书城管理零售企业规范化管理全书
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第57章 零售企业商品盘点管理规范(1)

第一(节)商品盘点管理基础

一、盘点的目的

零售企业在运营的过程中存在各种损耗,有的损耗是可以看见和控制的,但有的损耗是难以统计和计算的,如偷盗、账面错误等。通过盘点可以达到下列目的:

1.了解商店在一段时期间内的经营损益情况。

2.了解商店的存货水平、资金的积压情况以及商品周转情况。

3.了解目前商品的存放位置、缺货情况。

4.发现并清除滞销品和快过期商品。

5.发现盘盈、盘亏,并尽早采取防范措施。

6.对异常的门店或部门采取抽查方式,可发现弊端或管理不足之处。

7.整理环境并清除死角。

二、盘点的基本原则

1.真实。要求盘点所有的点数、资料必须是真实的,不允许作弊或弄虚作假,掩盖漏洞和失误。

2.准确。盘点的过程要求是准确无误,无论是资料的输入、陈列的核查、盘点的点数,都必须准确。

3.完整。所有盘点过程的流程,包括区域的规划、盘点的原始资料、盘点点数等,都必须完整,不要遗漏区域、遗漏商品。

4.清楚。盘点过程属于流水作业,不同的人员负责不同的工作,所以所有资料必须清楚,人员的书写必须清楚,货物的整理必须清楚,才能使盘点顺利进行。

5.团队精神。盘点是全店人员都参加的运营过程。为减少停业的损失,加快盘点的时间,零售企业各个部门必须有良好的配合协调意识,以大局为重,使整个盘点按计划进行。

三、盘点的周期

1.定期盘点。定期盘点,即每次盘点间隔期间一致,如一个月或一季度盘点一次。采用定期盘点可以事先作好准备工作,因而一般连锁企业都采用这种方式,但是该方式未能考虑(节)庆假期等特殊情况。

2.不定期盘点。不定期盘点,即每次盘点间隔期间不一致,机动弹性较大,主要考虑到(节)庆假期、经营异常或意外事件的发生等特殊情况。它是在调整价格、改变销售方式、人员调动、意外事件、清理残货等情况下进行的盘点。

四、盘点的基本方法

1.以实地盘点的时间来划分

(1)营业前盘点。营业前盘点,即在门店开门营业之前或关门之后盘点。这种方法可以不影响门店的正常营业,但是有时会引起员工的消极抵触,而且零售企业将额外支付给员工相应的加班费。

(2)营业中盘点。营业中盘点,也称即时盘点原则,即在营业中随时进行盘点,营业和盘点同时进行。不要认为“停止营业”以及“月末盘点”才是“正确”的盘点,大型零售企业,尤其是连锁型零售企业,可以在“营业中盘点”,而且任何时候都可以进行。这样可以(节)省时间,(节)省加班费等,但在一定程度上可能影响顾客的购物。

(3)停业盘点。停业盘点,即门店在正常的营业时间内停止营业一段时间进行盘点,这种方法员工较易接受,而对于连锁门店来说,会减少一定的销售业绩,同时也会在一定程度上造成顾客的不便。

2.现代化的盘点作业方法

盘点作业最使人感到头痛的是点数,其工作强度极大,且差错率也较高。在手工盘点的零售企业门店中往往会产生这样一种通病,在正式盘点的前几天,门店为了降低盘点的差错率,就较大幅度地降低向配送中心要的订货量,从而直接影响了门店的正常销售。通常为了改变手工盘点的不利影响,可采用这样两种主要方法:

(1)使用现代化技术手段来辅助盘点作业,如利用掌上型终端机可一次完成订货与盘点作业,也可利用收银机和扫描器来完成盘点作业,以提高盘点人员点数的速度和精确性。

(2)成立专门的总部盘点队伍进行手工盘点,这种形式较适应于小型连锁超级市场和便利店。

五、盘点的基本要求

1.要求盘点所有的点数、背景知识必须是真实的,不允许作弊或弄虚作假,掩盖漏洞和失误。

2.盘点的过程要求是准确无误,无论是背景知识的输入、陈列的核查、盘点的点数,都必须准确。

3.所有盘点的流程,包括区域的规划、盘点的原始背景知识、盘点点数等,都必须完整,不要遗漏区域、遗漏商品。

4.盘点过程属于流水作业,不同的人员负责不同的工作,所有背景知识必须清楚,人员的书写必须清楚,货物的整理也必须清楚,才能使盘点顺利进行。

5.盘点是全店人员都参加的营运过程。为减少停业的损失,加快盘点的时间,零售企业各个部门必须有良好的配合协调意识,以大局为重,使整个盘点按计划顺利进行。

六、盘点区域的编号原则

盘点区域是指需要盘点的销售区域和库存区域。为了准确、完整地将区域内的商品无一遗漏地进行盘点,就需要对所有盘点区域内的货架、端架、促销区、仓储货架等进行编号。

盘点区域的编号原则如下:

1.陈列区域的编号

正常货架的陈列区:商店中所有货架按一定的顺序进行编号,中间不间断。

冷冻的陈列区:冷冻的陈列区包括日配部门的冷冻陈列柜、冷藏陈列柜,整齐编号从左到右,不间断。

促销的陈列区:促销陈列区从卖场的一头编起,连续编,不中断,并且方向一致,包括堆头、挂墙、端架等。

2.库存区域的编号

货架库存区:即销售区域货架的顶层,是用来存放商品库存的空间,称为货架库存区。其编号要注意将货品整理成明确单位后再编号。

仓库库存区:指后仓、冷藏库、冷冻库、周转仓等。所有的仓库连续编号,不中断。

七、商品盘点类型

零售企业盘点分类依据的不同,使盘点的类型呈现出很多种。

1.依据盘点的方式划分

(1)人工盘点

所谓人工盘点,是由人员直接实际点算并确定商品的数量,以验证账面数量是否正确的管理和审查行为。

(2)电子扫描

利用数据采集系统对商品进行扫描确定数量,从而实现商品盘点的方式。

(3)混合盘点

采用人工方式和电子扫描方法相结合的方式进行商品盘点的方式。

2.依商品库存量划分

(1)账面盘点

又称为永续盘点,就是把每天入库及出库货品的数量及单价,记录在电脑或账簿上,而后不断地累计加总,算出账面上的库存量及库存金额。

(2)现货盘点

亦称为实地盘点或实盘,也就是实际去点数调查仓库内的库存数,再依货品单价计算出实际库存金额的方法。

3.依照进行的目的及方式划分

(1)年终盘点

根据相关的规定,定期举行大规模、全面性的盘点工作,一般每年年终应该实施全面的盘点,部分大型零售企业在年中还要实施一次全面的盘点。

(2)循环盘点

采用信息化管理的零售企业,为了确保商品数量、金额和账面记录随时一致,将商品依照重要性区分成不同等级后赋予不同循环盘点码,再运用信息工具进行周期性的循环盘点。

(3)抽样盘点

由审查部门或其他管理部门所发起的突击性质的盘点,目的在对仓储管理部门是否落实管理工作进行审核。抽样盘点可针对仓库、商品属性、仓库管理员等不同方向进行。

(4)临时盘点

因为特定目的对特定商品进行的盘点。

4.依盘点对象划分

(1)商品盘点

商品盘点就是定期或不定期地对店内的商品进行全部或部分的清点,以确实掌握该期间内的实际损耗。商品盘点也是零售企业盘点的主要内容,是衡量零售企业一定时期内销售情况的指标之一。

(2)备品盘点

零售企业内经常使用的备品,如生鲜用保鲜盒、保鲜膜、标签纸、购物袋、可乐用纸杯等。

(3)设备盘点

零售企业的设备繁多,且价值不菲,故管理较佳的零售企业,都会建立财产卡来予以管理,并每半年实地盘点一次,以了解各项设备的使用状况。

(4)人员盘点

零售企业场属人才产业,人员的素质与人力,是经营主管部门须审慎管理的要项,故应定期盘点人力,尤其是绩效之考核,以掌握人力资源并奖励优秀员工。

人员盘点的先决条件是要先做好标准人员编制表,及绩效考核表,并公布周知,但务必公平、公正、公开,这样才能使众人心服口服。

(5)现金盘点

商品存货与销货收入现金是一体之两面,尤其现金更易引人觊觎,故须规定出纳人员每天盘点一次金库,店长或会计单位主管每周至少抽查一次。

八、盘点作业的注意事项

1.店长在平时要教育和启发员工了解有关商品盘点的重要性与必要性。

2.应做好与盘点有关的工具、用品和卖场的准备。

3.把实施盘点作业的组织分配图及盘点范围告知各有关人员,并于盘点前再作说明。

4.盘点时为配合实际需要,可成立临时机动支援小组,以达到盘点工作的时效性。

5.负责盘点的主管人员在盘点进行当中,应注意是否有漏洞,必要时可采取随时抽点。

6.有关盘点区域事前应予妥善划分。

7.卖场上的商品在盘点展开前应集中整理,以便于盘点的实施。

8.在盘点商品时,应同处理现金般重视并谨慎行事。

9.盘点人员在实施盘点时,应按照负责的区位,依序由上而下或由左而右展开盘点。

10.盘点时最好两人一组,一人盘点一人记录,并注意复诵以避免错误,同时可以采用复点方式,而盘点人与记录者彼此互换工作,以求盘点的正确性。

11.使用盘点表时要详细地加以记录,避免念错、听错、写错等现象的发生。

12.盘点表上的数字书写,要注意正确性及清晰性,以利于盘点后的整理工作。

第二(节)商品盘点流程

一、商品总体盘点流程

1.总部盘点通知

零售企业总营运部下达所有下属卖场本营运年度的盘点安排,确定具体的盘点时间,组织财务、审计、监盘小组到卖场参与、监督卖场的年度盘点。

2.零售企业盘点小组的成立

卖场在接到总部的通知后,提前于盘点日一个月前成立卖场的盘点小组,全面进行年度盘点的准备工作。

3.盘点准备工作计划

盘点作业的事先准备工作是否充分,攸关盘点作业进行的顺利程度,为了使盘点得在短促的时间内,利用有限的人力达到迅速准确的目标,事先应做好准备工作。

4.盘点区域的规划

将所有需要盘点的区域进行编号规划,将不需要盘点的区域划分出去。盘点区域的规划要遵循以下原则:

(1)职责分明,各负其责。

(2)落实实盘责任人。

(3)落实复盘责任人。

(4)落实数据处理责任人。

5.陈列图的确认

对整个卖场所有需要盘点的区域的陈列图进行确认,并输入电脑系统。

6.其他准备工作

(1)准备文具。

(2)准备盘点表。

(3)设置盘点图。

(4)人员安排。

(5)商品整理。

(6)盘点人员培训。

7.库存区预盘点

盘点日前一天对整个卖场的库存区域进行提前盘点,但背景知识与陈列区的盘点背景知识一起输入。

8.停止营业

盘点前2小时卖场停止营业,盘点公告则在一周前以广播、告示等方式知会顾客。

9.陈列区盘点

关店后进行陈列区的盘点。

10.盘点结果的确定

将陈列区、库存区的所有盘点数据输入电脑中心进行处理,并对差异报告进行分析、重盘等。其具体过程如下:

(1)盘点小组负责人员重新复查数量栏,审核有无单位上的计量差错。

(2)对出现的一些不正常数字进行确认,订正一些字面上看就明显看出的差错。

(3)将每一张盘点单上的金额相加,结出合计金额。

(4)将盘点结果送至总部财务部。

(5)总部财务部将所有盘点数据复审之后得出该卖场的营业成绩,结算出毛利和净利。

(6)确定本次的盘点库存金额,由总部财务部计算本营运年度的盘点损耗率。

11.盘点结束

盘点结束后,立即进行开店营业的恢复工作。包括系统恢复、收货恢复、楼面恢复以及盘点小组的收尾工作等。善后工作的目的是要达到整个卖场第二天能正常营业的效果。至此盘点作业的物理工作就结束了。

12.盘点报告

盘点结束后,由盘点小组人员对盘点情况、背景知识进行整理分析,上交零店长、副店长进行批阅和处理。

二、仓库盘点流程

1.设立总控制台

在盘点小组的办公室设置库存区盘点的总控制台。总控制台负责盘点表的发出、盘点分区小组的文具准备、核实盘点表是否符合规定等。

2.设立分控制台

各个仓库设置分控制台,主要是同总控制台保持沟通,控制现场的盘点进度,安排人员的进餐,对盘点进行抽点核实,解决盘点中出现的问题。

3.人员报到

所有参加库存区盘点的各个分控制台长,在盘点小组办公室领取背景知识,各个小组成员则分别到各个盘点区域进行报到,明确本次盘点的任务和完成时间。

4.发放盘点表

各个分区的组长将盘点背景知识分发到盘点员手中。

5.盘点进行

盘点按库存区的盘点方法和程序进行。

6.安全部抽点

安全部对盘点的商品进行检查,检查有问题的必须重新盘点。

7.回收盘点表

所有完成的盘点表,经过分控制台的审核,完成所有手续后,汇总到总控制台。

8.封存仓库

盘点完成后,将所有库存区进行封存,将所有盘点表进行封存。

三、商品陈列区盘点流程

1.整理散货

将楼面所有的散货进行整理,要求全部进行归位,即货架上的正常陈列位置。

2.设立总控制台

在电脑中心附近的位置设置总控制台,总控制台盘点进度,负责盘点表的发出、回收,分发盘点的处理报告,负责重大金额差异品种的复查点数等。

3.设立分控制台

在各个盘点分区设置分控制台,分控制台负责安排初点、复点的人员,检查初点、复点的进行情况,控制盘点进度,安排人员进餐,联络总控制台,检查重点商品的计数是否正确,处理盘点报告等。

4.人员报到

所有参加盘点的分控制台台长到盘点办公室报到,领取盘点需要的文具等。所有组员分别到各组报到,并参加全店的盘点大会。大会将宣布本次盘点的任务和盘点的预计完成时间,以及盘点的要求等。

5.盘点进行

盘点按陈列区盘点的要求进行。

6.报告的处理

初点、复点的数据通过HHT输入电脑后,电脑进行处理,出具差异报告。分控制台的台长负责处理点数的差异报告。报告处理后,将正确的信息输入HHT,重新进行电脑系统的处理,直至无点数差异为止。

第三(节)商品盘点准备工作

一、建立盘点组织

1.盘点组织的结构

一般而言,实地盘点作业并非日常性工作,因此零售企业大都是在盘点前成立一个临时任务编组,统筹盘点计划的实施以及重大差异的追踪。只是在零售企业已发展成多店连锁经营,这时总公司应该成立正式的盘点小组,赴各门店巡回盘点,既可集中作业、避免影响店铺正常营运,又可收到检查的效果。

盘点组织的结构一般包括:总指挥、副总指挥、初盘复盘组、抽盘组、账务处理组、资料分析组。以上组织结构的具体职责是:

(1)总指挥。一般由企业总部管理部门或财务部门的最高主管担任,统筹盘点日程计划和人员安排。

(2)副总指挥。由企业总部营业部门的主管担任,负责调派人员,协助总指挥。

(3)初盘复盘组。每店为一单位,由店长担任组长,负责店内初盘、复盘的准备作业和盘点实施。

(4)抽盘组。可由零售企业参谋部门的人员组成,如果是单店经营,可由店长和店内后勤人员组成,负责对已完成盘点的区域进行抽查。