理想的验收场所应包括验收办公室、检验测试装置与临时性储存场地的专门验收场所。若无专门的验收场说，那么酒店就应该事先指定一个验收区域，并规定验收的时间，还要在事先准备好磅称、直尺等计量工具和其他一些必要的工具，如推车及盛装用的器皿等。指定的验收区域应临近九点的贮藏室或仓库，并且要保证充足的光线与照明条件。
二、物资验收的基本内容
1.检验
（1）单据核查
验收人员要检验订货单上所列物资的种类、数量与批准的请购单上的品种、数量是否相符，而后再将单据上的内容与实物进行核对。采购的物资一般都附有交货通知单，验收人员要认真检验交货通知单上的内容是否与收到的实际物资情况相符，是否和订货单上的内容相一致。
单据核查的工作重点是仔细核查物资的品种、规格、数量、等级与价格。
（2）时间核查
对交货时间进行核查，主要是检查实际的交货期是否和订货单上的日期一致，如果供应商提前进行供货，就会导致酒店库存的上升，新增的物资就会占用货位，从而增加仓储的费用。供应商进行提前供货，有时是为了降低自己的仓储费用，有时也可能是因为保质期问题（尤其是一些鲜货）。对于这种情况，验收人员有权进行拒收。如果供应商逾期供货，则要向供应商索取必要的索赔。
（3）数量检查
数量检查在单据核查与时间核查之后进行，检查的具体内容包括：交货数量是否和订货单相一致；交货数量是否和送货通知单相一致。即验收人员要仔细对订货单数量、送货通知单数量与实际到货量进行综合性的交叉检查，确认三者是否一致。
（4）质量检查
质量检查是酒店物资验收的核心内容。酒店物资的质量检验，具有一定的专业性与难度，由于酒店需要的物资种类多，质量要求也各不相同，因此，衡量质量高低的标准也就不同。而且需要验收人员具备各种专业知识。
在进行质量检查时，要首先看物资的包装是否完整，有时仅凭包装就可以准确判断该物资的质量如何，如各类罐装食品。
为提高质量检验的效果，酒店还要根据采购规格书，采用观察法、化学检验法、尝试法、试验法等方法综合进行验收，以此来有效检验各种物资的质量状况。
（5）核查价格
为监控酒店采购人员的采购工作，特别是为了加强对采购人员所购物资的价格进行核查，很多酒店都采取二次跟踪采购。即由酒店的采购经理定期或不定期的对有疑问的物资采购单进行再次模拟采购，通过现场或电话询价。如果两者的价格相差过大，则要仔细查明原因，找出责任人。二次跟踪采购的基本特点是只同供应商谈价钱却不付款成交。
2.收货阶段
对于验收合格的物资，验收人员要作详细地记录，并填写相应的验收清单与进货日报表，在将这些物资分类后，要及时入库或发放给相关使用部门。
三、物资验收的基本原则
1.求实的原则
对受验物资要严格按验收要求进行验收，并如实反映验收结果。
2.快速的原则
由于大多数物资都必须在特定的环境中存放才能保证质量，因此就要求验收时间要尽可能短。在物资验收工作中，要讲究效率，要尽快让合格物资入库或发放到使用部门，同时要及时提出验收报告交给有关人员，提高物资管理和财务管理的效率。
3.仔细认真的原则
验收人员不怕要繁琐，要按照酒店规定的验收程序收标准对每批原料都要进行仔细的检验，并善于从细微之处发现物资存在的问题，以避免酒店遭受损失。
4.公正无私的原则
验收人员在发现问题后必须进行果断的处理。无论问题是由于酒店内部的同事，还是在于关系良好的供应商、送货人，都应该做到不徇私情，按相关规定办事。
5.不留隐患的原则
验收人员必须要以预防出纠纷为基本前提，在交接的每一环节都要保证交割得清楚，不留任何隐患，在整个验收过程中，双方人员都要保证始终在现场，单据填写清楚、正确，签章齐全。
四、物资验收的基本流程
1.验收部门的业务工作
验收工作的性质决定了绝大部分酒店的验收人员是白班工作。因此，在时间的安排上，验收人员的班次要同供应商的交货时间相一致。所以，验收人员、采购人员和供应商要提前商定一个几方都能够接受的交货时间。此外，在确定采购的间隔时间时，还要尽量把不同供应商的交货日期分散开，以使每天的到物资量大致相同，验收工作量的分布要均匀，防止出现大批量的物资集中于同一天或同一时段进行交货的情况。
对于验收人员正常上班时间以外的交货，则应改视为紧急交货进行处理。如果某一个时间内的紧急交货比较频繁，验收人员就要及时将相关情况报告反馈给有关管理人员。
2.验收流程
（1）依据订货单检验进货
验收人员要核实已到货的种类、数量是否与订货单相符。对于那些未办理订货手续的物资不予受理。这样可避免不需要的物资进入仓库。
（2）依据发货单检验进货
如果发货单与实际收到的物资名称、规格、数量、质量不相符的则不予验收。如果发货单与实际收到的物资数量不符，但名称、型号、规格、质量相符的可以按实际数量进行验收。但如果实际收到的物资数量超出订货数量较多时，对于超出的部分要作退货处理。
（3）验收、接受物资
（1）数量检验。验收人员要检查实际收到的物资与订货单和发货票上的数量是否一致。在清点数量时要注意一下几点：
A.有包装的要先将包装拆掉，再称重量以核实物资的净重。
B.带包装及商标的物资，在包装上已注明重量的，要仔细进行核实，必要时要进行抽样称重，对用箱包装的物资要进行开箱抽查，并察看箱子是否装满。
C.无包装的物资要视单位价值的高低用不同精度的称重工具称量。
D.对单件物资有重量、大小要求的，除称总重量外，还要检查单件物资是否符合验收标准。
（2）质量检验。质量验收往往是最关键也是最可能引起争议的一项工作。因此，验收人员要不断丰富自己的物资知识和验收专业技能，在验收时，应综合考虑到各方的意见。如果验收人员对物资的质量有怀疑，就应请有关人员帮助进行检验，以免发生差错。
（3）价格检验。要认真检查账单上的价格与订货单上的是否相符。有些供应商会在订购时答应了较低的价格，但在开发票时又在暗中进行提价。验收人员若不仔细检查，往往会被蒙骗，对这种情况，严守人员必须要加以小心，以防止酒店的利益受到损害。
（4）在发货单上签名或盖章，接受送达的物资
经过验收后，在无误的送货发票上盖上验收章，并填写上有关的项目。对无发票的物资，应填写无购货发票收货单。
（5）在屋子包装上注明物资信息
在包装上标明收货日期，有助于判断存货流转的方法是否有效；标明单价、重量等，在存货计价时就不必再查验收时的报表或发货票。
在验收时，验收人员还须对冷冻原料加系存货标签。使用存货标签有以下优点：
（1）要填写标签，验收人员就必须对物资的重量进行称量。
（2）发料时，可将标签上的数额直接填到领料单上，便于计算成本。
（3）对标签编号，有助于了解储存情况，防止偷盗。
（4）便于存货流通工作，简化存货控制程序。
（6）尽快将已到货入库存储
通常应该将鲜活物资让各厨房营业点直接领走，所以这类原料也被称为直拨原料，送到各类仓库的原料则称为入库原料。验收人员应在发货单上注明各种原料物资属于哪一类，以便填写验收日报表。
（7）填写相关报表
填好验收日报表，以作为进货的重要凭证。有的酒店还要求验收人员填写验收记录单、验收单、货方通知单、无购货发票收货单等。
（第三节）酒店采购中的物资存储与发放管理
一、酒店物资存储管理
1.物资存储管理应注意的细节
（1）安排储存场所时要遵循物资就近选择仓库的原则。酒店的物资种类多种多样，不同的仓库也有不同的储存要求。因此，在选择物资存放的仓库时，应当遵循物资就近选库的原则。此外，还要指根据物资的仓储特点来确定仓库。通常情况下，同类物资要进行集中存储。同时，要充分考虑相关使用部门在领取物资上的方便，也就是就近原则。
（2）入库存放要遵循经济、技术合理与方便盘点的原则。经济合理原则是要求物资入库存放时要注意节省储藏的成本；技术合理原则是要求存放物资时必须要根据物资的具体性质、形状、包装、轻重等因素进行堆放。方便盘点的原则是要求物资应该按类类进行存放，堆码要整齐。
（3）在物资保管过程中，既要保证存储物资的数量，又要保证质量。在储存过程中不仅要保证物资在数量上完整无缺、品种不出现混淆，而且要保证物资的质量。保证物资的质量要运用科学的物资储存方法，如可以对物资采取先进先出法、保持良好的储存环境、加强物资的养护管理并做好物资的检查等工作。
2.酒店物资存储中的财务管理
（1）储存中的账务管理
物资储存的账务管理工作主要是针对所有物资，相应的建立卡、账，设立账务系统，随时记录物资的出入库情况及在库情况。
（2）盘点库存
盘点是储存管理人员对库存的物资进行仔细的点数清查，将实际的库存数量与物资保管的账目进行核对，以保证库存物资不发生数量上的缺损。通过盘点，能及时发现库存物资数量上的溢余、短缺及规格互串等各种问题，以便及时采取相应的措施，尽量挽回或减少损失。盘点既包括数量盘点，也包括考察物资有无质量上的变化。具体的盘点方法有：
（1）日常性盘点
每日对当天有进出的货架层进行及时的盘点，将实际物资数量与账目结存数量进行对照。
（2）定期性盘点
定期性盘点又称实地盘点，一般每个月对物资的库存量进行一次盘点。
（3）临时性盘点
临时盘点是指在遇到特殊情况时所进行的临时、突击性盘点。比如在保管人员调动前进行工作交接时或管理人员对库存状况产生疑问时，都可能会进行临时盘点。
二、酒店采购后的物资发放管理
1.物资发放的要求
（1）正确
酒店物资管理人员在向各个部门发放物资时必须做到单货要一致，即发放凭证上应明确标明物资的名称、编号、规格、等级、数量等情况，并在交接物资时通过各种特定的程序保证所发物资的各个方面都与凭单上的内容相符合，单据和实物都不能出现差错。
（2）迅速
为了保证酒店各项经营活动的顺利进行，物资发放工作人员必须要提高效率，在接到领料单据以后，以最快的速度组织发货，保证各个部门的业务活动所需的物资全部及时到位。
（3）保证安全
物资发放人员在发放物资时不仅要认真核对物资的数量，还必须要严格检查物品的质量，以保证出库物资的质量完全符合使用的要求与标准，不过期，不失效，无残损，无变质现象，并注意物品清点过程中的安全操作，防止物品震坏、摔伤、破损，并在必要时改换物品包装以避免搬运过程中的损坏。
2.物资的发放流程
酒店在发放各种物资时，应遵循以下基本程序：
（1）交付物资
部门在领取物资时必须要详细填写请领单。酒店仓库在接到请领单后要认真检查单上所列的物品名称、规格、等级是否与库存物品相符合，并要注意查看凭证上的字迹是否清楚，有无涂改现象，印章是否齐全，领料日期是否准确，在审查无误后，才可将待发物资发放给请领部门，同时根据实际发出的物资类别、规格、数量等填制必要的物资发放单据。
（2）仓库清理
物资交付工作结束之后，仓储人员需对仓库进行内部清理。
（1）清理账单。即作相关的文字记录与数据统计，以便为永续性盘存提供相应的信息，同时有助于时刻掌握库存中的物资情况。
（2）地面清理。即进行清洁、整理工作，保证库内的环境卫生。
（3）物资管理。对于一些已经开箱或开包的物资，做好保洁、保质工作，谨防由此而引起物资的消。
（3）复查
为防止物资在发放过程中出现差错，仓库发货人员必须要对物资发放作业过程中的每一个环节进行仔细地复查，层层审核。在物品配齐准备发放时，按照复查的要求，一方面要复核发货单与实发物资是否相符，另一方面要以复核物资结存量来验证出库物资的种类、数量是否正确。发货人员自己检查后，还应该由专职或兼职的复核员在搬运的过程中再次进行复核。凡未经过复核、单货不符或手续不齐全的物资都不能允许出库，这也是物资发放管理的需要重要注意的内容，具有非常重要的意义。一般来说，物资复核的内容主要有：品种、规格、数量。
（4）物资计价
物资计价是酒店日常成本核算的重要环节。仓库在发放各种物资时，应在物资请领单上填写各类物资的购入单价，并汁算出所领物资的总价，以便成本核算。
3.物资发放的管理关键
（1）审批人员
审批人员是酒店物资发放的把关人。审批人员从根源上控制了物资发放的量。审批人员是从需求量的客观性出发进行物资审批工作的。酒店必须以制度的形式来确定物资分配的各级审批人员。审批人员平时应注意与酒店各个部门保持密切的联系，随时掌握物资使用情况的动态信息，以动态的眼光来把握好物资的分配。
（2）执行人员
物资发放过程中的执行人员包括仓储管理人员、核算人员和部门领料人员。发料人负责实物的分发工作，核算人员负责记账工作并据此对成本进行控制。在物资发放的过程中，核算人员要逐一核算已发物资的价值。特别要注意的是，实物发货人员与发货记账人应分岗设置。执行人员素质的高低直接关系到发放工作质量的好坏。因此，应加强对这些人员的日常管理。
（3）发货区域问题
仓库是酒店物资储存的场所，每一种物资对储存环境和条件都有明确而严格的要求，而大量人员频繁进出仓库会极大地影响仓库的储藏环境，同时也不利于仓储物资的数量安全。因此，有条件的酒店应在仓储空间之外到仓库大门之间设置专门的发货区域，发货人员将需要发放的物资搬运到发货区域，领货人在此区域点数交割，而不能直接进入仓库领料，这是防止物资发放出现差错的一种手段。
（4）发货时间
发货时间可根据物资的具体用途，采取定时和不定时相结合的办法。
（5）物资交接