集中精力处理完毕后,再把注意力转向其他事情,着手进行下一项工作,才能把工作真正做到位。